Médecins du Monde Belgique au Mali recrute un-e (01) pharmacien-ne national-e – Bamako
Nature du contrat : CDD 6 mois renouvelables
Entrée en fonction : Immédiatement.
Contexte du poste :
Médecins du Monde Belgique (MdM BE) intervient au Mali depuis plus de 10 ans en soutien au système de santé malien. Depuis 2012, dans le cadre de la crise humanitaire qui sévit au Nord du Mali, MdM BE a développé des projets d’urgence pour répondre aux problèmes sanitaires et nutritionnels sur les régions de Kidal, Gao et Mopti grâce à une assise historique dans ces zones.
Aujourd’hui, Médecins du Monde Belgique soutient plus d’une vingtaine de centres de santécommunautaire et de référence ainsi dans le nord du pays ainsi que l’Hôpital de Gao.
Nous garantissons un accès aux soins de santé sur base de la gratuité, un dépistage et une prise en charge des cas de malnutrition sévère, et nous maintenons une capacité de riposte aux épidémies.
Responsabilités et tâches :
Réception des commandes :
- Est responsable de la réception des commandes reçues à la pharmacie centrale MdM-B à Bamako ;
- Assure la vérification qualitative et quantitative de la réception ;
- Etablit l’entrée en stock des produits sur les fiches de stock ainsi que sur le fichier informatique ;
- Est responsable du stockage des produits dans le respect des bonnes conditions de stockage ;
- Etablit le certifcat de reception et le transmet à la coordination médicale.
Au préalable, il :
- Met en place l’espace de stockage, à Bamako, destiné aux intrants médicaux internationaux, nationaux, ainsi que les donations, selon les normes en vigueur ;
- Met en place le matériel nécessaire à l’organisation du dépôt de Bamako ;
- S’assure de la bonne gestion des intrants médicaux, sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement, au moyen des outils prédéfinis : Fiches de stock, Bon de Commande/Réception, Fiche d’inventaire, Fiche de suivi des stupéfiants, Fiche de périmés, Maintien de la chaine du froid, Suivis de températures, Procédures de gestion, Système de gestion informatique,… De nouveaux outils seront créés si nécessaire.
Préparation des commandes :
- Effectue la préparation de l’approvisionnement des différentes bases ( Gao et Ménaka ) selon les commandes reçues ;
- Est responsable de la vérification de la rationalité des commandes provenant des différentes bases ;
- Effectue la mise à jour du stock sur les fiches de stock ainsi que sur le fichier de stock informatique de façon instantanée et rigoureuse ;
- Participe à la double vérification de la commande une fois celle-ci préparée ;
- Etablit le bon de livraison pour la commande préparée ;
- Connaître le niveau de stock avant toute opération d’achat.
Distribution des commandes :
- Travaille en lien étroit avec la coordination logistique pour planifier la distribution des commandes sur les différentes bases ;
- Prépare et transmet à la logistique les listes de colisage correspondant aux différentes commandes préparées ;
- S’assure de la bonne réception des commandes sur les différentes bases ;
- Faire le suivi des livraisons du matériel sur terrain.
Suivi et gestion du stock :
- Est responsable du rangement des produits et de l’optimisation de leur stockage dans le respect des conditions de stockage ;
- Est responsable de la vérification hebdomadaire des fiches de stocks ainsi que la vérification des sorties sur le fichier informatique ;
- Effectue un inventaire physique mensuel ainsi que les vérifications nécessaires en cas de non concordance des données (stock théorique/stock physique) ;
- Responsable de la gestion quotidienne et la réconciliation du stock (entrées /sorties).
Qualité :
- Effectue le suivi des dates de péremption des produits et est responsable de la gestion des produits arrivant à péremption en collaboration avec le coordinateur médical ;
- Participe au suivi de la chaîne du froid ;
- Participe à la gestion des produits périmés et dangereux selon les protocoles nationaux ou internationaux ;
- S’assure qu’aucun achat de produits n’est fait en dehors des fournisseurs autorisés dans le cadre de l’assurance qualité de MdM BE.
Analyse du stock :
- Vérifie hebdomadairement la concordance de la balance des stocks informatique avec celle des fiches de stock ;
- Reporte toute anomalie ou rupture de stock le plus tôt possible au coordinateur médical ;
- Est responsable du suivi du stock d’alerte de chaque produit ;
- Transmet la balance des stocks consolidée (document reprenant les stocks de l’ensemble des bases) chaque fin de mois au coordinateur médical ;
- Calcule chaque fin de mois les consommations moyennes mensuelles (CMM) pour l’ensemble des bases et les analyse ;
- Effectue un comparatif des consommations moyennes mensuelles par rapport au mois précédent et transmet l’analyse à la coordination médicale ;
- Etablit mensuellement le nombre de mois de stock présent pour chaque produit et propose une commande internationale et/ou locale en fonction des besoins ;
- Est en charge d’effectuer les achats locaux en collaboration avec l’équipe logistique dans le respect de la politique d’assurance qualité de MdM-B ainsi que des procédures d’achats ;
- Est en charge d’effectuer le calcul des indicateurs en lien avec la pharmacie retenus pour monitorer le programme.
Formation/supervision :
- Participe à la formation et à la supervision formative régulière des gestionnaires pharmacie des différentes bases (Gao et Menaka ).
Position de la fonction :
Le Pharmacien National travaille sous la responsabilité hiérarchique du coordinateur logistique et sous la supervision technique du coordinateur médical, ces deux étant basés à Bamako.
Il sera basé à Bamako, et sera amené à effectuer des missions de supervision dans le nord du Mali environ 70% de son temps.Le Pharmacien Nationala sous sa responsabilité technique les gestionnaires des stocks deGao et de Menaka.
Pré-requis :
Diplôme et expérience professionnelle :
- Avoir un diplôme de pharmacien reconnu au Mali ;
- Avoir au minimum 2 ans d’expérience en gestion de stock de médicaments.
Compétences et qualités requises :
- Etre rigoureux et de bonne moralité ;
- Aptitude à planifier, prioriser, et organiser son propre travail ainsi que le travail des autres ;
- Etre autonome ;
- Très ordonné pour le classement des documents ;
- Maîtriser l’outil informatique et notamment les logiciels Word et Excel ;
- Maitriser un logiciel de gestion de stock (Isystock etc.) ;
- Être capable de rédiger un rapport sur ses activités et sur celles des services supervisés ;
- Etre ponctuel, disponible et polyvalent ;
- Flexibilité ;
- Supporter plusieurs sollicitations /demandes et la pression au travail ;
- Apte à la priorisation des tâches et à l’apprentissage rapide ;
- Français indispensable ;
- Toute autre langue locale est un plus.
Autres conditions à remplir :
- Respecter le règlement intérieur MdM BE et la charte des valeurs humanitaires de MdM ;
- Ne divulguer aucune information à quiconque, sur les activités de MdM BE, sans y avoir été invité ou autorisé par le Coordinateur Médical expatrié ;
- Prévenir le Coordinateur Médical de tous problèmes rencontrés dans ses activités ;
- Respecter scrupuleusement les règles de sécurité mises en place par MdM BE ;
- Accepter d’effectuer d’autres tâches que celles citées ci-dessous correspondant à ses attributions et à sa qualification en fonction des besoins.
Compétences et qualités requises :
- Respecter les consignes et les règles de sécurité ;
- Etre autonome et avoir une bonne capacité d’organisation ;
- Avoir le sens de responsabilité et de l’engagement ;
- Connaissance du milieu associatif et de son fonctionnement, ainsi que du réseau MdMBE en général et de MdM BE Mali en particulier, est un plus ;
- Partager les valeurs de MdM BE.
Savoirs :
- Avoir une bonne connaissance de la zone d’intervention ;
- Assurer et assumer des déplacements fréquents sur les sites d’intervention ;
- Maîtriser l’outil informatique (Word et Excel).
Savoirs être :
- Ponctualité ;
- Ecoute ;
- Etre rigoureux (se) et de bonne moralité ;
- Etre disponible, réactif, polyvalent et flexible ;
- Esprit d’équipe ;
- Dynamique.
Contacts :
Si vous êtes intéressé, veuillez nous adresser :
- Votre CV ;
- Votre lettre de motivation ;
- Une copie du ou de vos diplômes (les originaux vous seront demandé si vous êtes retenus au test) ;
- Vos attestations de service et lettres de recommandation éventuelles des employeurs précédents (les originaux vous seront demandés si vous êtes retenus au test) par mail à l’adresse : recrutement.mali@medecinsdumonde.be
Date limite : Dimanche 06 Janvier 2019 à 12h.
Seuls les candidats présélectionnés sur base du dossier seront convoqués pour un test et un entretien.
NB : aucun dossier incomplet ne sera accepté.
Bamako, le 27/12/2018
SAYOUD Dounia
Coordinatrice Finances/RH Adjointe