OMS recrute une Assistante du Representant – (1801981), Democratic Republic of Congo

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les Unites d’Appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place pour fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilites dans l’environnement du GSM et de garantir la conformite aux politiques, procedures, regles et reglements dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financieres dans le contexte d’un systeme de planification des ressources institutionnelles ( ERP).

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la supervision du Representant, le titulaire executera les taches ci-apres:

1.  Surveiller le flux d’informations du bureau du Répresentant, passer au crible, trier, analyser et identifier les domaines qui nécessitent une action du Répresentant.
2.  Assurer un suivi a temps des demandes d’informations, des briefings, et des autres actions emanant du bureau du Representant en se mettant en rapport avec les unites/equipes appropriees.
3.  Recevoir les appels telephoniques avec tact et discretion, et agir en tenant compte de la nature et de l’urgence de chaque cas, y compris les transferts si necessaires.
4. Fournir le background pour chaque rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou membres.
5.  Organiser les rendez-vous, recevoir les visiteurs, faire les appels telephoniques et les filtrer, repondre aux questions necessitantes une connaissance du travail du superviseur du personnel.
6.  Planifier les journees du Representant, mise a jour de son agenda (organisation des audiences et reunions a l’exterieur).
7.  Drafter les correspondances administratives ou generales sur initiatives personnelle ou instructions, finaliser les correspondances/rapports pour signature/visas.
8.  Gerer le systeme des courriers entrants et sortants presentes et s’assurer que les courriers sortants suivent le style et normes de l’OMS, s’assurer que le langage utilise est approprie et que toutes les fautes de grammaire et de conjugaison sont corrigees avant d’etre presente pour signature ou visa.
9.  Faire le suivi et tracker en s’assurant que les courriers sortants sont arrives a destination en cas de besoin.
10.  Obtenir des documents d’informations et de background pour les reunions, seminaires, ateliers, etc dans lesquels les administrateurs de programme vont participer, verifier leurs disponibilites et s’assurer qu’ils aient les dossiers d’informations et les documents appropries,

Gestion de l’information:

1.  En etroite collaboration avec les autres assistants, creer et/ou maintenir un systeme de classement, proceder a sa mise a jour continue pour se rassurer que les informations qu’ils contiennent sont utilisees de maniere efficiente et efficace.
2.  Obtenir les documents et informations de source interne ou externe requises.
3.  Proceder a la recherche d’informations (bibliotheques, internet).
4.  Tenir a jour le repertoire des personnalites officielles du Gouvernement, du corps diplomatiques, des organisations internationales Gouvernementales et Non Gouvernementales.Voyage et ReunionOrganiser et utiliser GSM pour preparer les demandes des voyages officiels du Representant.Faire les reservations d’avion et d’hotel, preparer les dossiers des voyages officiels du Representant et d’autres questions connexes sur demande.S’acquitter d’autres taches connexes selon les besoins ou les instructions, y compris un soutien au Bureau du Representant et a l’Administration.
   

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential:  Avoir un cycle secondaire complet plus une formation dans le domaine de l’administration generale ou comptabilite, avec un accent sur les pratiques, theories et procedures en d’administration

Desirable:  Diplome universitaire en administration ou dans une discipline similaire.

Experience

Essential: Au moins 8 ans d’experience a des postes administratifs. Bonne connaissance des regles, reglements, procedures et pratiques qui s’appliquent aux taches liees au poste.

Desirable:  Une experience dans d’autres domaines similaires tels que la gestion de programme ou Logistique sera un atout. Une experience au sein du systeme des Nations Unies sera un atout.

Skills

Le titulaire maintiendra a jour ses compétences dans l’utilisation de la technologie moderne du Bureau grace a des cours internes, a la formation en cours d’emploi ou a l’auto-formation. Il / elle se tiendra au courant des changements dans les procedures et les pratiques, les règles et les règlements, la structure organisationnelle, dans le département, le cluster et l’OMS, pour etre en mesure d’informer les autres et d’expliquer les procédures

WHO Competencies

Teamwork
Respecting and promoting individual and cultural differences
Communication

Use of Language Skills

Essential:
Desirable:

 

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at USD 24,542 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave