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OXFAM recrute un(e) assistant(e) de direction au Burkina Faso

OXFAM recrute un(e) assistant(e) de direction au Burkina Faso

Publié : 

Categories : Avis de recrutement

Domaines : Administration - Ressources humaines - PlanificationSecrétariat - Réceptionniste - Hôtesse

Regions : Burkina Faso

OXFAM recrute un(e) assistant(e) de direction au Burkina Faso

OXFAM est un mouvement mondial de personnes qui travaillent ensemble pour mettre fin à l´injustice de la pauvreté. Cela signifie que nous luttons contre l´inégalité qui maintient les personnes dans la pauvreté. Ensemble, nous sauvons, protégeons et reconstruisons des vies lorsque survient une catastrophe.

Nous aidons les personnes à bâtir une vie meilleure pour elles-mêmes et pour les autres. Nous travaillons sur des questions telles que les droits d´accès à la terre, le changement climatique et la discrimination contre les femmes. Et nous ne nous arrêtons que lorsque chaque personne dans le monde pourra jouir d´une vie sans pauvreté. Unissez-vous à nous !

Dans le cadre de nos activités au Burkina Faso, nous recherchons un(e) : ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Objectif / mission du poste :

  • Assurer l’Organisation administrative de la Direction Pays (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …) ;
  • Contribuer à organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
  • Assurer l’interface avec des interlocuteurs tant à l’interne, à l’externe et à l’international.

Principales responsabilités/tâches :

  • Effectuer les opérations classiques de secrétariat : saisie, photocopie, archivage, rédaction de correspondance, scannage, accueil des visiteurs ;
  • Mettre à jour des bases de données et fichiers : liste de contact de l’équipe pays, liste des numéros internes ;
  • Gérer le standard téléphonique et filtrer les appels afin d’orienter adéquatement les interlocuteurs ou transmettre les messages pertinents au reste de l’équipe ;
  • Traiter le courrier arrivée et départ, postal et électronique : réception, enregistrement, dispatching et classement ;
  • Accueillir les visiteurs, les informer et les diriger correctement ;
  • Contribuer à la bonne circulation de l’information au sein de l’Organisation ;
  • Rédiger et diffuser les notes de services, les soumettre au contrôle et à la signature du Directeur pays ;
  • Elaborer trimestriellement les factures pour les services partagés ;
  • Gérer le planning des rendez-vous et des réunions de travail du Directeur Pays ;
  • Apporter un appui lors des processus de sélection (diffusion des offres, réception des candidatures, …) ;
  • Participer à la préparation et à l’organisation des ateliers d’envergure nationale, et internationale ; établir et gérer les budgets y afférents ;
  • Préparer et organiser les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles ;
  • Rédiger et / ou centraliser les compte-rendu et procès-verbaux de rencontres ;
  • Assister le Directeur Pays et les membres de l’équipe dans la préparation et l’organisation de leur déplacements professionnels (voyages et missions de travail) : réservation de billet, réservation d’hôtel, demande de visa, remplissage des formulaires de participation ;
  • Gérer les stocks de fournitures du bureau ;
  • Apporter un appui comptable par la remise des chèques aux fournisseurs ;
  • Participer à l’organisation d’activités socio-professionnelles du personnel.

 

Autres :

Faire du code de conduite le guide d´orientation de vos pratiques et comportements.

 

Profil requis :

Nous recherchons une personne selon les compétences et qualités suivantes :

Compétences essentielles ;

  • Avoir un niveau minimum BAC + 2 en Secrétariat de Direction ; Bureautique ; ou Gestion administrative ;
  • Avoir au moins deux (2) années d’expérience à un poste similaire ;
  • Bonne maîtrise des programmes informatiques Office (Word, Excel, Power Point, Outlook), de l’Internet etc. ;
  • Bonne maîtrise de l’expression orale et écrite ; Bonne capacité rédactionnelle ;
  • Maîtriser parfaitement Bonne maîtrise de la langue anglaise écrite et orale ;
  • Capacité à gérer, prioriser la charge de travail et à respecter les délais ;
  • Capable de travailler au niveau multidisciplinaire ;
    Sens de la confidentialité et de la discrétion ;
  • Engagement avec l’ensemble des objectifs et des politiques d’OXFAM concernant la promotion des droits des femmes et les intérêts des personnes marginalisées ;
  • Maîtriser parfaitement la langue anglaise écrite et orale ;
  • Compétences souhaitables ;
  • Posséder une expérience de travail dans un environnement multiculturel d’envergure internationale ;
  • La maîtrise d’au moins une langue locale serait un atout ;
  • Capacité à gérer le temps ;
  • Etre polyvalent.

Aptitudes et capacités :

  • Personne intègre avec de solides valeurs personnelles, alignée sur notre mission et notamment engagée en faveur de l´égalité des sexes et les droits des femmes ;
  • Conscience de soi ;
  • Bonne capacité d’écoute ;
  • Sens de l’humilité et de la courtoisie ;
  • Sens de la construction de relations ;
  • Capacité de planification et d’organisation ;
  • Capacité à gérer le temps ;
  • Etre polyvalent(e) ;
  • Flexibilité et capacité d’adaptation ;
  • Capacité de travail sous pression.

 

Conditions générales du poste :

  • Nouveau poste / remplacement : remplacement ;
  • Type de contrat : Contrat à durée déterminée de droit burkinabé ;
  • Niveau : E1 ;
  • Pays et lieu de travail : Burkina Faso/Ouagadougou ;
  • Date de début souhaité : novembre 2019.

 

Nous vous offrons :

  • La possibilité de faire partie d´une organisation internationale solide et qui constitue une référence dans le secteur de la coopération, l´action humanitaire et la justice sociale ;
  • Vous intégrer dans un environnement de travail respectueux, sûr, ouvert au dialogue et qui offre des possibilités de croissance personnelle et professionnelle.

 

Comment postuler :

  • Une lettre de motivation adressée au Directeur Pays ;
  • Un CV détaillé actualisé avec une photographie incorporée et indiquant les contacts (téléphone, email) de trois (3) personnes de référence ;
  • Les photocopies (non légalisées) des diplômes et attestations. et attestations ;
  • Les personnes intéressées peuvent déposer leur dossier de candidature au Secrétariat du Directeur Pays à Ouagadougou, immeuble sis à la Zone du Bois ; téléphone 00(226) 25362068, 10 BP 13491 Ouagadougou 10 ou transmis à l’adresse email info.burkina@oxfam.org.


La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 14 octobre 2019 à 16h.

Veuillez intituler l’objet pour les dossiers physiques et électroniques comme suit : Candidature au poste d’Assistant(e) de Direction.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Oxfam souscrit au principe d´égalité entre les femmes et les hommes, droits de la personne, diversité et inclusion.