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Recrutement d’une assistante de direction à N’Djaména au Tchad

Recrutement d’une assistante de direction à N’Djaména au Tchad

Publié : 

Categories : Avis de recrutement

Domaines : Administration - Ressources humaines - PlanificationComptabilité - Gestion - Audit - Gestion de projets

Regions : Tchad

Recrutement d’une assistante de direction à N’Djaména au Tchad

La société CHAD INDUSTRIES COMPANY SA recherche une Assistante de Direction pour renforcer la direction générale.

Le poste sera basé au siège de la société C.I.C à Farcha/ dans la Zone industrielle de Farcha.

Descriptif du poste :

Rattaché directement à la direction générale, vous assurez le support sur l’ensemble des taches citées ci-dessous :

Rôles du l’Assistante :

Voici une liste non exhaustive des activités que peut être amené à effectuer une assistante de direction dans la société CIC :

  • Responsabilités : Assister la direction générale CIC dans le cadre de ses fonctions et organiser la circulation de l’information entre les différents collaborateurs et en s’assurant que celle-ci est correctement codifiée et archivée ;
  • Missions et activités : Analyser tout document adresser à la direction générale et celle de la trésorerie locale afin de permettre une prise de décision conséquente dans l’intérêt de l’entreprise, ceci sous la supervision du Directeur Général et conformément à l’éthique et aux meilleures pratiques du métier.

Mission Managériale :

  • Assister à des réunions de comité de direction ;
  • Capacité à endosser des responsabilités.

Taches Principales :

  • Vérification pour enregistrement codifié de tous les courriers émis et reçus ;
  • Gestion des Agendas et des appels téléphoniques, courriers, voyages ;
  • Analyser les résultats et propose les voies de progrès ;
  • Lien fonctionnel entre l’usine et la direction générale ;
  • Suivi de l’exécution des dossiers de la direction générale ;
  • Organisation des réunions et des déplacements du directeur général ;
  • Prise en charge de qualité des visiteurs et des appels sur le standard de la direction générale ;
  • Gestion de la logistique (Commande Matériel de bureau, café, thé…) ;
  • Gestion et confrontation des bons de Commande / livraison effective, Formulation de l’éventuelle réclamation ;
  • Envoi de la réclamation au fournisseur.

En résumé :

L’assistante assure l’accueil des fournisseurs, la réception et la rédaction du courrier.

  • Elle assure le secrétariat, le suivi des dossiers, des chantiers, des plannings et des tableaux de bord ;
  • Elle assure le suivi des commandes passées auprès des fournisseurs : devis, contrats, bons de livraison, factures et paiements ;
  • L’assistante suit les offres commerciales et le portefeuille de clients. Il prépare les devis et les réponses aux appels d’offres et, après validation par le directeur général, les transmets aux clients ;
  • Elle prend en charge la facturation des clients, le suivi du recouvrement des factures. Elle assure l’enregistrement comptable et peut suivre la trésorerie ainsi la gestion de la caisse ;
  • Elle assure la liaison avec les banques.

Responsabilités partagées :

  • Hygiène et propreté du bureau ;
  • Gestion des parafeurs destinés à la direction générale ;
  • Saisie et enregistrement des données ;
  • Achat du matériel de bureau et bureautique ;
  • Fermeture et ouverture des bureaux ;
  • Accueil des partenaires et tous autres visiteurs ;
  • Gestion de la boîte internet de l’entreprise.

Elaborer avec rigueur le cahier des charges des fournisseurs selon les besoins :

  • Spécifier les besoins des services internes ;
  • Définir le coût de revient maximum par rapport au prix de vente des modèles ;
  • Cumuler les coûts de pièces et de temps, d’après la nomenclature provisoire du prototype, avec un taux d’inconnues ;
  • Proposer des modifications pour rectifier le prototype et réduire son prix de revient ;
  • Négocier les achats avec chaque fournisseur ;
  • Négocier avec chaque fournisseur des quantités prévisionnelles de produits aux meilleures conditions de qualité, prix et délais ;
  • Définir les conditions de commande, livraison, paiement etc. ; établir un contrat d’achats en prenant toutes les garanties techniques, économiques et juridiques nécessaires.

Rechercher de nouveaux fournisseurs pour des investissements, des produits ou services :

  • Prospecter les marchés, s’informer sur de nouveaux fournisseurs potentiels via Internet, les salons, magazines et bases de données ; actualiser sa base d’informations en l’élargissant à l’international ;
  • Mettre en concurrence les fournisseurs susceptibles de répondre aux impératifs de coûts, délais et quantités, les sélectionner d’après les critères définis avec la direction de l’entreprise.

Suivre les fournisseurs et résoudre les problèmes ou litiges :

  • Recueillir, les informations nécessaires au suivi des fournisseurs ;
  • Suivre l’exécution des contrats, relancer si besoin les fournisseurs afin de limiter les erreurs ou retards de livraison ;
  • Contrôler les marchandises livrées, leurs conditions de transport, et /ou la conformité des services ;
  • Contrôler les factures, régler les litiges ;
  • Evaluer la qualité des fournisseurs.

Assiste mais n’est pas Responsable (A) :

  • Assister le Chef Comptable et le contrôle dans le classement et l’archivage des documents ;
  • Participer à la mise en place d’un esprit d’équipe au sein de l’entreprise ;
  • Travaille en étroite collaboration avec le responsable des achats et le responsable des opérations ;
  • Collaborer avec les Responsables d’usine dans le suivi des dossiers ;
  • Inciter au respect des horaires de travail ;
  • Contribuer à la mise en place de base de données de l’entreprise ;
  • Classer et archiver tout document adressé à la direction générale.

Résultats attendus :

  • Répertoire des documents archivés ;
  • Répertoire des courriers émis et reçus par date ;
  • Agenda à jour du Directeur Général ;
  • Fichiers électroniques des différents dossiers.

Disponibilité des données :

  • Rendre disponible les données enregistrées pour exploitation commune ;
  • Dispatching courrier en interne et expédition du courrier externe.

Procédure :

  • Maîtriser toutes les procédures administratives de l’entreprise ;
  • Proposer des améliorations nécessaires.

Suivi des activités :

  • Aider à la mise et le suivi de la feuille de route des collaborateurs ;
  • Aider à l’analyse des informations et données commerciales ;
  • Prix, qualité et délais des produits achetés améliorant la rentabilité ;
  • Flux tendus sans rupture de stocks ni de surstocks, fournisseurs fiables ;
  • Tableaux de bord actualisés.

Relations interpersonnelles :

  • Développer des relations cordiales avec les collègues ;
  • Communiquer les décisions du directeur Général au personnel en temps réel.

Acquis & Connaissances :

  • Correspondance administrative ;
  • Notions en industries de production ;
  • Communication d’entreprise ;
  • Organisation et planification ;
  • Maîtrise de l’informatique pour gestionnaire ;
  • Compréhension de l’environnement socio-économique ;
  • Capacité à suivre plusieurs dossiers à la fois ;
  • Savoir gérer son temps ;
  • Utilisation d’outils bureautiques (traitement de texte, tableur,…) ;
  • Maîtrise des langues ;
  • Maîtrise de la rédaction.

Qualifications requises :

  • Minimum Licence en Administration, Gestion d’Entreprise ou Comptabilité & Gestion des Organisations avec une expérience professionnelle significative de minimum 3 ans dans le domaine Administrative & Finance ;
  • Anglais/Français.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Candidature :

Les personnes intéressées par ce poste sont priées de faire parvenir leurs dossiers (CV détaillés + Lettre de Motivation+ diplômes +certificats de travail) candidature à envoyer directement par mail : recrutement@chadindustriescompany.com.

NB : Nous demandons aux candidats qui n’ont pas le profil de s’abstenir et Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.