PNUD recrute un(e) Assistant(e) Administratif (ve) – UNDSS, N’Djamena, Chad
Education & Work Experience: E-Technical School – 5 year(s) experience
SB3, Vacancy Type
Bureau: Africa
Contract Duration:
1 an avec possibilité d’extension
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Background
Sous la direction du Conseiller en Chef à la Sécurité, l’Assistant(e) Administratif (ve) appuie avec efficacité et qualité les activités de UNDSS.
Duties and Responsibilities L’Assistant(e) Administratif travaillera en étroite collaboration avec les services des opérations des Agences des Nations Unies et aura à assumer les responsabilités suivantes :
- Appui au fonctionnement efficace et efficient d’UNDSS ;
- Appui aux services administratifs et logistiques ;
- Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances.
Assure le fonctionnement efficace et efficient d’UNDSS en assurant la réalisation des résultats suivants :
- Crée les réquisitions pour le compte d’UNDSS ;
- Organise les réunions internes et externes d’UNDSS (participants, salle, pause-café, équipements de réunion) et rédige les comptes-rendus ;
- Assure les correspondances relatives aux activités d’UNDSS ;
- Rédige les correspondences;
- Répond aux demandes d’informations du Siège ;
- Assure la dissémination régulière des documents et des informations au niveau des Agences des Nations Unies et des partenaires de UNDSS ;
- Assure la coordination de la circulation des informations entre UNDSS et les APFs;
- Prépare les missions du personnel, les retraites et autres visites ;
- Produit les drafts de correspondance sur demande des superviseurs, mise en forme de documents ;
- Assure l’entretien du système d’archivage et de classement des documents ;
- Assure un système efficient de classement (électronique et papier) de tous les courriers entrants et sortant et des autres dossiers du projet en veillant à la confidentialité des informations.
Fournit l’appui administratif et logistique efficace, en assurant la réalisation des résultats suivants :
- Assure le suivi de l’entretien régulier des véhicules de UNDSS;
- Vérifie les déplacements des véhicules et la consommation quotidienne de carburant ;
- Assure la gestion des stocks des fournitures de bureau et du carburant ;
- Assure la coordination des inventaires du projet et transmission périodique des informations à l’Unité Procurement du PNUD;
- Assure la gestion des absences du personnel.
- Assure toute autre tâche selon les besoins et sur demande du CSA.
Facilitation du renforcement des connaissances et du partage des connaissances :
- Participe aux formations destinées au personnel d’UNDSSt ;
- Contribue aux réseaux de partage de connaissance et de pratiques.
Competencies
Compétences Fonctionnelles
Gestion des connaissances et de l’apprentissage
- Démontre une culture du partage des connaissances et de l’expérience ;
- Travaille activement dans le cadre d’un processus d’autoformation continu, suit un plan de formation personnel et met en pratique les connaissances nouvelles acquises.
Développement et Efficacité opérationnelle
- Capacité à accomplir une gamme variée de tâches liées à la gestion axée sur les résultats, y inclus la collecte et la vérification des données sur les programmes/projets, l’entrée des données en ATLAS, la préparation des révisions, le classement et la fourniture d’informations ;
- Capacité à appuyer la revue et la révision des processus de travail et la mise en place de nouveaux systèmes, y inclus ceux basés sur les technologies de l’information.
Gestion et Leadership:
- Orienté sur les résultats et répond positivement aux critiques ;
- Travaille de manière dynamique et constructive ;
- Aptitude à travailler sous la pression des délais et des résultats.
Orientation vers le Client
- Entretien de bonnes relations avec les clients
- Organise et hiérarchise les horaires de travail pour répondre aux besoins des clients et pour satisfaire les délais ;
- Fait des rapports aux clients internes et externes d`une manière correcte et en temps opportun;
- Répond rapidement aux besoins des clients.
Les compétences de base
- Démonstration/sauvegarde de l’éthique et de l’intégrité
- Démontre les connaissances de l’entreprise et un avoir un bon jugement
- Auto-développement, et prise d’initiative
- Agir en équipe et faciliter le travail d’équipe
- Faciliter et encourager la communication ouverte dans l’équipe, communiquer efficacement
- Créer des synergies grâce à la maîtrise de soi
- Gérer les conflits
- Apprendre et partager les connaissances et encourager l’apprentissage des autres.
- Faire la promotion de l’apprentissage et de la gestion/ partage des connaissances est la responsabilité de chaque membre du personnel.
- Prise de décision éclairée et transparente
Required Skills and Experience
Education:
- Éducation secondaire.
- Un diplôme universitaire ou l’équivalent en Gestion administrative, Secrétariat, Bureautique ou dans tout autre domaine apparenté serait souhaitable.
- Etre titulaire d’un permis de conduire en cours de validité et être en mesure de conduire les véhicules 4 x 4 ;
Expérience:
- 5 ans d’expérience au niveau local ou international dans le domaine de l’administration ou du secrétariat administratif sont requis ;
- Excellente maîtrise des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, PowerPoint), une bonne connaissance des logiciels de base de données et une connaissance pratique d’Internet ;
- La connaissance du logiciel Atlas serait un atout.
Exigences linguisitiques
- Maîtrise de la langue française et bonne connaissance de la langue anglaise.
Languages – Essential: English,
Languages – Desirable: French