MENTOR Initiative recrute un coordonnateur des finances et de l’administration, Goré, Tchad
Le Coordonnateur des Finances et de l’Administration aidera la mission du Tchad de MENTOR Initiative à atteindre les objectifs du programme de manière opportune et soutiendra la Directeur Pays (DP) dans l’élaboration stratégique de réponses aux besoins identifiés en pays et aux possibilités de financement des bailleurs de fonds. Le consultant établira, mettra à jour et maintiendra les systèmes et processus standardisés de l’organisation en matière de finance, d’administration et de ressources humaines au Tchad, et veillera à leur mise en œuvre à tous les niveaux des programmes de pays de l’organisation. Dans ce contexte, le Coordonnateur des Finances et de l’Administration fait partie de l’équipe de gestion du pays.
Les responsabilités principales pour ce poste incluent :
Coordination Financière
- Veiller à ce que des systèmes financiers et administratifs de bonne qualité, conformément aux directives standard de The MENTOR Initiative, fonctionnent et sont maintenus dans le programme.
- Veiller à une gestion correcte des comptes pour toutes les subventions conformément aux accords de subvention
- Superviser et fournir une formation sur les procédures financières et administratives aux membres du personnel concernés dans le cadre de The MENTOR Initiative
- Superviser l’utilisation et la compréhension du logiciel de comptabilité de MENTOR par le personnel concerné (local et international) dans chaque base de terrain.
- Assurer que tous les membres de l’équipe de MENTOR sont formés et respectent les procédures financières et administratives de MENTOR.
- Préparer des rapports électronique et papier mensuels sur les dépenses par rapport au(x) budget(s) du projet et les envoyer avec tous les reçus papier et autre paperasse liée aux dépenses, y compris les relevés bancaires, à l’équipe de gestion des subventions de MENTOR au niveau du siège social.
- Préparer des aperçus mensuels de contrôle budgétaire pour chaque base dans la mission.
- Aider le Directeur Pays à garantir la conformité à tous les accords de Subventions pour les rapports financiers et l’approvisionnement. Cela inclut la conformité au niveau du terrain à tous les aspects juridiques de l’accord de subvention.
- Veiller à ce que des demandes d’avances de fonds régulières soient envoyés au gestionnaire des subventions du siège, en fonction des liquidités disponible dans le pays, des dépenses prévues et du budget disponible.
- Globalement responsable du paiement des salaires / honoraires à tous les membres de l’équipe locale, y compris les travailleurs journaliers, au besoin.
- Globalement responsable de la distribution de l’allocation de subsistance international (ICLA) et de l’argent de sécurité (si nécessaire) aux membres de l’équipe internationale ainsi que du remboursement des dépenses approuvées.
- Maintenir un compte bancaire MENTOR dans le pays du programme.
- Assister aux réunions mensuelles de coordination des finances avec d’autres ONG.
Administration
- Faire le suivi de tous les accords de location pour les maisons d’hôtes, les bureaux et les véhicules de MENTOR, et renouveler les accords de location au besoin.
- Assurer le suivi des demandes et décrets du gouvernement qui ont un impact direct sur le travail de la mission.
- Au besoin, assurer le suivi de l’enregistrement de MENTOR dans le pays auprès du ministère des Affaires étrangères et d’autres acteurs locaux
- Assister dans les réunions externes (administration et groupe des ressources humaines, forum des ONG, etc.) pour représenter MENTOR quand nécessaire. Les procès-verbaux des réunions doivent être établis et partagés par la suite.
- Assister le DP dans toute autre tâche administrative selon les besoins
Ressources Humaines - Directement responsable de tous les aspects administratifs du recrutement du personnel local. Cela comprend la mise en place de descriptions de travail non techniques et l’aide à la rédaction des descriptions de travail techniques, la publication d’annonces, l’organisation d’entretiens, etc.
- Assurer que l’échelle salariale standard et les politiques d’indemnités journalières sont en place et mises à jour régulièrement sur validation par l’équipe de gestion des subventions MENTOR.
- Veiller au respect de toutes les réglementations du gouvernement local en matière de fiscalité et de travail concernant les contrats de travail.
- En collaboration avec le DP, veiller à ce que le personnel national adhère aux contrats, aux politiques sur le harcèlement sexuel et aux règles internes de MENTOR.
- Présider des réunions mensuelles avec le personnel national et faire le suivi des demandes et suggestions
- Participer aux réunions mensuelles avec les délégués du personnel national
- En collaboration avec le DP et les autres responsables hiérarchiques, s’assurer que les membres de l’équipe internationale respectent les règles et politiques internes relatives à la gestion du personnel national sous leur responsabilité.
- Responsable de toute l’administration expat, y compris le rôle de point focal pour les vols internationaux, la planification des vacances et les changements de contrat (c’est-à-dire les prolongations).
- Point focal, en coopération avec le DP, pour l’inspection nationale du travail (y compris pour toutes les plaintes juridiques émanant du personnel national)
Support de programme
- Aider le DP à rédiger des protocoles d’entente
- Au besoin, représenter MENTOR dans les réunions de coordination externes (y compris les réunions liées aux donateurs)
- À la demande du DP, fournir un soutien financier / administratif et / ou en ressources humaines lors de missions sur le terrain ou d’évaluation.
Rapports / rédaction de propositions
- Conseiller et assister le DP dans la création de nouvelles propositions et de nouveaux budgets viables
- Au besoin, aider le DP et le gestionnaire des subventions du siège à faire rapport sur le budget aux donateurs afin que ceux-ci soient préparés et soumis en temps opportun, conformément aux accords de subvention.
- Participer à l’élaboration de rapports réguliers de situation interne (« sitreps ») pour des sujets directement liés aux responsabilités du coordinateur des finances et de l’administration.
Exigences de l’emploi :
Comptable ou autre certification financière / administrative similaire et / ou minimum 3 ans d’expérience sur le terrain dont au moins 2 dans des situations d’urgence et d’insécurité.
Français courant essential (oral et écrit)
Bon niveau d’anglais (oral et écrit)
Excellentes aptitudes à la communication
Expérience de travail avec SAGA un avantage
Connaissance des environnements de travail des ONG et des procédures standard.
Joueur d’équipe
Lieu de travail : Goré (Tchad) avec de nombreux déplacements sur le terrain vers la base de MENTOR a Bessao
Responsable devant : le Directeur Pays (MENTOR TCHAD) et techniquement au gestionnaire de subvention du siège
Durée : 1 an
Date de début : 01 Juin 2020
Candidature :
Envoyez CV et lettre de motivation a : finco.chad@mentor-initiative.net