Marie Stopes Mali recrute un(e) coordinateur (trice) logistique – Bamako

MARIE STOPES MALI recrute un(e) coordinateur (trice) logistique – Bamako

 

 

Supérieur hiérarchique : Directrice des Opérations.
Rapportant à ce poste : Chargé Achat, Chargé stock, Gestionnaire de la flotte et Informaticien.
Lieu de Travail : Le siège de Marie Stopes Mali à Bamako avec déplacements sur le terrain.

 

La principale responsabilité de ce poste c’est d’utiliser votre ….

• Initiative ;
• Conduite ;
• Persévérance ;
• Orientation des résultats ;
• Énergie ;
• Intégrité ;
• Enthousiasme

Et engagement au développent personnel …pour promouvoir l’objectif de Marie Stopes Mali (MS Mali), la prévention des naissances non désirées et sa mission d’assurer l’espacement des naissances pour le bonheur et la santé de la famille.

 

Marie Stopes Mali :

Marie Stopes Mali (MS Mali) est une entreprise sociale britannique à but non lucratif utilisant des techniques modernes d’affaires et de commercialisation pour développer des programmes durables de planification familiale qui ont comme objectif de promouvoir les droits humains, l’autonomisation de la femme, la santé de la femme et de l’enfant et le développement national. MSI est engagé à maintenir le droit fondamental des couples et des individus de décider librement et sans coercition du nombre et de l’espacement de naissances, et d’avoir les informations et les moyens de faire cela.
En 2014 Marie Stopes International fournira des services de santé de la reproduction (SR) et de planification familiale (PF) dans plus de 37 pays et à plus de 6 millions de clients. Tout en fournissant des informations et des services pour un éventail de méthodes de PF, MSI développe de plus en plus une expertise dans un plus grand nombre de domaines de programmation de la SR. Ces domaines comprennent le VIH et le SIDA et d’autres infections sexuellement transmissibles (ISTs), et la livraison de services étendus de maternité sans risque, y compris la présence d’unités obstétrique dans certains pays.
L’ONG MSI Mali a vu le jour en 2008, s’agissant du premier programme de MSI en Afrique de l’ouest francophone il fait face à plusieurs défis quant au marketing de ses services en particulier et à la planification familiale en générale. Au Mali le taux de prévalence contraceptive est très bas et stagnant tandis que le taux de fertilité demeure élevé. Par contre, il existe un taux élevé de besoins non-satisfaits en matière de la PF (31% au Mali). Au jour d’aujourd’hui, MS Mali a 3 centres, 8 équipes mobiles, 20 MS Ladies et, un réseau de plus de 230 Franchisés qui fournissent des services de la santé de la reproduction. En 2013, MS Mali a eu sa meilleure année, avec plus de 100,000 clients et 340,000 Couple Année Protection.1
1 One couple year of protection (CYP) is the equivalent of one year of contraceptive protection for one couple. For example, one IUD is equivalent to nearly 5 CYPs because it affords that couple contraceptive protection for about 5 years.

Responsabilités globales du poste :

Sous la supervision directe de la Directrice des Opérations, le/la Coordinateur(trice) Logistique a pour objectif d’assurer la mobilisation optimale des ressources matérielles et logistiques pour soutenir le bon fonctionnement du programme.

Responsabilités Directes Clés :

Le/La coordinateur(trice) logistique est une personne clé dans le dispositif fonctionnel de MS Mali. Il/Elle est chargé de la supervision des achats, de la négociation des contrats, des appels d’offres, la gestion du stock, la gestion de la flotte et du parc informatique ; en accord avec les impératifs de délai, coût, et qualité ainsi que la réglementation liée aux normes et procédures de MSM.

A. Coordination

Définir et structurer les méthodes de travail du service à travers la mise à jour du manuel des opérations et veiller à son application :

• Offrir un support technique aux différents départements ;
• Former et renforcer les agents appropriés sur les procédures logistiques, contrôle des actifs, inventaire, contrôle de magasins et gestion en phase avec les politiques et procédures ;
• Intégrer l’approvisionnement et la logistique à la planification opérationnelle, fournissant l’expertise et communiquant les délais ou les risques potentiels sur les achats spécifiques lors de la réunion mensuelle et trimestrielle de planification ,
• Participer à l’élaboration de nouveaux projets ;
• Organiser des sessions de formation et/ou recyclage sur le manuel des opérations ;
• Superviser la performance des fournisseurs ;
• Veiller au respect de la procédure de communication tel que décrite dans le manuel de sécurité.

B. Assurer l’approvisionnement adéquat et efficient selon les procédures MSI :

• Assurer que toutes les procédures d’approvisionnement et logistiques utilisées par le programme sont conformes aux politiques de MSI et aux exigences des bailleurs ;
• Assurer que le « Plan d’approvisionnement des projets et chronogramme d’achat global » (M7 App1) est en place pour chaque début d’année, ce en collaboration avec la direction pays et les responsables de programmes, ainsi que le département financier. Et s’assurer que cet outil est actualisé de façon trimestrielle ;
• Assurer l’approvisionnement du programme en médicaments, consommables et équipements ;
• Assurer que le chargé des achats actualise de façon hebdomadaire le « Suivi des commandes » (M1 App 20) et vous le transmet actualisé chaque vendredi ;
• Assurer que le chargé des achats actualise mensuellement le catalogue d’achat « M4 App 8 » pour l’ensemble de MSI (données prix / fournisseurs) et vous le transmet actualisé chaque fin de mois J+5 ;
• Assurer que le chargé des achats actualise mensuellement la base de données fournisseurs « M4 App 7 » pour l’ensemble de MSI (contrat / fournisseurs) et vous le transmet actualisé chaque fin de mois J+5 ;
• Planifier, coordonner et suivre les achats sur base de l’outil « Suivi des commandes » (M1 App20) ;
• Tenir des réunions avec les fournisseurs ;
• Qualifier et évaluer les fournisseurs en respect des normes MSI du Module 4.

C. Gérer et entretenir les locaux et équipements :

• Assurer que les procédures de sécurité appropriées sont en place dans les locaux ;
• Superviser le respect des contrats d’entretien et la planification efficace des travaux ;
• Superviser la gestion des immobilisations ;
• Superviser les travaux de constructions et aménagements.

D. Gérer le Stock :

• Assurer que l’entreposage est adéquat et la distribution efficiente en collaboration avec le chargé de stock ;
• Assurer que le responsable de stock, en collaboration avec le magasinier, actualise mensuellement le « Suivi de stock » « M3 App 9 » et vous le transmet actualisé chaque fin de mois J+5 ;
• Assurer que les CMM et les niveaux de stock tampon sont trimestriellement analysés et actualisés, sur base « Suivi de stock » « M3 App 9 », en collaboration avec le département programme et finance lors de la réunion mensuelle et trimestrielle de planification ;
• Assurer que le forcast pharmacie est mensuellement actualisé ;
• Collaborer avec le département de finances pour garantir que toutes les procédures comptables (valorisation de l’inventaire, dépréciation d’actifs, etc.) sont respectées ;
• Collaborer avec le département médical pour garantir que les produits mise à la disposition des canaux répondent aux normes MSI ;
• Assurer une gestion saine et transparente des produits et matériels mis à votre disposition.

E. Gérer le parc automobile :

• Avec le gestionnaire du parc, il ou elle doit veiller à une gestion efficiente du parc automobile et motos et générateurs ;
• S’assurer que la gestion du parc automobile est en conformité avec les normes de MSI, de par une attribution appropriée des véhicules, d’une utilisation sûre et rationnelle, ainsi que du respect effectif de plannings d’entretiens et de maintenance en collaboration avec le gestionnaire du parc automobile ;
• Suivre les dossiers de sinistres ;
• Faire l’état mensuel de consommation de carburant et de kilométrage et soumettre son rapport au superviseur hiérarchique avant le 5 du mois suivant ;
• Définir les besoins en renouvellement, évolution ou acquisition de parc de véhicules et moto ;
• Repère les besoins en approvisionnement, ravitaillement, équipement, et prépare les demandes d’achat (outillages, rechanges, pneumatiques, carburants, …) ;
• Faire une gestion dynamique et stratégique du parc : mise à jour de la base de données du parc ;
• Superviser la planification mensuelle des déplacements du personnel du bureau ou des visiteurs à Bamako et dans les régions ;
• Gérer en collaboration avec le chargé logistique les livraisons dans les régions ;
• Eveiller à la mise à jour du logiciel Tracpoint ;
• Eveiller à la mise à jour des données du pays sur la plateforme « Global Fleet Community ».

F. Assurer le bon fonctionnement du système informatique :

• Assurer un matériel informatique, des logiciels adéquats pour tout MS MALI ;
• Assurer la protection et la sauvegarde des données ;
• Superviser un soutien informatique adéquat pour l’ensemble du personnel ;
• Assurer un soutien pour les innovations telles que les rapports par SMS ou tablette, CLIC, SharePoint ;
• Participer à l’élaboration du manuel informatique, sa mise à jour et veiller à son application.

G. Pack Reporting Logistique :

• S’assurer que le « Pack Reporting logistique mensuel » soit transmis chaque mois J+10 ;
• L’évaluation de la qualité de votre flotte ;
• Tableaux de bord des performances et graphique des tendances ;
• Analyse des différents rapports et mesures correctrices.

H. Gestion de l’équipe :

• Gérer la performance du chargé achat, du gestionnaire de parc, du responsable de stock et de l’informaticien : mise-en-place des indicateurs clés de performance, supervision/coaching, formation ;
• Responsable de la tenue de la réunion hebdomadaire du lundi avec l’ensemble de l’équipe logistique pour coordonner les activités du département.
  Participer à l’élaboration des manuels des opérations ;
• Appui – conseil par rapport aux procédures en vigueur ;
• Faire les évaluations et mettre en place les ICP des membres de l’équipe ;
• Créer un cadre de concertation et un climat favorable entre les membres de l’équipe ;
• Participer au recrutement et induction des nouveaux membres d’équipe.

Exécuter d’autres activités relatives à la demande de son superviseur hiérarchique en rapport avec sa fonction. Cette liste n’est pas exhaustive.

 

Indicateurs Clés de Performance :

1. Mise en place et dissimilation du manuel opération ;
2. Zéro rupture au niveau central et dans les canaux ;
3. Opérationnalités des véhicules pour les missions ;
4. Délai de réactivité en cas de problèmes au niveau des équipements ou locaux ;
5. Support informatique fourni à temps et correctement, sans causer de perturbation majeure ;
6. Promptitude et respect des délai d’envoi des rapports ;
7. Evaluation des membres de l’équipe ;
8. Saisie, vérification et validation des TimeSheet de l’équipe.

 

Profil :

Qualifications :

Diplôme universitaire : Bac+ 4 en logistique, affaires ou autre pertinent

Compétences, capacités et qualités :

• Une compréhension et un engagement à la mission et la valeur de MSI ;
• Etre engagé en faveur des droits sexuels et de la reproduction ;
  Honnêteté, intégrité, motivation, fort esprit d’initiative ;
• Une excellente maîtrise des logiciels informatiques, particulièrement MS Excel ;
• Compétences techniques dans la gestion de la chaîne logistique : approvisionnement, informatique, gestion de flotte et gestion du stock.
  Connaissance des procédures des bailleurs de fonds, USAID, DFID, ou autres ;
• Etre rigoureux avec une attention permanente aux détails et un respect des procédures ;
• Etre capable de superviser le travail de son équipe et être dans une logique permanente de renforcement de capacités, transferts de compétences ;
• Etre capable de s’organiser, prioriser des tâches selon les besoins actuels de l’organisation et de travailler d’une manière autonome ;
• Etre capable de travailler sous pression et à même de gérer les urgences ;
• Etre capable de faire de proposition pour améliorer les procédures ;
• Etre flexible quant aux horaires de travail.

Expérience :

• Expérience de la logistique (dans le domaine de la santé serait un plus) ;
• Expérience de planification et de gestion de budgets ;
• Expérience dans le domaine des ONG.

J. Procédures de dépôt de candidature :

 

Le dossier doit être composé :

1. D’une lettre de motivation de maximum 2 pages expliquant comment les compétences et les expériences du candidat(e) répondent aux exigences du poste ;
2. D’un CV détaillé avec trois personnes de références.

Les candidat(e)s présélectionné(e) pour un test seront demandé(e)s d’amener au rendez-vous leur dernier diplôme (document original) et les autres attestations qui font parties de leur dossier. • Les dossiers de candidature doivent être reçus par email au plus tard le 18 Février 2019 à l’adresse suivante recrutement@msimali.org
L’objet du message d’envoi du dossier de candidature doit indiquer la position pour laquelle le candidat postule, soit « Candidature Poste Coordinateur Logistique »

N.B. Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s pour un test seront contactés. Les dossiers des candidat(e)s non-retenu(e)s ne seront pas retournés.