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Save The Children International Mali recruit a  Finance and Administration Officer

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Date de clôture : mardi 28 mai 2019

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Save The Children International Mali recruit a  Finance and Administration Officer

Sauvegarde de l’enfant:

Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec enfants ou jeunes gens aussi fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus) ou de façon intensive (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou toute une nuit) parce qu’ils travaillent dans des programmes-pays ; ou vont visiter les programmes du pays ; ou parce qu’ils sont chargés de la vérification des références et le processus du Vetting du personnel.

 

Responsabilités générales sur la politique de Sauvegarde de l’Enfant (SE) :

  • S’assurer que les partenaires (enfants, jeunes, décideurs et autres) comprennent pleinement les dispositions de la Politique de Sauvegarde de l’Enfant, le Code de Conduite, et les Procédures Locales/procédures du Pays ;
  • Se comporter/agir en conformité avec les règles de la politique de la Sauvegarde de l’Enfant aussi bien dans la vie personnelle que professionnelle ; cela peut consister à rapporter des cas de soupçons d’abus commis sur les enfants ;
  • S’assurer que la façon/manière de travailler et de s’adresser aux enfants ne les mets pas en danger/ risque, c’est à dire examiner soigneusement en permanence leur travail à l’aide des outils de référence de la Sauvegarde de l’Enfant pour des « défauts/insuffisances » de conception ou de mise en œuvre.
  • Promouvoir les messages de la Protection de l’Enfant aux collègues des autres organisations et ministères gouvernementaux, aux enfants eux-mêmes, aux familles bénéficiaires et aux membres de la communauté d’une manière générale ;
  • Etre vigilant pour observer de possibles abus/maltraitances des enfants dans la vie personnelle et
  • professionnelle.

 

Le but du role :

Le chargé/Officer Administratif et Financier assure le bon fonctionnement des affaires financières, RH et administratives du sous-bureau de Save the Children à Niafounké. En collaboration avec les chefs des projets et le responsable du sous bureau, Il est responsable de la bonne gestion financière de la Base. Il s’assure que le sous bureau respecte les procédures RH/administratives et financières en vigueurs. Il analysera l’information financière et aidera le chef du sous bureau par rapport à la gestion des frais d’exploitation du bureau (staff, équipement, etc…)

Avec l’appui du responsable administration et ressources humaines de la Zone Nord basé à Mopti, il apportera un support RH et admin au responsable du sous-bureau.

 

Dimension du poste : 

Supérieur hiérarchique : Le Responsable des Programmes de Niafounké

Supervision Technique: L’équipe Finance du Bureau Pays et le HR officer du Nord

Dimension : Responsable de la gestion administrative et financière de la Base de Niafounké

Personnel directement sous la responsabilité de ce poste : L’Assistant Financier

Responsabilité budgétaire : Néant

Principaux domaines de résponsabilite :

Responsabilités Financières :

  • Suivre de façon rigoureuse (en ce qi concerne l’exécution financière des activités programmées) les budgets des projets approuvés par les bailleurs ;
  • Maintenir en collaboration avec le Chef de bureau, l’équipe finance et les chefs des projets, les dossiers de toutes les subventions et sous-subventions, conformément aux exigences requises dans la gestion des subventions ;
  • Assurer la gestion quotidienne du Département Finance/sous bureau de Niafunké ;
  • Effectuer l’inventaire systématique de la petite caisse ;
  • Réviser le rapport financier et narratif des partenaires bénéficiaires, en vérifier l’exactitude mathématique et la conformité avec les clauses des subventions et contrats, s’assurer que la documentation est complète ;
  • Appuyer les équipes programmes dans le suivi et le rapportage hebdomadaire ;
  • Préparer et contrôler le GLACOS de caisse, avant de soumettre à Bamako;
  • Suivre minutieusement la justification des avances ;
  • Vérifier la conformité des factures soumises par les fournisseurs au projet pour paiement en fonction des exigences des bailleurs ;
  • Effectuer tous les paiements approuvés;
  • Assurer un classement régulier et adapté des archives financières et comptables ;
  • Travailler avec le chef de Bureau/Responsable des programmes, les équipes programmes et la logistique pour s’assurer que le suivi des projets effectif, notamment en ce qui concerne le suivi financier ;
  • Analyse des coûts ;
  • Analyse les frais d’exploitation mensuels du sous bureau de Niafounké ;
  • •La présentation de l’analyse des coûts au Chef de sous bureau de Niafounké pour la prise de décision sur le contrôle de coûts ;
  • Allocation des ressources des coûts :
    • Réaliser un suivi de l’allocation des ressources de SCI sur les projets de la zone de Niafunké ;
    • Recouper les allocations avec les autres départements ;
    • Présentation de l’allocation des ressources du sous bureau au Directeur Financier Pays et au Directeur des Opérations pour une décision appropriée.

Responsabilités RH/Admin :

  • Collaborer et coordonner avec le responsable ressources humaines et administratif de la Zone Nord, basée à Mopti pour toutes les questions liées à la gestion administrative du personnel de Niafounké telles que :
    • Assurer un suivi rigoureux des timesheets ;
    • Assurer la relation avec le service de l’emploi ;
    • Suivre et documenter les mouvements du personnel (congés, permission, maladie professionnelle etc…) ;
    • Coordonner et suivre l’élaboration des évaluations de performance annuelles du personnel de Niafounké ;
    • La coordination de l’orientation des nouveaux employés ;
  • S’assurer que les procédures RH sont respectées ;
  • Renforcer les liens avec les autres départements/unités et créer des outils de suivi transversaux.

Autres Responsabilités :

Développer et piloter les approches pratiques quotidiennes pour accroitre la sensibilisation sur la fraude, la conformité, la sauvegarde de l’enfant chez le personnel et les partenaires bénéficiaires.

Compétences et comportement (Nos Valeurs En Pratique) Responsabilité :

  • Est responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, respecte et fait respecter les valeurs de Save the Children ;
  • Responsabilise l’équipe et les partenaires – leur laissant la liberté d’atteindre les résultats de la meilleure façon, fournit le développement nécessaire à l’amélioration des performances et applique les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition :

  • Fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même (et son équipe), prend la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à en faire de même ;
  • Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres ;
  • Orienté vers le futur, pense stratégiquement.

Collaboration :

  • Construit et maintien des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les Membres, les partenaires extérieurs et les sympathisants ;
  • Valorise la diversité, la considère comme une source de compétitivité ;
  • Abordable, à l’écoute.

Créativité :

  • Développe et encourage les solutions innovantes ;
  • Disposé à prendre des risques calculés.

Intégrité:

  • Honnête, encourage l’honnêteté et la transparence ;
  • Renforce la confiance et la confiance ;
  • Affiche un excellent jugement conforme.

Qualifications et expérciences :

Essentielles :

  • Etre titulaire au minimum d’un diplôme de BAC+3 en finance-comptabilité, gestion ou d’un diplôme équivalent ;
  • Avoir une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans les domaines de la finance/comptabilité et l’administration ;
  • Au moins 3 ans d’expérience de gestion financière de projets financés par les bailleurs institutionnels (ECHO….)
  • Au moins 2 ans d’expérience dans un poste similaire ;
  • Connaissance de divers logiciels financiers et comptables (un plus pour les systèmes AGRESSO) ;
  • Une expérience confirmée dans la surveillance financière, les systèmes budgétaires, et les commandes avec de fortes compétences analyse budgétaires ;
  • Aptitude avérée à préparer les budgets et les rapports financiers pour les bailleurs de fonds ;
  • Solides compétences d’organisation, en relations interpersonnelles et en gestion du temps dans des équipes dynamique et dans un environnement difficile ;
  • Excellentes compétences en communication orale et écrite ;
  • Très bonne maîtrise de l’Excel, Word, PowerPoint et l’utilisation d’Internet ;
  • Maîtrise parfaite du français écrit et parlé; Des notions d’anglais est un plus ;
  • Habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement et correctement et capable de gérer un volume élevé de la charge de travail ;
  • Capacité démontrée de polyvalence ;
  • Sens de la responsabilité, de la rigueur, de la confidentialité et de l’honnêteté.

Desirables

  • Bonne connaissances du Nord surtout de la zone d’intervention ;
  • Bonne connaissance des procédures de Save the Children ainsi que des bailleurs institutionnels.

Responsabilités additionnelles du travail :

Les tâches et responsabilités comme énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustifs et le détenteur du rôle peut être appelé à effectuer des tâches supplémentaires de manière raisonnable en fonction de leur  niveau de compétences et d’expérience.

Egalite d’opportunité :

le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément aux politiques et des procédures de SCI en matière de l’égalité opportunité et la diversité.

Sauvegarde de l’Enfant :

Nous avons besoin d’assurer la sécurité des enfants ainsi que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses, reflète notre engagement envers la protection des enfants contre les abus.

Santé et Sécurité :

Le détenteur du rôle doit accomplir les tâches conformément à la politique et procédure de Sante et de sécurité de SCI.

 

Dossiers à fournir :

Les dossiers de candidatures doivent comporter :

  • Un CV détaillé mis à jour ;
  • Une lettre de motivation mentionnant le titre du poste ;
  • Les copies certifiées des diplômes et attestations de travail ;
  • Un casier judiciaire en cours de validité. (n’est obligatoire qu’une fois retenu au poste) ;
  • Les références d’au moins deux précédents employeurs (de préférence les superviseurs directs).

Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 28 Mai 2019 à 17h00 à l’adresse email suivante : [email protected]

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les  interviews. Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.

FR: IL est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.

EN: Applicants are advised that Save the Children International does not require any payment or expense during the entire recruitment process. Any request in this direction should be immediately reported.

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