Médecins Sans Frontières (MSF) recherche un Assistant Chef de Projet Déménagement (H/F)
Date limite de dépôt de candidatures : 21 mars 2018
Descriptif de l’offre :
Médecins Sans Frontières (MSF), association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations aux prises avec des crises menaçant leur survie, principalement en cas de conflits armés, mais aussi d’épidémies, de catastrophes naturelles ou encore d’exclusion des soins. La section française de MSF est présente dans une trentaine de pays.
Dans le cadre d’une ouverture de poste, nous recherchons un(e) :
ASSISTANT CHEF DE PROJET DEMENAGEMENT (JAURES) (H/F)
Contexte
Le projet Jaurès a pour objectif de regrouper l’entièreté des équipes parisiennes sur un seul et même site, nouveau siège de l’association MSF et de ses satellites. Il revête plusieurs facettes : outre le suivi de réhabilitation immobilière lourde sur 16 mois, il a pour objectif de préparer en parallèle les moyens à l’installation des équipes dans ce nouveau bâtiment et à leur transfert. L’assistant de projet Jaurès a pour mission de garantir la réalisation des activités administratives, et apporte un support dans la gestion du projet Jaurès. Il assiste le responsable du projet pour optimiser la gestion de son activité du point de vue organisationnel et administratif.
Mission :
Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du responsable du projet déménagement, vous participez :
Au suivi comptable et au suivi budgétaire du projet :
- Elaborer les bons de commandes selon la procédure achat déterminée ;
- Suivre les commandes avec les prestataires externes et la facturation avec les services internes en lien avec la comptabilité ;
- Suivre et mettre à jour les engagements à travers le tableau de bord comptable ;
- Assister le chef de projet et l’équipe dans l’élaboration, l’analyse et le suivi budgétaire ;
Au suivi administratif du projet :
- Planifier les réunions, réserver les salles, distribuer les agendas des réunions, relancer les participants ;
- Assister aux réunions, en rédiger et diffuser des comptes-rendus avec relevés de décisions, en suivre les actions avec l’équipe projet ;
- Assurer la gestion des archives des documents essentiels (archives papiers et en ligne sur My Msf) ;
A la gestion du projet :
- Suivre le projet dans le logiciel de gestion de projet « Virage » y compris sa mise à jour ;
- Développer les présentations et tous supports de communication ou actions de communication /évènements au nom du manager et de l’équipe projet ;
- Animer le réseau des « ambassadeurs » du projet en interne ;
- Alimenter les différents outils de communication avec les documents adhoc mis à jour du projet.
Qualités requises :
Vous disposez d’excellentes capacités de communication et de travail en équipes transverses.
Vous faites preuve de rigueur, d’organisation et d’autonomie. Vous avez une excellente capacité à prioriser, de bonnes qualités d’analyse, de compréhension, de synthèse, de réactivité face aux problèmes et de bonnes capacités de prise de note et d’écriture.
Spécificités du poste :
Statut :
Contrat à Durée Déterminée de 10 mois à plein temps.
Le poste est basé sur Paris, mobilité à prévoir sur les différents sites parisiens.
Poste à pourvoir : 16 avril 2018.
Compétences professionnelles :
Expériences :
- Vous avez occupé une position similaire ou un poste impliquant une grande variété de parties prenantes.
- Vous disposez de 2 années minimum d’expérience dans l’administration de projet au sein d’une ONG internationale.
- Vous avez une expérience dans l’animation de « réseau » interne autour d’un projet.
- Une expérience MSF est un atout pour ce poste.
- Vous avez un intérêt certain pour les projets immobiliers.
Compétences :
- Vous maîtrisez la gestion administrative et financière, ainsi que les méthodes et outils de conduite de projet.
- Vous maîtrisez le Pack office.
Type de contrat :
CDD
Durée du contrat :
10 mois
Salaire (€) :
35,3 K€ bruts annuels sur 13 mois.
Avantages :
- Mutuelle 100%
- Tickets Restaurant valeur faciale 9 € pris en charge à 60% par MSF
- Frais de transport à 50%
- 22 jours de RTT par an