Une ONG nationale Tchadienne recrute un responsable logistique approvisionnement (H/F)

ONG nationale Tchadienne recrute un responsable logistique approvisionnement (H/F)

 

Quartier Klémat, Avenue Francois TOMBALBAYE

Porte 38

BP : 2347, Tél.  95 65 69 63

cofirh@tchad.alima.ngo

Avis de recrutement interne & externe :

ALERTE SANTE, une ONG de droit tchadien, intervenant dans le domaine médico-nutritionnel au Tchad avec son partenaire ALIMA, recherche pour ses activités :

Disponibilité du poste: Immédiatement

Conditions :

• Contrat à Durée Déterminée ;
• Lieu de travail : N’Djamena avec des multiples déplacements sur le terrain ;
• Niveau 9.1 grille de salaires d’Alerte Santé

 

Liens fonctionnels et hiérarchiques :

• Il rend compte au Coordinateur Logistique
• Il collabore avec les différents postes logistiques intervenant dans la réalisation des projets : les Responsables Logistiques Projets, Superviseurs Approvisionnements Projets, Superviseurs bases, Acheteur, magasinier, Pharmacien, Gestionnaire Pharmacie …
• Il collabore avec le Coordinateur Médicale ainsi que le département financier.
• Il supervise la logistique d’Approvisionnement des différents Projets de la mission.
• Il est l’interlocuteur privilégié du Service Approvisionnement Dakar.

 Mission et activités principales :

Approvisionnement et commandes :

 Approvisionnement général :

En collaboration avec le Coordinateur Logistique :

• S’assure de l’existence et du bon fonctionnement du circuit de la chaine d’approvisionnement avec un strict respect des procédures en vigueur ;
• Rédige avec l’ensemble des coordinateurs, le Plan d’approvisionnement du pays. Elabore les stratégies de sa mise en œuvre, en garantie le suivi et l’analyse ;
• Communique régulièrement avec les départements logistique, médical et finances sur l’approvisionnement.
• Il est le garant du strict respect des procédures d’achat d’Alerte Santé/ALIMA ;
• Met à disposition les documents techniques des produits (catalogues, fiches descriptives, etc…) ;
• Documente et consolide la connaissance des données d’approvisionnement dans son environnement (Etude et inspection du marché national, ressources disponibles, procédures douanières, transitaires, taxes et exonération, voie d’approvisionnement, Import/Export, autres acteurs…) ;
• Maitrise les procédures des bailleurs en fonction du type d’approvisionnement et en garantie la bonne application ;
• Est le garant du bon archivage des documents d’approvisionnement, organise l’archivage au niveau de la mission.

Approvisionnements National :

• S’assure du respect des procédures Alerte Santé/ALIMA et de l’existence de toute la documentation requise en ce qui concerne les achats nationaux ;
• S’assure de l’existence et de l’utilisation d’une liste validée d’autorisation de signatures pour toutes les étapes de la chaine d’approvisionnement (Demande, validation et approbation) par projets et en coordination, conformément au Tableau de Validation et d’Engagement des dépenses ;
• S’assure de l’existence et du bon fonctionnement des comités d’achats dans chaque Projet et en Coordination.
• S’assure de l’existence de la liste des prix et des fournisseurs à jour par projet et  en coordination ;
• Est en contact avec les fournisseurs et rédige les contrats fournisseurs avec le Coordinateur Logistique et Financier ;
• Elabore les dossiers d’approvisionnement pour les besoins de la Coordination ou des projets à réaliser en capitale ;
• Vérifie et compile les rapports de monitoring des achats de tous les projets et de la coordination.

Commandes Internationales Pays :

 En collaboration avec le Coordinateur Logistique et Coordinateur Médical :

• Garantie la planification des commandes internationales avec les Coordinateurs Projets et Techniques (Log et Med) ;
• Collecte les informations concernant les réglementations nationales d’importation ;
• Veille à l’obtention des autorisations d’importation auprès des autorités nationales ;
• Gestion des procédures de dédouanement des commandes internationales. Rédige la procédure de dédouanement et veille à sa mise à jour ;
• Documente, suit et compile les dossiers d’exonération.

Gestion des stocks :

 En collaboration avec le Coordinateur logistique :

• Est garant de la mise en place et de la bonne utilisation (selon les standards Alerte Santé/ALIMA) des outils de gestion et de suivi des stocks (TuSuisTesStocks, feuille de commandes, fiche de stock, inventaires etc.) ;
• S’assure de la bonne organisation des stocks dans le respect des procédures : Suivi des normes et protocoles de stockage des différents produits, et leur sécurité (qualité des infrastructures, accès, énergie nécessaire à garantir l’intégrité des produits …) ;
• Participe à la mise en place des nouveaux stocks dans le pays et en définit le fonctionnement ;
• Est en charge du système de surveillance, du suivi et la visibilité des prêts et des dons (entre les projets et avec les autres partenaires) ;
• Organise et participe aux inventaires physiques réguliers des stocks et mène des spots check ;
• Documente une procédure sur les conditions de la gestion des périmés (alimentaire, médicaments …) selon la politique Alerte Santé/ALIMA et les règles légales ;
• S’assure que les Indications spécifiques de la chaine de froid sont respectées ;
• Mise en place et définition de seuil de sécurité : seuils de réapprovisionnement et de contingence.

Gestion des expéditions/ réceptions :

 En collaboration avec le Coordinateur Logistique :

• Documente les capacités du pays selon les destinations prioritaires par moyens et type de biens à transporter ;
• Organise et s’assure du bon déroulement des expéditions jusqu’aux projets : respect des délais, des bonnes conditions de transport du matériel transporté et de la présence des documents adéquates pour le transport : Cargo-Manifest, Packing List, Contrat transport, Waybills, etc. ;
• Est le référent pour le choix du moyen de transport le plus adapté (aérien, route, maritime, ferroviaire) ;
• Valide les factures transports ;
• Compile les accusés de réception des projets ;
• S’assure et valide la réception des biens et/ou services achetés ou transférés ;
• S’assure de la mise en place de procédures de sécurité en matière de transport.

 Gestion des équipements et maintenance :

En collaboration avec le Coordinateur Logistique :

• Est garant de la mise en place et de la bonne utilisation (selon les standards Alerte Santé/ALIMA) des outils de gestion et de suivi des équipements (Marmota) ;
• Assure l’inventaire des équipements de la mission et centralise leur codification et les rapports ;
• S’assure que tout détenteur d’un équipement a signé une fiche de décharge de responsabilités ;
• S’assure que tous les équipements de base et les équipements biomédicaux sont bien entretenus à temps et qu’ils disposent des logs books tenus à jour ;
• Veille aux dates de déclassement des équipements et demande au préalable leur remplacement lors du montage ou de la révision budgétaire.

Parc automobile et énergie :

 En collaboration avec le Coordinateur Logistique :

• Est garant de la mise en place et des règles de la bonne utilisation du parc auto-générateurs de la mission, (selon les standards Alerte Santé/ALIMA) et des outils de gestion et de suivi du parc (Tufuel, Outil de suivi de maintenance, celui des documents de bord, etc…) ;
• S’assure que les documents administratifs des véhicules sont régulièrement à jour (Assurance, impôt, contrôle technique, etc.) ;
• S’assure de la bonne maintenance cyclique et périodique des véhicules et des générateurs, leur bonne réparation, ainsi que la bonne tenue des données de maintenance et de consommation ;
• S’assure du bon choix des générateurs à acheter (Prix, qualité, puissance), s’assure aussi de leur bonne installation et le suivi des rapports de puissance.

 Analyse des donnees/ reporting :

En collaboration avec le Coordinateur Logistique :

• Met en place un système de communication avec les projets pour la collecte des données des achats, du parc automobile, des stocks, et des équipements ;
• Collecte, vérifie et analyse les statistiques et données mensuelles de consommation et autres données et indicateurs en vue des rapports (mensuels, trimestriels, annuels) ;
• Consolide les rapports logistiques de la mission, les compile et les transmet à qui de droit ;
• S’assure de la transmission régulière vers les autres membres de l’équipe de l’information concernant l’état des demandes d’achats, l’état des stocks et de consommations.

 

Support technique :

 Support technique général :

En collaboration avec le Coordinateur Logistique :

• Effectue des visites régulières dans les projets pour s’assurer de la bonne gestion, du respect des procédures, protocoles et documentations dans toutes les branches de la logistique de support (Approvisionnement, Transport, Stock, Equipements) et de la logistique opérationnelle (EHA, Réhabilitation et construction, Appareils Biomédicaux, etc…) ;
• Rédaction d’un rapport de fin de visite pour chaque projet visité, avec évaluation, interventions et recommandations ;
• Evaluer les besoins et organiser les formations nécessaires du personnel.

Gestion des ressources humaines :

• Organise et supervise le travail des membres de son équipe ;
• Recrutement et formation pour son domaine d’activité ;
• Anime et organise les réunions régulières de son équipe ;
• Organise la circulation de l’information au sein de son équipe ;
• Evaluer les besoins et planifier les formations nécessaires des membres de son équipe

Expériences et compétences requises :

Formation du candidat :

Avoir un diplôme de licence au minimum en Logistique/chaine d’approvisionnement,  Supply, Bioforce ou toute formation similaire.

Expériences :

• Minimum deux (02) années d’expérience à un poste similaire, de préférence dans le milieu humanitaire ;
• Expérience dans la gestion des approvisionnements d’un programme humanitaire ;
• Maitrise des flux et de l’organisation des approvisionnements d’une mission ;
• Utilisation et mise en place de Software de gestion Supply ;
• Très bonne maitrise des outils informatiques.

Qualités souhaitées :

• Autonomie et prise de poste rapide ;
• Capacité d’analyse et sens critique ;
• Capacité rédactionnelle ;
• Sens de l’organisation et rigueur ;
• Capacité d’adaptation, diplomatie, patience honnêteté ;
• Capacité d’écoute importante ;
• Capacité à travailler en équipe et sous pression ;
• Français et Arabe tchadien courant

Composition du dossier :

• Lettre de motivation ;
• Curriculum Vitae ;
• Copie des diplômes ;
• Tout autre document susceptible de compléter le dossier (attestations de travail, lettres de recommandations, etc.).

 

Dépôt des dossiers :

Les candidats de nationalité tchadienne, intéressés par cet avis, sont priés de faire parvenir un dossier complet avec la mention «Responsable Logistique Appro » sur l’enveloppe à l’adresse suivante : Bureau ALERTE SANTE  de N’Djamena (quartier Klémat, Avenue Francois TOMBALBAYE Goudji) ou par courrier électronique à l’adresse: rh@tchad.alima.ngo, au plus tard, 22 avril 2019, délai de rigueur.

Les dossiers déposés ne seront pas restitués.

Seules les candidats(es) retenus(es) sur dossier seront contactés par téléphone pour un test technique et/ou entretien.

N’Djamena, le 15 avril 2019

Pour ALERTE SANTE