Médecins du Monde recrute un Coordinateur Financier et RH (h/f/x), NIGER

Détails

Description

Contexte

Médecins du Monde (MdM) est une association médicale de solidarité internationale active dans plus de 70 pays. A l’international, les équipes de Médecins du Monde soignent les populations les plus vulnérables, les victimes de conflits armés ou de catastrophes naturelles.

Le Niger est le carrefour de nombreuses voies de migration venant d’Afrique de l’ouest et d’Afrique centrale. Agadez est la dernière ville du nord du pays à être reliée au réseau routier. Elle fait donc office de point de préparation pour les migrants qui veulent tenter la traversée du désert du Sahara.

Médecins du Monde est installée dans la région d’Agadez pour améliorer l’accès aux soins sur la route de la transhumance qui relie les populations du Niger et du Mali. Nos équipes mobiles polyvalentes peuvent en effet se déplacer dans les zones éloignées des centres de santé, rejoindre les populations nomades où elles se trouvent et leur apporter les soins dont elles ont besoin (consultations généralistes, soins prénataux, vaccinations, etc.).

Objectifs de la fonction

Sous la supervision hiérarchique du Coordinateur Général et sous la responsabilité fonctionnelle du siège, vous êtes responsable de la gestion Financière et des Ressources Humaines de la mission MdM au Niger.

Vous gérez l’ensemble des aspects financiers et RH de la mission

Afin de

Garantir la mise en œuvre des projets via une utilisation efficiente des ressources. Vous donnez également un appui à la Coordination Générale au niveau de la Communication Interne.

Tâches principales

En tant que Technicien et manager :

Coordonner l’ensemble des activités des services Financiers & RH

Afin de Garantir le respect des procédures internes MdM, des procédures bailleurs et du cadre légal du pays.

Exemples de tâches :

Gestion des ressources humaines:

• Gérer les dossiers des membres du personnel de la mission (formalités administratives, processus de recrutement, contrats, constitution des dossiers individuels, briefing des nouveaux employés, confidentialité des informations RH …)
• Développer et harmoniser les politiques et outils RH (timesheet, processus d’évaluation, modèles de contrats de travail, profils de poste, la gestion de base de données RH, les congés, etc.) et superviser leur mise en œuvre par toutes les équipes de terrain
• En collaboration avec le Siège, mettre à jour les documents de référence RH (conditions d’engagement, règlement intérieur, politique de prise en charge médicale du personnel national, politique de break, manuel admin …)
• Etablir les contrats de travail du personnel, les renouvellements de contrats et/ou d’avenants contractuels
• Mener les procédures disciplinaires, enquêtes
• Superviser les procédures administratives et de paie conformément à la législation du pays
• Définir et suivre le plan de formation du personnel national, en collaboration avec le siège celui du personnel international
• Produire les organigrammes en s’assurant de leur cohérence avec les besoins opérationnels
• Veiller à ce que les systèmes de rémunération soient équitables et cohérents avec le coût de la vie pour le personnel national, effectuer des benchmarks réguliers
• Organiser et superviser les procédures de recrutement du personnel, d’entrées et de sortie du personnel
• Communiquer au Siège les données administratives pour la gestion de prestations pour le personnel International

Gestion Administrative et juridique:

• Assurer une veille fiscale, légale, droits et devoirs de la mission vis-à-vis des institutions du pays
• Prendre les mesures nécessaires afin d’assurer le respect des législations en vigueur dans toutes les actions du programme
• Collaborer activement aux procédures d’enregistrement de la mission auprès des autorités concernées et des différents services de l’Etat

Communication Interne:

• Appuyer le Coordinateur Général dans la mise en œuvre d’une politique de communication interne sur la mission (par ex: affichage des notes internes, documents de références, communication des règles de vie…)

Assurances:

• Veiller à une couverture assurantielle optimale en lien avec les personnes (par ex : responsabilité civile, accident du travail…)

Relations Sociales: (si d’application):

• Assurer la gestion courante des relations sociales au sein de l’organisation directs avec les partenaires sociaux (par ex : contacts direct avec les partenaires sociaux, délégation du personnel… )

Gestion budgétaire:

• Assurer l’encadrement, le contrôle et la consolidation comptable de la mission (contrôle des imputations comptables et analytiques, vérification des pièces comptables, contrôle des inventaires de caisse et rapprochements bancaires).
• Elaborer les budgets et assurer le suivi budgétaire interne de la mission : produire & communiquer aux différents responsables les suivis budgétaires mensuels avec les dépenses réalisées, mettre à jour les dépenses prévisionnelles avec l’équipe de coordination et les responsables de projet (y compris les couvertures financières)
• Elaborer les propositions de budgets, rapports financiers des bailleurs (rapports intermédiaires et finaux)
• Assurer la bonne préparation des audits internes et externes en lien avec le siège

Gestion Comptable :

• Superviser l’envoi des clôtures comptables mensuelles au Siège y compris les pièces justificatives
• Contrôler les imputations analytiques
• Veiller au suivi et à la régularisation des comptes d’avances

Gestion de la trésorerie :

• Assurer une trésorerie suffisante pour la mission ; élaborer les demandes de trésorerie mensuelles (DA) pour envoi au siège
• Organiser les mouvements des fonds entre le siège-mission et entre la coordination-terrain conformément aux procédures internes (manuel de sécurité des fonds). Tenir à jour la check-list de sécurité des fonds

En tant que Responsable d’équipe ;

Coordonner le travail et les tâches des différents membres des équipes Finance & RH

Afin de Garantir un cadre de travail optimal en fonction des moyens et priorités de la mission

Exemples de tâches :

• Identifier les besoins en ressources humaines, superviser le recrutement, créer / réviser les descriptions de tâches et faciliter l’introduction de nouveaux membres de l’équipe
• Encadrer les membres de son équipe; élaborer les plans d’action annuels, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les backp-up en cas de congé, absence, prendre les mesures disciplinaires.
• S’assurer que le plan de sécurité est compris par l’équipe dont il est responsable et que les règles de sécurité sont respectées
• Identifier les besoins de formation (coaching, formation continue, conférences… ) des membres de l’équipe
• Former les membres du personnel concernés aux outils et procédures Fin & RH en place
• Développer et animer des formations en Finance et/ou GRH et/ou sur des sujets spécifiques afin d’augmenter les capacités et les connaissances des membres de l’équipe MdM
• Garantir le classement, l’archivage de la documentation, et la sécurité des données produites par vos services
• Organiser et superviser les réunions des services

En tant que Membre de l’équipe de Coordination ;

Représenter l’organisation auprès des organismes externes ; analyser, communiquer et apporter les améliorations nécessaires

Afin de Permettre le déroulement optimal des processus RH sur la mission

Exemples de tâches :

• Agir en tant que point de contact avec le(s) référent(s) technique(s) du siège
• Contribuer à l’organisation des back-up (absences, congés)
• Participer avec l’équipe de coordination pays à la réflexion sur l’évolution de la mission, et la programmation de nouveaux projets et/ou réorientation (cycle de projet, Plans d’Actions Annuels, Stratégie d’Intervention Pays)
• Rédiger les rapports réguliers sur ses activités
• Participer à la rédaction des parties techniques par métier des demandes de financement et des rapports bailleurs
• Effectuer des contrôles internes ad-hoc lors des déplacements sur les projets
• Participer aux réunions inter-admin avec les autres ONG
• Effectuer les briefings et débriefings par “métier” pour tout nouveau membre du personnel et visiteur

Ces responsabilités seront mises en œuvre de façon spécifique et transversale sur base du plan d’action individuel annuel, établi en collaboration entre le responsable et le titulaire du poste en question.

Les activités peuvent être amenées à évoluer en fonction du contexte.

• Un contrat à durée déterminée (CDD – 1 an) renouvelable.
• Un cadre de travail dynamique et international avec un soutien rapproché depuis le siège de MdM-BE à Bruxelles.
• Une mission de terrain au cœur des activités de Médecins du Monde.
• Une rémunération en lien avec votre profil et votre expérience, assortie d’avantages.

Profil recherché