L’Organisation Internationale pour les Migrations recrute un Assistant aux Opérations, Tambacounda, Sénégal

Lieu d’affectation: Tambacounda, Sénégal

Classification:General Service Staff, Grade G4**

Type d’affectation:Affectation spéciale de courte durée,6 mois (renouvelable)

Date de prise de fonction:1-oct.-18

Description

Créée en 1951, l’OIM est l’organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de to us. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

L’OIM s’engage en faveur d’un environnement de travail diversifié et inclusif. Les candidatures externes et internes sont acceptées pour ce poste. Dans le cadre de cet avis de vacance, les candidatures internes sont considérées comme prioritaires.

Contexte:

Depuis la création de l’OIM en 1951, les mouvements et les opérations ont été et continuent d’être un pilier fondamental des interventions de l’Institution. L’organisation des mouvements des personnes ayant besoin d’une assistance internationale en matière de migration est l’un des principaux mandats de l’Organisation et l’une des pierres angulaires de ses opérations. Ce mandat a permis d’organiser le mouvement international de plus de 15 millions de migrants et de réfugiés dans le monde entier. Les unités chargées des opérations et des mouvements de différentes missions de l’OIM, coordonnées par la Division de la réinstallation et de la gestion des mouvements (RMM) du Département des Opérations et des situations d’urgence (DOE) au siège de l’OIM à Genève, sont responsables de tous les aspects des voyages des migrants et des réfugiés dans le cadre des activités de l’OIM, conformément aux divers accords-cadres conclus avec les gouvernements des pays de réinstallation et d’accueil et les partenaires dans les programmes de l’Organisation.

Pour améliorer la protection, le retour volontaire et la réintégration des migrants le long de la route migratoire de la Méditerranée centrale en Afrique, l’Union européenne, par l’intermédiaire du Fonds fiduciaire d’urgence pour l’Afrique, et a lancé en 2016 avec l’organisme des Nations Unies chargé des migrations (OIM), l’Initiative conjointe pour la protection et la réintégration des migrants.

Cette initiative conjointe a été lancée pour renforcer la gestion des migrations et répondre à la nécessité urgente de protéger et de sauver la vie des migrants le long de la route migratoire de la Méditerranée centrale. Mise en œuvre dans 13 pays en Afrique de l’Ouest et du Centre (Burkina Faso, Cameroun, Tchad, Côte d’Ivoire, Ghana, Guinée, Guinée Bissau, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, Sénégal, Gambie), l’initiative conjointe vise à protéger la dignité et les droits des migrants le long des routes migratoires et à appuyer les processus de leurs réintégrations à travers une approche innovante.

Dans ce contexte, le Bureau de l’Organisation internationale pour les migrations (OIM) à Tambacounda, Sénégal cherche un/e Assistant/e aux Opérations.

Sous la direction générale du Coordonnateur de Terrain et la supervision directe de l’Assistant de Projet Senior, l’Assistant aux opérations (d’appui sur le terrain), sera chargé exécuter les tâches et responsabilités suivantes dans le cadre des mouvements et opérations sur le terrain.

Responsabilités:

1. Entreprendre des activités de soutien sur le terrain au niveau d’une ou de plusieurs zones désignées à savoir à l’aéroport, au centre de transit, dans un établissement de tiers, un campement ou un sous-bureau, ou des activités en relation avec le transport.
2. Exécuter des activités de transport aérien, telles que la gestion de documents de voyage ; vérifier les documents d’identité et la documentation, notamment les autorisations de sortie, les visas, les billets d’avion et autres documents de voyage ; apporter un appui aux formalités de voyage à l’aéroport, y compris l’arrivée des vols, l’assistance à l’extérieur de l’aéroport, l’enregistrement, les formalités de bagages, les procédures d’immigration, les systèmes de contrôle de sécurité et les procédures douanières ; escorter les personnes arrivées à l’aéroport jusqu’aux bus affrétés et accompagner les individus voyageant aux points d’enregistrement/embarquement ; confirmer visuellement que les vols sont partis ; s’assurer que les personnes ayant des besoins ou équipements spéciaux reçoivent une assistance appropriée ; et, au besoin, transmettre des avis au moyen des systèmes adaptés.
3. Fournir un soutien aux personnes dans les centres de transit ou les structures de tiers, y compris à leur l’arrivée pour l’enregistrement, la vérification des documents d’identité, l’orientation, la nourriture et les produits non alimentaires ainsi que l’attribution des chambres ; pendant leur séjour, leur apporter une assistance dans la fourniture de nourriture et de produits non alimentaires, les instructions, les séances d’information, les activités et la résolution des problèmes ; et au départ, leur fournir une assistance pour les rendez-vous médicaux, le voyage (retour ou vers une autre destination) avec des séances d’information, le soutien à la gestion des bagages et le transit. Saisir et mettre à jour les données pertinentes dans les systèmes appropriés et s’assurer que les personnes vulnérables sont assistées d’une manière à garantir leur sécurité et leur confort ; signaler immédiatement tous les problèmes au(x) superviseur(s) concerné(s).
4. Fournir de l’assistance au niveau des centres de transit et des structures de tiers pendant des périodes prolongées pouvant aller jusqu’à 12 heures et pendant la nuit, en veillant à ce que les besoins des personnes soient satisfaits tout au long de leur séjour. Contacter immédiatement les représentants de tierces parties et/ou les superviseurs de l’établissement en cas de problèmes.
5. Apporter un soutien à la coordination du transport à partir des points de regroupement, des centres de transit et des structures de tiers ; assurer la liaison avec les fournisseurs de services, la vérification des documents d’identité, la préparation et l’organisation des voyages ainsi que la tenue de séances d’information pertinentes. Aider à trier, étiqueter et gérer les bagages et escorter les personnes pendant le transport, au besoin. Veiller à ce que les personnes ayant des besoins spéciaux reçoivent des services appropriés et signaler immédiatement tout problème aux superviseurs.
6. Fournir un soutien aux missions de terrain, à l’obtention de permis de sortie et/ou des services d’interprétation pour les personnes se trouvant à l’aéroport, dans les centres de transit, les camps, les points de regroupement et les structures de tiers ou pendant le transport par voie aérienne, terrestre ou maritime.
7. Fournir un feedback régulier sur le travail accompli à l’Assistant aux opérations (Team Leader) et/ou aux superviseurs et aux membres de l’équipe et tenir les superviseurs immédiatement informés de tout problème nécessitant leur attention.
8. Assurer la liaison avec les ambassades/consulats concernés pour préparer les arrivées, obtenir les documents de voyage et les permis de survol et d’atterrissage.
9. Préparer les trousses d’arrivée/argent de poche.
10. Gérer les cas d’ARVR, y compris l’assistance à l’arrivée, le conseil et la coordination des activités de suivi, soit directement, soit par transmission aux unités concernées.
11. Effectuer des voyages de mission, au besoin, pour participer à des réunions ou à des séances de formation, ou pour escorter des personnes.
12. Maintenir et assurer la confidentialité et l’intégrité de tous les documents pertinents conformément aux normes de conduite et aux règles de protection des données. Alerter l’Assistant aux opérations (Team Leader) ou la direction de tout manquement aux SOP ou aux codes de conduite des membres du personnel ou des partenaires de l’OIM.
13. S’acquitter de toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.

Qualifications requises et Expérience

Education

• Être titulaire d’un diplôme d’école secondaire plus quatre ans d’expérience de travail dans le domaine ou d’un diplôme universitaire plus deux ans d’expérience de travail.

Expérience

• Bonne connaissance des applications Word, Excel et Internet.
• Capacité à établir et à maintenir de bonnes relations interpersonnelles et de communication efficace.

Connaissance approfondie de la plate-forme de réservation AMADEUS.

Langues

Une excellente maitrise du français est nécessaire, une bonne connaissance de l’anglais est un atout.

Compétences requises

• Responsabilité : capacité à prendre la responsabilité pour action et à répondre positivement à des critiques constructives ;
• Orientation client – travaille efficacement avec les clients et partenaires ;
• Apprentissage continu – favorise l’apprentissage continu pour soi-même et pour les autres ;
• Communication – écoute et communique clairement, en adaptant son message au public cible ;
• Créativité et initiative – recherche activement de nouvelles façons d’améliorer les programmes ou les services ;
• Leadership et Négociation – développe des partenariats efficaces avec les parties prenantes internes et externes;
• Gestion de la performance – identifie les moyens et mets en œuvre des actions pour améliorer la performance de soi et celle des autres ;
• Planification et organisation – planifie le travail, anticipe les risques et fixe des objectifs dans le cadre de ses responsabilités;
• Professionnalisme – affiche la maîtrise du sujet ;
• Travail d’équipe – contribue à un environnement d’équipe collégial; intègre les besoins, les perspectives et les préoccupations liés au genre et promeut la participation égale des femmes et des hommes ;
• Veille technologique – affiche une connaissance des solutions technologiques pertinentes;
• Mobilisation des ressources – travaille avec les parties prenantes internes et externes pour répondre aux besoins en ressources de l’OIM.

Autres

Toute offre en rapport à cet avis de vacance est sujette à la confirmation du financement.

L’embauche sera soumise à une certification que le candidat est apte pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.

Seuls les candidats résidant soit dans le pays du lieu d’affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d’affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d’affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.