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Recrutement d’un associé administratif/financier- spotlight – Bamako, Mali

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Recrutement d’un associé administratif/financier- spotlight – Bamako, Mali

Location :Bamako, MALI
Application Deadline :04-Mar-19 (Midnight New York, USA)
Time left :
Type of Contract :FTA Local
Post Level :GS-6
Languages Required :
English   French

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Background :

ONU Femmes, dans sa vision d’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles. L’autonomisation des femmes ; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Afin de contribuer à la réduction des inégalités entre les sexes et à renforcer l’autonomisation des femmes, ONU Femmes a mis au point un programme de pays soutenu par plusieurs partenaires financiers. Ce programme est en cours depuis 2017 pour une période de cinq ans. Il contribue à la mise en œuvre des plans de retour à la paix et au développement du Mali, notamment: le Cadre stratégique pour la relance économique et le développement durable de mai (CREDD 2016-2018); le Plan-cadre intégré des Nations Unies pour l’aide au développement (UNDAF + 2015-2019); les objectifs de développement durable (ODD); le plan d’action national sur les femmes, la paix et la sécurité de la résolution 1325 des Nations Unies; et le Plan d’action en sept points du Secrétaire général des Nations Unies sur la participation des femmes à la consolidation de la paix.

Les programmes pays sont exécutés sous la forme de programmes phares (Flagships), dont le programme Lutte contre la violence et la prévention de la violence à l’égard des femmes / filles et le programme phare Femmes Paix et Sécurité.

Sous la supervision quotidienne du Spécialiste de programme – Initiative Spotlight EVAW, l’associé administratif et financier, fournit des services de programme, d’administration, de logistique, de finance et d’appui aux responsabilités, produits et activités de l’Initiative Spotlight. L’associée administrative et financière préconise une approche axée sur le client, dans le cadre des politiques et procédures d’ONU Femmes, en veillant à la bonne exécution de l’initiative Spotlight à la saisie et la gestion des données tout en appuyant la mise en œuvre du programme.

L’associé administratif et financier travaille en étroite collaboration avec le personnel du programme Spotlight et l’équipe des opérations d’ONU Femmes, au besoin, pour résoudre les problèmes administratifs et financiers et échanger des informations. L’associé?administratif et financier identifie et aide à résoudre les goulots d’étranglement, clarifie et interprète les procédures et transmet les problèmes de programme et d’administration complexes au besoin.

Duties and responsibilities :

Fonctions :

Fournir un soutien administratif et financier à la formulation, à la gestion de la mise en œuvre et au suivi du programme de l’initiative Spotlight pour ONU Femmes, y compris un appui au suivi financier, au suivi des activités et à l’établissement de rapports :

  • Préparer et administrer les budgets de l’initiative Spotlight conformément aux règles, règlements, politiques et systèmes d’enregistrement et de rapportage d’ONU Femmes ;
  • Préparer les demandes d’avance de fonds et / ou de paiements directs ;
  • Surveiller les dépenses budgétaires et maintenir une bonne documentation des budgets-programmes approuvés et de leurs révisions ;
  • Soumettre des rapports sur l’état des dépenses et du budget programme ;
  • Formuler le budget, contrôler les affectations, contrôler les dépenses et préparer les révisions en fonction des besoins de l’Initiative Spotlight ;
  • Créer les projets dans Atlas, préparer des révisions budgétaires, réviser les attributions et le statut des projets,déterminer les fonds inutilisés ;
  • Créer des demandes d’achat dans Atlas pour des projets de développement ; enregistrer la réception de ces achats dans Atlas ;
  • Mettre en place et maintenir un mécanisme de contrôle des projets de développement en surveillant la préparation et les modifications des budgets et leur statut ;
  • Maintenir le système de contrôle des dépenses internes ;
  • Prendre des actions correctives sur les opérations comptables non validées, y compris celles qui ont des erreurs de vérification budgétaires, les exceptions et celles non approuvées. Répondre aux demandes pour résoudre les problèmes relatifs aux données financières ;
  • Préparez les remboursements de TVA avec la documentation nécessaire ;
  • Enregistrer et faire valider les transactions dans Atlas, traiter la paie, les demandes de remboursement de frais de voyage, les MPO et autres droits ;
  • Participer aux réunions d’examen et fournir un appui à l’évaluation des capacités de gestion et opérationnelles des partenaires d’exécution en collaboration avec le programme et l’équipe technique ;
  • Surveiller le bon suivi des avances aux partenaires d’exécution, revoir leurs rapports financiers avec le responsable du programme ;
  • Suivre correctement tous les éléments financiers dans les instructions de clôture de fin de mois et de fin d’année et prendre les mesures de correction nécessaires ;
  • Contribuer et prendre les mesures nécessaires pour faciliter la clôture financière rapide des projets ;
  • Appuyer la préparation des rapports financiers des donateurs financiers ; soumettre des rapports sur l’état d’utilisation des budgets programme ;
  • Fournir un soutien administratif dans le suivi de la préparation du budget et du suivi financier des programmes / projets ; y compris la finalisation des formulaires FACE ;
  • Examiner les rapports financiers ; préparer des paiements sans bon de commande pour les projets de développement.

Fournir des contributions administratives et de coordination en préparant des documents de projet, des plans de travail, des budgets et des propositions sur les modalités de mise en œuvre :

  • Rédiger des contributions administratives et de coordination à l’équipe en vue de la préparation des rapports narratifs sur la mise en œuvre du projet (trimestriels, annuels) ;
  • Faire l’acquisition du matériel et de son entretien ainsi que des fournitures et des services ;
  • Contribuer significativement à la préparation des plans d’achat ;
  • Assurer un contrôle adéquat de l’inventaire des actifs et des passifs ;
  • Rédiger des contrats individuels, des contrats avec des entreprises, des institutions et des universités ; veiller à ce que les processus contractuels respectent les règles et règlements de l’ONU et les normes de l’UE ;
  • Contribuer de manière substantielle aux processus de recrutement et à la gestion des contrats ; Effectuer le paiement des consultants ;
  • Appuyer dans l’administration et la coordination des opérations d’achat sans pour autant agir en tant qu’acheteur en raison de conflits entre le cadre de contrôle interne et les fonctions financières ;
  • Organiser, mettre à jour et gérer tous les documents liés au programme Spotlight Initiative dans des fichiers de projet, en formats papier et électronique ;
  • Organiser les voyages, y compris la préparation des demandes de voyage, le traitement des billets et des paiements DSA, l’obtention des autorisations de sécurité et médicales, etc ;
  • Fournir un soutien administratif et de coordination pour l’organisation d’ateliers / d’événements ;
  • Assurer la liaison avec le personnel administratif et opérationnel des autres équipes d’ONU Femmes ;
  •  Fournir un soutien administratif et logistique aux réunions de donateurs, réunions de pays, ateliers, formations, conférences, retraites et tout autre événement spécial organisé par Spotlight Initiative ;
  • Aider les nouveaux membres du personnel dans toutes les tâches administratives et veiller à ce qu’ils reçoivent toute la logistique et les fournitures nécessaires pour commencer leur fonction ;
  • Préparer les supports d’information au public et des kits d’information ;
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions liées au programme.

Coordonner le processus d’audit conformément aux règles, règlements, politiques et procédures d’ONU Femmes :

  • Coordonner les préparatifs avant l’audit pour être prêt à l’audit et remplir la liste de contrôle avant l’audit ;
  • Fournir des conseils et un soutien technique à l’initiative Spotlight sur les audits ;
  • Contribuer à la formation dans le cadre du plan de formation ou de la préparation préalable à l’audit ou selon ce que détermine autrement le responsable des opérations d’ONU Femmes ;
  • Préparer les audits internes et externes et coordonner la mise en œuvre du plan d’action des audits en rédigeant des rapports de mise à jour périodiques et en rassemblant les documents justificatifs.

 Fournir un appui technique à toutes les fonctions de l’équipe des opérations.

 

Impacts des résultats :

  • Traitement rapide des documents ;
  • Contributions opportunes dans les documents de programme ;
  • Vérification ponctuelle et précise des documents financiers ;
  • Organisation et coordination ponctuelles d’événements et de réunions ;
  • Organisation en temps voulu des opérations du programme, y compris les achats.

Competencies :

Valeurs fondamentales :

  • Respect de la diversité ;
  • Intégrité ;
  • Professionnalisme.

Les compétences de base :

  • Sensibilisation et sensibilité concernant les questions de genre ;
  • Responsabilité ;
  •  Résolution créative de problèmes ;
  • Communication efficace ;
  • Collaboration inclusive ;
  •  Engagement des parties prenantes ;
  • Donner l’exemple.

Compétences fonctionnelles :

  • Aptitude à effectuer plusieurs tâches dans un environnement multiculturel et à traiter des questions confidentielles ;
  • Capacité à gérer les activités quotidiennes du bureau (y compris, mais sans s’y limiter, la gestion des voyages, la gestion des installations et des biens, la maintenance  des politiques et des procédures) pour répondre aux besoins opérationnels ;
  • Capacité à réviser et éditer des documents, capacité à produire un rapport de réunion identifiant les actions clés ;
  • Capacité à gérer et à partager efficacement les informations et les connaissances ;
  • Capacité à évaluer des données financières, à en tirer des conclusions pertinentes et à les présenter de manière significative ;
  • Capacité à identifier et hiérarchiser les risques et à organiser des actions pour les atténuer ;
  • Bonne connaissance de l’application de systèmes et de modules financiers complexes (tels qu’Atlas) ;
  • Bonne connaissance des tableurs et des progiciels de base de données ;
  • Bonne connaissance des règles et règlements administratifs et financiers, de préférence des règles et règlements financiers d’ONU / ONU Femmes.

Required skills and experience :

Education  :

  • Un diplôme de fin d’études secondaires avec au minimum 6 ans d’expérience professionnelle pertinente en finances, en administration des affaires, en administration publique, en science économiques, politiques ou sociale ;
  • Un diplôme universitaire avec 03 ans d’expérience professionnelle pertinente en finances, en administration des affaires, en administration publique, en science économiques, politiques ou sociale serait souhaitable mais n’est pas exigé ;
  • Une certification en comptabilité obtenue d’un institut reconnu internationalement serait un atout ;
  • Réussite du test technique de comptabilité d’ONU Femmes.

Expérience :

  • Au moins six années d’expérience dans l’administration des programmes, à des niveaux de responsabilité graduelle, au niveau national ou interne sont requises ;
  • Compétence démontrée dans l’utilisation des modules financiers d’ATLAS, système de gestion basé sur le Web mis en œuvre par ONU Femmes serait un atout ;
  • Expérience de travail dans une organisation internationale, sur l’égalité des sexes et dans des contextes humanitaires multilatéraux, en étroite collaboration avec les États membres et les partenaires externes ;
  • Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureautique (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.) et capacité d’utiliser Internet à des fins de recherche.

Exigences linguistiques :

  • La maîtrise de l’anglais oral et écrit est nécessaire ;
  • La connaissance d’une deuxième langue officielle de l’ONU serait un atout.

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