AECOM: Offre d’emploi pour un spécialiste de programme à Bol
Spécialiste de programme :
Termes de référence et qualifications exigées
Titre Spécialiste de programme (SP)
Superviseur Chargé de programme (CP) au bureau régional de Bol
Collabore avec Spécialiste logistique et achats (SLA)
Bureau Bol
Description du poste et termes de référence
Contexte
L’Agence américaine pour le développement international (USAID) vient d’octroyer à AECOM International Development un contrat pour la mise en œuvre d’un programme au Tchad. Ce programme vise à renforcer les efforts régionaux soutenant la stabilité dans le bassin du lac Tchad. Ceci se fera à travers des activités communautaires via de petites subventions qui profiteront des avancées du gouvernement tchadien dans la région pour promouvoir la stabilité, la résilience et la réconciliation des populations. À cette fin, AECOM maintiendra un bureau administratif à N’Djamena et un bureau programmatique à Bol.
Rôle au sein du programme
Le spécialiste de programme (SP) est chargé de soutenir le Chargé de programme (CP) dans le processus de développement, la mise en œuvre et la clôture des projets, particulièrement en ce qui concerne la gestion financière et administrative. Le PS coordonne avec les autres membres de l’équipe de programme, le cas échéant, pour la réussite de la mise en œuvre des activités et des projets du programme.
Tâches et responsabilités
- Participer et tenir des réunions d’équipe régulières pour discuter des différentes questions sur le contexte actuel du pays, présenter et discuter des idées sur les activités, et rendre compte des progrès accomplis dans les activités en cours de mise en œuvre.
- Aider le CP à mettre à jour la base de données du programme pour l’élaboration et la gestion des activités, y compris la mise à jour de l’information sur le projet par semaine.
- Respecter toutes les procédures d’AECOM et de l’USAID, telles qu’elles figurent dans les manuels de procédures (Guide de gestion des activités, Manuel des opérations, Code de conduite d’AECOM, Code d’Éthique et Politique de Déontologie, etc.).
- Développer et entretenir de bonnes relations de travail avec les bénéficiaires, les partenaires locaux, les acteurs et les bénéficiaires villageois, les communes, les cantons et les régions cibles du projet.
- Entretenir des relations avec des diverses personnes et organisations dans la zone d’opération du programme.
- Expliquer l’approche de la mise en œuvre des projets et des politiques et procédures d’AECOM et de l’USAID.
- Partager les informations sur le projet avec ses superviseurs, les équipes techniques, les collaborateurs et les autres membres du personnel du projet et de l’USAID.
- Élaborer et fournir des informations sur les projections financières mensuelles des dépenses du projet.
- Toute autre tâche assignée par le DG.
Identification et développement des activités
- Aider le CP à identifier les partenaires locaux potentiels, les bénéficiaires et / ou les activités de subvention ;
- Aider le CP à élaborer les idées d’activité selon la méthode convenue, y compris la justification des objectifs, le contexte du projet, pour examen par les représentants de l’USAID ;
- Aider le CP à élaborer des projets pour y inclure une brève description des activités à mettre en œuvre, des objectifs, du calendrier de mise en œuvre, des résultats attendus et du plan de suivi et d’évaluation du projet (description, objectifs, résultats attendus, indicateurs, calendrier, etc.) avec l’Officier de suivi et d’évaluation et le spécialiste logistique et achats (SLA) ;
- Assister les partenaires locaux potentiels et les bénéficiaires dans le développement des aspects financiers et administratifs des projets, y compris les budgets détaillés, les calendriers de décaissement et les plans d’approvisionnement, en coordination avec le CP et le SLA ;
- Intégrer les informations dans la base de données ;
- S’assurer que la documentation de la subvention et l’autorisation sont complètes et déposées.
Mise en œuvre des activités
- Diriger la supervision administrative et financière des projets assignés, y compris la conformité budgétaire, les calendriers de décaissement et les plans d’approvisionnement ;
- Assister le CP dans la supervision technique des activités du projet ;
- Assister le CP dans la gestion financière et administrative de la mise en œuvre du projet ;
- Aider le CP à examiner et à présélectionner les consultants en assistance technique à court terme (STTA) conformément aux politiques et procédures d’AECOM et de l’USAID ;
- Préparer la documentation pour l’intégration des consultants locaux programmatiques ;
- Suivre les paiements et conserver la documentation dans les dossiers de projets ;
- Organiser des réunions de suivi régulières avec les partenaires, les bénéficiaires et les parties prenantes locales en coordination avec le CP ;
- Aider le CP à suivre la mise en œuvre des activités en examinant les rapports, en effectuant régulièrement des visites de terrain lorsque cela est possible et en triangulant avec les sources externes de données du projet ;
- Fournir une assistance en gestion financière et administrative aux bénéficiaires et partenaires locaux, au besoin ;
- Travailler en étroite collaboration avec le CP et le SLA pour examiner et suivre le plan d’approvisionnement et le calendrier de décaissement du projet. Identifier et signaler les retards ou autres problèmes ;
- Examiner et confirmer la disponibilité des fonds pour tous les besoins d’approvisionnement, en étroite collaboration avec les membres du personnel des finances et de la comptabilité ;
- Effectuer le travail administratif pour les paiements liés au projet, en coordination avec le CP et le SLA. Tous les paiements doivent être techniquement approuvés par CP ;
- Soumettre les demandes de paiement à l’équipe finance et comptabilité ;
- Préparer et soumettre la documentation pour toute modification d’activité ;
- Mettre à jour les budgets, les plans d’achat et les calendriers de décaissement, au besoin, en coordination avec le CP et le SLA ;
- Préparer la documentation et suivre le processus de distribution des biens et services ;
- Mettre à jour les données et fournir des informations pour mettre à jour les dossiers des projets dans la base de données, en coordination avec le CP ;
- Coordonner avec le gestionnaire du suivi, de l’évaluation et de l’apprentissage (GSEA) pour assurer l’exactitude et la qualité des rapports ;
Clôture des projets
- Fournir une assistance technique, le cas échéant, aux partenaires locaux et aux bénéficiaires dans l’élaboration du rapport final, en coordination avec le CP ;
- Confirmer auprès du CP que le bénéficiaire ou le partenaire local s’est conformé aux termes de l’accord, y compris les services à fournir ;
- Collecter les rapports finaux et / ou d’autres livrables auprès des partenaires locaux et des bénéficiaires en coordination avec le CP ;
- Aider le CP à préparer les documents de clôture ;
- Examiner les dépenses budgétaires pour les projets en vue d’une clôture financière ;
- Analyser la différence entre les budgets initiaux et exécutés et expliquer la différence ;
- Obtenir toute la documentation pour la distribution des biens et services dans le cadre des projets ;
- Préparer et compiler les documents financiers à la clôture pour tous les projets terminés, avec le CP et le SLA ;
- En coordination avec le CP, l’OSE et le GSEA, fournir des documents et des informations (par exemple, nombre de bénéficiaires, extrants, résultats ou impacts) sur les projets pour s’assurer que les informations sur le suivi et l’évaluation sont mentionnées dans la base de données de projet avant sa clôture ;
- S’assurer que tous les fichiers et documents du projet sont complets. Retourner les fichiers au CP pour révision ;
- Coordonner le suivi et l’évaluation et / ou l’analyse des groupes de projet avec le CP et l’OSE.
Qualifications requises
- Un diplôme universitaire de deux ans est requis et un diplôme universitaire de quatre ans est préféré en gestion d’entreprise, en finance, en comptabilité, en économie ou dans d’autres domaines connexes ;
- Un minimum de quatre années d’expérience professionnelle ;
- Avoir une expérience professionnelle dans des projets de développement ou dans la gestion de subventions, et de préférence pour une organisation internationale ;
- Une connaissance approfondie des communautés de la région du lac Tchad et la capacité à identifier des interventions potentielles qui contribueront à la stratégie et aux objectifs du programme ;
- Capacité de superviser et de coordonner la gestion financière et administrative des projets de programme, y compris la gestion budgétaire et les achats ;
- Capacité à rédiger des rapports administratifs et financiers courts ;
- Avoir une bonne maîtrise du français parlé et écrit, de préférence une bonne connaissance de l’anglais et des langues locales – Yedina et Kanuri/Kanembou ;
- Etre disposé et capable de voyager à travers le Tchad, y compris la région du lac Tchad ;
- Connaissance des outils informatiques est nécessaire avec une bonne maîtrise des logiciels Microsoft, y compris Word et Excel ;
- Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, travail efficace en équipe, capacité de travailler sous pression et à temps ;
- Ce poste est ouvert aux personnes de nationalité tchadiennes uniquement.
- Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Si vous voulez postuler pour ce poste, veuillez soumettre votre candidature à chad.recruitment@aecom.com avec le nom du poste (Spécialiste de programme – BOL) en objet au plus tard le mardi 21 août 2018 à 16H00. Aucun retard ne sera considéré.
Votre soumission doit impérativement comprendre les éléments suivants :
- Une lettre de motivation
- Un Curriculum Vitae à jour
- Copie des diplômes
- Copie de attestations de formation et autres certificats de travail
- Une copie de l’acte de naissance, de la pièce d’identité ou du passeport.
Seules les candidatures retenues après la présélection seront contactées Merci de votre compréhension.