Save the Children: Avis de recrutement d’un sponsorship grant coordinator
Sauvegarde de l’enfant:
Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec enfants ou jeunes gens aussi fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) ou de façon intensive (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou toute une nuit) parce qu’ils travaillent dans des programmes-pays ; ou vont visiter les programmes du pays ; ou parce qu’ils sont chargés de la vérification des références et le processus du Vetting du personnel.
Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE):
- S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, décideurs et autres) comprennent pleinement les dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures
Locales/procédures du Pays.
- Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussibien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de soupçons d’abus commis sur les enfants.
- S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de mise en œuvre.
- Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres de la communauté d’une manière générale.
- Etre vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et professionnelle.
Le but du rôle:
Le parrainage des enfants (Child Sponsorship) est une source importante de levé de fonds pour Save the Children au Mali. Dans les cercles de Sikasso et Yorosso, il lui permet de mettre en œuvre plusieurs programmes (développement de la petite enfance, santé et nutrition scolaires, éducation de base, santé sexuelle et reproductive des adolescents, activités génératrices de revenus, sécurité alimentaire) pour répondre positivement à des besoins fondamentaux des enfants et de leurs familles et communautés.
Save the Children International (SCI) est la première organisation indépendante au monde pour les enfants. Sa vision est un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation.
Sa mission est d’obtenir des avancées décisives dans la façon dont le monde traite les enfants et de réaliser des changements immédiats et durables dans leurs vies.
Dimension du poste
Rapporte à: Directrice des Awards directement et au Sponsorship Manager indirectement
Staff sous la supervision de ce poste: Aucun
Responsabilité budgétaire: Aucune
Dimensions du Rôle:
Il doit s’assurer que le contrat des partenaires met un accent particulier sur leur responsabilité vis-à-vis des enfants dans leurs relations de travail avec Save the Children. Il doit faire une évaluation de la capacité des partenaires à travailler avec Save the Children pour s’assurer qu’ils n’exploitent pas des enfants pour servir Save the Children (exemple : exploitation des enfants dans des ateliers, magasins, etc.)
Principaux domaines de responsabilité :
Budget
- Réaliser tous les mois le suivi budgétaire du Sponsorship et présenter l’analyse financière du projet à la direction du Sponsorship
- Réaliser des projections budgétaires à échéances régulières de sorte à s’assurer de l’optimisation des ressources budgétaires dans le respect des règles d’éligibilité et de flexibilité du Sponsorship
- Surveiller les budgets pour éviter des sous-dépenses ou sur-dépenses, s’assurer que les dépenses se produisent comme prévu et que les écarts sont relevés et corrigés
- S’assurer que les coordinateurs de programmes sectoriels sont conscients de leurs ressources budgétaires, et sont capables de contrôler respectivement leurs budgets
- Soutenir l’équipe du Sponsorship en révisant et mettant à jour le budget du projet
- Assurer que Sponsorship paie sa quote-part des frais généraux du bureau et des salaires du personnel de support conformément à ce qui a été approuvé dans le budget
- Assurer que le budget approuvé du Sponsorship est posté dans le logiciel de finance de Save the Children
Gestion Financière and Production de Rapports
- Produire des rapports mensuels d’analyse des dépenses actuelles par rapport au budget pour la direction du Sponsorship
- Soutenir les coordinateurs de programmes dans l’analyse des rapports de dépenses par rapport au budget et apporter un appui au planning des dépenses dans les délais prévues
- Créer les codes budgétaires appropriés pour faciliter le suivi du budget et informer le staff des codes budgétaires à utiliser pour le suivi et la gestion budgétaire
- Assurer que toutes les transactions sont chargées sur les codes budgétaires appropriées, le cas échéant procéder aux reclassements
- Collaborer avec le bureau pays de Save the Children pour assurer un flux de trésorerie et liquidité suffisants pour couvrir les activités du Sponsorship
- Réviser et réconcilier les rapports pour la soumission aux Membres, assurer que les dépenses sont conformes aux règlements de Save the Children et du Sponsorship, proposer des ajustements si nécessaire
- Préparer les rapports financiers mensuels, trimestriels et annuels
- Mettre les transactions du Sponsorship selon les codes de compte dans le système financier informatisé
- Réviser et contrôler les pièces justificatives de chaque accord de paiement selon les politiques et procédures de Save the Children
Gestion des Subventions et Sous-Accords
- Etre responsable de la gestion des aspects contractuels du Sponsorship tout en garantissant la conformité aux procédures financières et administratives de Save the Children et du Sponsorship
- Gérer toutes les informations contractuelles sur AMS en veillant au respect des délais
- Travailler avec tous les départements et fonctions au sein du bureau pays pour faire en sorte que les informations par rapport au Sponsorship soient disséminées aux programmes, logistiques, finances, ressources humaines, etc. pour leur permettre d’opérer dans le cadre des politiques et procédures du Sponsorship
- Développer, exécuter et suivre de près les sous-contrats conformément aux normes de gestion de Save the Children
- Suivre et vérifier les rapports périodiques et les pièces justificatives des partenaires pour assurer la conformité avec les contrats, le budget approuvé et les règlements de Save the Children et du Sponsorship
- Signaler toute insuffisance constatée dans la vérification des pièces justificatives et prendre des actions immédiates pour les corriger
- Maintenir de bonnes relations et une communication effective avec les partenaires du Sponsorship
- Développer et mettre en œuvre des plans de renforcement de capacités des sous-partenaires du projet sur la gestion des finances, les aspects administratifs et sur la conformité aux règlements de Save the Children et du Sponsorship
- Assurer, tout au long de l’année fiscale, la bonne affectation des fonds, et le respect du cadre contractuel en matière de règles d’éligibilité (date, nature et procédures d’achat) et d’échéances de rapportage
- Effectuer des visites au sous-bureau, dans les communautés d’intervention et chez les partenaires du Sponsorship pour apporter un appui et vérifier les procédures et documentation liés à la gestion financière et contractuelle du Sponsorship
Politiques et Règlement de Save the Children et du Bailleur
- Comprendre tout le contenu du Sponsorship sur le plan contractuel, budgétaire, opérationnel et programmatique
- Apporter un appui à l’équipe du Sponsorship et à ses partenaires sur les bonnes pratiques et les procédures financières (budgets, rapports, timesheets, etc.)
- Former les partenaires sur le traitement efficace des transactions financières et assurer une documentation ordonnée en conformité avec les principes et normes d’audit
- Informer et renforcer les capacités du staff du Sponsorship et des partenaires d’exécution sur les exigences de Save the Children et du Sponsorship
- Organiser des formations sur la gestion des contrats et sur les règlements du Sponsorship pour les partenaires
Autres
- Servir en tant que membre clé de l’équipe du Sponsorship du Mali en contribuant activement aux planifications stratégiques et opérationnelles, aux prises de décisions budgétaires, etc.
- Maintenir un bon système de documentation et d’archivage organisé et sécurisé pour tous les documents associés en rapport avec l’accord principal et les sous-contrats
- Préparer les documents d’audits
- Aider au développement des outils pour renforcer le contrôle interne
- Exécuter toute autre tâche demandée et discutée avec son supérieur fonctionnel et matriciel
COMPETENCES ET COMPORTEMENT (Nos valeurs en pratique):
Responsabilité:
- Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children
- Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit l’assistance au développement des compétences nécessaires à l’amélioration des performances et applique les mesures appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition:
- Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et son équipe, prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même.
- Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
- Orienté vers le futur, pense stratégiquement
Collaboration:
- Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants
- Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité
- Abordable, à l’écoute
Créativité:
- Développe et encourage les solutions innovantes
- Disposé à prendre des risques calculés
Intégrité:
- Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence
Qualifications et expériences :
- MBA spécialisé en Finances, Gestion ou tout domaine connexe
- Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans les domaines de la finance, de comptabilité et de la gestion des contrats
- Expérience dans la gestion des fonds avec l’USAID ou dans une ONG internationale
- Expérience dans le développement et l’analyse des budgets et des rapports financiers
- Bonne compréhension des systèmes et procédures financiers internationalement admis
- Capacité de gérer un travail complexe et d’exécuter des tâches dans des délais courts
- Expérience dans le renforcement des capacités des collègues et partenaires sur les aspects financiers et contractuels
- Capacité à motiver une équipe, faciliter la coordination entre équipes et apporter un appui à plusieurs niveaux
- Capacité de présenter, discuter, et superviser la conformité du staff aux protocoles financiers et contractuels
- Compétences en informatique de comptabilité, MS Windows, Excel, Word et PowerPoint
- Maitrise du français et de l’anglais (écrit et oral) requise
- Etre disponible pour voyager dans le pays
Responsabilités additionnelles du travail
Les tâches et responsabilités comme énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustifs et le détenteur du rôle peut être appelé à effectuer des tâches supplémentaires de manière raisonnable en fonction de leur niveau de compétences et d’expérience.
Egalité d’opportunité
le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément aux politiques et des procédures de SCI en matière de l’égalité opportunité et la diversité.
Sauvegarde de l’Enfant:
Nous avons besoin d’assurer la sécurité des enfants ainsi que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses, reflète notre engagement envers la protection des enfants contre les abus.
Santé et Sécurité
Le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément à la politique et procédure de Sante et de sécurité de SCI
Dossiers à fournir :
les dossiers de candidatures doivent comporter :
- Un CV détaillé mis à jour ;
- Une lettre de motivation mentionnant le titre du poste ;
- Les copies certifiées des diplômes et attestations de travail ;
- Un casier judiciaire en cours de validité (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) ;
- Les références d’au moins deux précédents employeurs, de préférence des superviseurs directs.
Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 15/09/2018 à 17H00 précises uniquement via l’adresse électronique suivante : mali.recruitment@savethechildren.org
NB : Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews.
Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.
FR: IL est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.
EN: Applicants are advised that Save the Children International does not require any payment or expense during the entire recruitment process. Any request in this direction should be immediately reported.