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MINISTERE DE L’HYDRAULIQUE
RECRUTEMENT D’UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) POUR LA DIRECTION DE COORDINATION DES PROJETS (DCP)
T E R M E S D E R E F E R E N C E
FEVRIER 2019
Contexte et justification :
Le Ministère de l’Hydraulique de la République de Côte d’Ivoire prévoit de mobiliser des ressources pour la mise en œuvre de projets de développement dans le secteur de l’hydraulique. A cet effet, il est créé au sein du Ministère de l’Hydraulique, une Direction de Coordination des Projets dédiés à l’Hydraulique (DCP), en charge de la gestion fiduciaire des fonds extérieurs bilatéraux et multilatéraux dédiés aux projets inhérents à l’hydraulique en Côte d’Ivoire, ainsi que la coordination opérationnelle des activités qui en découlent.
Le personnel de cette Direction sera composé en grande partie de Spécialistes dans les différents domaines de la gestion de projets avec des profils et expertises acceptables par les potentiels Bailleurs des projets.
Aussi, le Ministère de l’Hydraulique a-t-il mandaté le Cabinet CONSEILS TOP MANAGERS D’AFRIQUE (CTMA) pour conduire le processus de recrutement de ce personnel expert selon les procédures appliquées aux projets financés par la Banque mondiale.
Dans le cadre de sa mission, CTMA lance le présent Avis d’Appel à candidature, pour le compte du Ministère de l’Hydraulique, en vue du recrutement d’un(e) Assistant(e) administratif(ve) dont les responsabilités, tâches ainsi que le profil sont définis dans les présents termes de référence.
Tâches et responsabilités :
Sous l’autorité et la supervision directe du Spécialiste en Gestion Financière, le/la titulaire du poste accomplit les tâches suivantes :
Gestion administrative :
- Organiser les réunions, préparer, rédiger et mettre à jour les correspondances, saisir et distribuer les documents nécessaires à la tenue de la réunion ;
- Assurer un accueil de qualité en veillant à la prise en charge des visiteurs ;
- Préparer les missions/Voyage des membres de l’équipe de mise en œuvre du projet, prendre les dispositions relatives à leurs déplacements en assurant la liaison avec les autres services ;
- Réceptionner et enregistrer les courriers Arrivée ;
- Préparer les correspondances et enregistrer les courriers Départ ;
- Distribuer les courriers imputés aux membres de l’équipe et assurer le suivi de leur traitement ;
- Créer et gérer un système de classement et de suivi des dossiers et veiller à leur confidentialité ;
- Tenir et mettre à jour les listes et adresses officielles utilisées dans le cadre des activités des Projets ;
- Effectuer toute autre tâche administrative qui lui sera confiée dans le cadre des activités du projet.
Assistance à la Gestion des Ressources Humaines du projet :
Assister le Spécialiste en Gestion Financière dans la gestion administrative du personnel (dossiers du personnel, élaboration et suivi du planning des congés, élaboration et suivi du planning de l’évaluation du personnel).
Assistance à la Gestion des véhicules :
- Organiser le planning de rotation des chauffeurs pour la mise à disposition de véhicules aux Agences d’exécution et autres structures partenaires de la mise en œuvre du projet ;
- Organiser le planning des chauffeurs pour les missions ;
- Coordonner les activités des chauffeurs pour la transmission des courriers.
Profil recherché :
- Être titulaire d’un Diplôme de niveau minimum Bac + 3 ;
- Avoir au moins deux (2) ans d’expérience professionnelle en qualité d’assistante administrative ;
- Une expérience d’au moins une année au sein d’un projet financé par la Banque Mondiale ou tout autre partenaire au développement sera un atout ;
- Justifier d’une solide maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point) ;
- Avoir une aptitude à la rédaction administrative ;
- Avoir le sens de l’organisation et une capacité à travailler sous pression ;
- Avoir une rigueur, une autonomie, beaucoup d’initiative professionnelle ;
- Avoir un sens des relations humaines et du travail en équipe.
Durée du contrat :
Le contrat de l’Assistant(e) administratif(ve) est d’une durée d’un (1) an renouvelable sur la durée des projets. Le renouvellement du contrat de travail d’une année à une autre sera subordonné à l’évaluation annuelle satisfaisante des performances par le Spécialiste en gestion financière.
Procédure et méthode de sélection :
La procédure de sélection sera conduite conformément au Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement de Projets d’Investissement de la Banque Mondiale, édition juillet 2016.
Le recrutement sera effectué par appel à candidatures et comportera deux (2) phases :
- Une phase de présélection des candidats par l’établissement d’une liste restreinte des candidats les plus qualifiés pour le poste au regard de l’analyse de leurs CV ;
- Une phase d’interview des candidats présélectionnés sur la liste restreinte approuvée par la Banque Mondiale.
Le(la) candidat(e) retenu(e) à l’issue de la phase d’interview sera invité(e) à une séance de négociation de son contrat de travail.
Les dossiers de candidature devront comprendre les documents suivants :
- Une lettre de motivation adressée ;
- Un Curriculum Vitae détaillé incluant les références de trois (3) personnes pouvant attester des compétences techniques et qualité interpersonnelle du candidat ;
- Les copies des diplômes et des attestations de travail figurant sur le CV.
Les candidatures seront déposées sous pli fermé en trois (3) exemplaires (1 original et 2 photocopies) avec la mention « Candidature au poste d’Assistante administrative » au siège du cabinet CONSEILS TOP MANAGERS D’AFRIQUE à Angré 8ème tranche star 10 en face de l’établissement INSSA, Tél : (+225) 22 003 356 / 22 002 030, au plus tard le 04 mars 2019 à 10 h 30 GMT précises.
NB : Les candidats ayant le statut de fonctionnaire devront satisfaire aux exigences de la clause 3.23 des Directives susvisées.