Marie Stopes International recrute un chargé des achats – Bamako, Mali
Supérieur hiérarchique : Coordinateur logistique
Rapportant à ce poste : 2 Agents d’entretien
Lieu de Travail : Bamako
Nature du contrat : CDD, 1 an
Date de début souhaité : Février 2019
Marie Stopes International (MSI) est une entreprise sociale britannique à but non lucratif utilisant des techniques modernes d’affaires et de commercialisation pour développer des programmes durables de planification familiale qui ont comme objectif de promouvoir les droits humains, l’autonomisation de la femme et la santé de la femme et de l’enfant. MSI est engagé à maintenir le droit fondamental des couples et des individus de décider librement et sans coercition du nombre et de l’espacement de naissances, et d’avoir les informations et les moyens de faire cela.
Marie Stopes Mali a vu le jour en 2008, s’agissant du premier programme de MSI en Afrique de l’ouest francophone. En seulement sept ans, Marie Stopes Mali est rapidement devenu l’un des prestataires de services de santé sexuelle et reproductive (SSR) et de planification familiale les plus importants au Mali. L’organisation travaille actuellement dans 6 régions et 17 districts, y compris le district de Bamako. Aujourd’hui, nous comptons 3 cliniques médicales, 8 équipes mobiles, un réseau de 200 franchisés et 6 MS Ladies.
Chez Marie Stopes Mali, nous aspirons à un Mali ou chaque naissance est désirée, en s’assurant de l’accès pour tous à des services de planification familiale de haute qualité!
Nos valeurs :
Marie Stopes International repose sur un ensemble de valeurs fondamentales partagées par tous les membres de la communauté MSI et les programmes partenaires, qui sont :
- Motivés par une mission ;
- Centrés sur nos clients ;
- Courageux ;
- Responsables de nos actes.
Responsabilités globales du poste :
Sous la supervision directe du Coordinateur logistique, le Chargé des achats est responsable de tous les achats de MS Mali en conformité avec le manuel de procédures et de l’organisation des formations.
Responsabilités Directes Clés :
- Effectuer tous les achats locaux et internationaux ;
- S’assurer que les besoins d’achats pour l’ensemble de MS Mali sont traités conformément aux plans d’achats ou dans les délais requis par le demandeur le cas échéant ;
- Réaliser et mettre à jour mensuellement le catalogue d’achat « M4 App 8 » pour l’ensemble de MS Mali (données prix / fournisseurs) ;
- Réaliser et mettre à jour mensuellement la base de donnée fournisseurs « M4 App 7 » pour l’ensemble de MS Mali (contrat / fournisseurs) ;
- Pour chaque requête qui arrive au service logistique, identifier la procédure d’achat à suivre selon les règles de MS Mali en conformité avec la matrice d’autorité et de seuil ;
- Assurer la communication avec les demandeurs par rapport à la situation de leurs commandes ;
- Collaborer avec le service financier pour la transmission des factures et dossiers d’achat de façon hebdomadaire ainsi que le suivre les délais de règlement des fournisseurs ;
- Préparer le rapport mensuel sur les délais de traitement des achats et le taux d’achats retournés aux fournisseurs ; sur base de l’outil « Suivi des commandes » (M1 App 20) qui doit être transmis au Coordinateur logistique chaque vendredi ;
- Mener l’évaluation périodique des fournisseurs, et s’assurer de l’actualisation mensuelle de la liste des fournisseurs agréés par MS Mali, ainsi que de la liste de prix ;
- Appuyer le Coordinateur Logistique avec la sélection de fournisseurs préférentiels et l’établissement des contrats cadres ;
- Assurer que le logiciel Inflow est tenu à jour ;
- Assurer le fonctionnement courant du bureau et des cliniques :
- Suivre les entretiens et les réparations des bâtiments, des installations électriques, climatisation, plomberie, menuiserie, des centres et bureaux pour s’assurer qu’ils sont à l’optimum opération/service à tout moment ;
- Contrôler et mettre à jour la liste des équipements et proposer d’un plan de replacement des assets ;
- Coordonner les réformes (vente, donation et destruction) des équipements qui ne répondent plus aux normes d’utilisation de l’organisation ;
- Gérer les inventaires des matériels et équipements, codifier les assets, tenir un fichier valorisé et partager la situation avec les finances ;
- Veiller à l’organisation des formations ;
- En coordination avec les autres départements, veiller à l’organisation logistique des formations, atelier et réunion (achats de matériels, location de salle, organisation des déplacements du matériel, photocopies des documents de formation, restauration) ;
- Effectuer toute autres tâches en rapport avec sa fonction à la demande de son supérieur hiérarchique.
Ce descriptif des tâches est non exhaustif !
Profil et Expériences :
- Un diplôme universitaire BAC +2 en Supply ou Logistique ;
- Experience de 3 ans minimum dans le domaine des achats/ logistique ;
- Une excellente maîtrise des logiciels informatiques, particulièrement MS Excel ;
- Connaissance des procédures des bailleurs de fonds, USAID, DFID, ou autres ;
- Honnête, intègre, autonome, flexible, organisé, rigoureux et orienté détails ;
- Expérience en coaching et mentoring d’une équipe ;
- Avoir un permis de conduire et un bon niveau en anglais est souhaitable ;
- Un engagement fort à l’objectif et la vision de MSI.
Le dossier doit être composé :
- D’une lettre de motivation de maximum 2 pages expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste ;
- D’un CV détaillé.
Les dossiers de candidature doivent être reçus par email au plus tard le Vendredi 25 Janvier 2019 à l’adresse suivante : recrutement@msimali.org
L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle le (la) candidat (e) postule, soit « Candidature Poste Chargé des Achats »
N.B. Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s pour un test/entretien seront contactés.