L’ONG Helen Keller International (HKI) Mali recherche pour son bureau de Bamako un/e Charge(e) des Ressources Humaines
Le/La Charge (e) des Ressources Humaines basé (e) à Bamako travaillera sous la responsabilité du Directeur Pays du bureau HKI Mali. Il/elle s’assurera que les procédures des Ressources Humaines de l’organisation sont bien suivies et que celles-ci ne vont pas à l’encontre des procédures nationales.
Poste : Charge (e) des Ressources Humaines.
Lieu : Bamako.
Niveau de responsabilité : Directeur Pays avec un lien technique avec le Responsable Régional des Ressources Humaines
Étendue des fonctions
Description détaillée des objectifs du poste organisés par domaines de responsabilité :
Administration du Personnel :
- S’assurer que HKI Mali fonctionne conformément aux législations en vigueur dans le pays, aux règlements de HKI et des bailleurs ;
- Assister le Directeur Pays dans la préparation des réunions avec les partenaires, les réunions ou ateliers de son domaine de compétence ainsi que les réunions de coordination et en assurer le secrétariat. Diffuser le rapport de la réunion et rappeler le cas échéant les instances en cours aux intéressés ;
- Assurer l’organisation des évènements comme l’anniversaire de Helen Keller, des rencontres annuelles du personnel, etc ;
- Gérer le système de classement des dossiers du personnel de HKI et maintenir la base de données RH à jour ;
- Assurer la gestion des contrats de prestation simples ;
- Rédiger les contrats de travail, les amendements et les transmettre à la hiérarchie ;
- Préparer et/ou vérifier les contrats et les suivre pour faciliter les renouvellements et/ou départs ;
- Organiser l’orientation des nouveaux personnels et faciliter leur intégration ;
- Coordonner la planification des congés, en fournir la documentation, et s’assurer que les conges sont effectivement pris en alertant les superviseurs en temps voulu ;
- Assurer la collecte des Timesheets en temps voulu et appuyer le personnel à les remplir si besoin ;
- Assurer la gestion de la communication interne et externe (diffusion d’avis et de notes de service) ;
- Préparer les rapports RH trimestriels et soumettre au CD puis au bureau Régional dans les délais ;
- Se tenir informé(e) des évolutions dans les différents domaines des Ressources Humaines ;
- Appuyer le chargé de sécurité selon les besoins.
Gestion de la paie :
- Coordonner la gestion de la paie et s’assurer de sa fiabilité (établissement, traitement, suivi.) ;
- Préparer les déclarations annuelles et leurs paiements ;
- S’assurer de la cohérence des états de salaire avec les contrats ;
- S’assurer que les documents obligatoires tels que le registre employeur et le registre de paie sont à jours.
Recrutement :
- S’assurer de la qualité des processus de recrutement selon la politique HKI en place ;
- Assurer la diffusion des offres d’emploi et des avis d’appel d’offre dans les médias appropriés ;
- Assurer la liaison avec les départements des finances, programmes et logistique.
Gestion du personnel :
- Veiller à la mise en œuvre et à la réalisation des actions de formation ainsi que le suivi des formations sur la plateforme en ligne de HKI (Learning@HKI)) entant que personnel de référence pour HQ
- Assister les managers dans la gestion des carrières du personnel ;
- Assurer la gestion de la police médicale du staff ;
- Assurer la formation du personnel sur le code de bonne conduite et la politique de fraude de l’organisation ;
- Contribuer à la prévention, à la gestion et à la résolution des problèmes et des conflits interpersonnels ;
- S’assurer de l’implémentation et du respect des politique et procédures RH de HKI.
Relations sociales :
- Assurer l’accompagnement et les évaluations des personnes sous sa supervision directe ;
- Assurer la liaison avec les partenaires sociaux et l’administration (Inspection du Travail, INPS) ;
- Participer à l’amélioration du dialogue social ;
- Préparer/participer aux réunions avec les délégués du personnel ;
- Participer aux négociations menées dans le domaine social.
Exécuter toutes autres tâches demandées par la hiérarchie
Qualifications :
- Maîtrise en administration, gestion ou ressources humaines ;
- Au moins sept années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration, y compris la gestion des ressources humaines ;
- Au moins trois ans d’expérience dans les ONGs ;
- Très bonnes connaissances de la législation relative à l’emploi et aux impôts ;
- Maîtrise de Word et Excel ainsi que des tableurs ;
- Forte capacité de rédaction en français et un bon niveau en anglais.
Candidature :
Le dossier comportant une lettre de motivation et un curriculum vitae sera envoyé par email à mali.recruitment@hki.org.
Veuillez préciser « Chargé des ressources humaines » dans le sujet de l’email.
Les candidatures seront reçues jusqu’au 20 décembre 2018. Seules les personnes présélectionnées seront contactées. Les dossiers des candidats non retenus ne peuvent être rétrocédés.
HKI encourage les femmes comme les hommes qui réunissent les compétences requises à postuler.
HKI se réserve le droit de ne pas donner suite à cet avis.