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Save the children  recrute un Coordinateur supply chain -Niger

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Date de clôture : Thursday 4 July 2019

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Save the children  recrute un Coordinateur supply chain -Niger

 

But de la fonction :

Sous la supervision du Deputy Chief of Party Opérations, le Supply Chain Coordinator est chargé d’assurer le bon déroulement des activités Supply Chain, le management de l’équipe Supply Chain de WADATA et de veiller à la sécurité des personnes et des biens. Il veillera au bon fonctionnement des véhicules et des équipements. L’objectif global de cette fonction entre en conformité des règles et procédures de Save The Children et de l’USAID.

 

Portée du role :

Sous la direction de : Deputy Chief Of Party Operations, avec matrix management avec le Head of Supply Chain

Staff sous sa supervion directe : 2 Log Assitants (Procurement et Fleet in Zinder), 2 Log Assistants (Gouré and D.Takaya), CO Log Dept.

 

Responsabilités Principale :

  • Organiser tous les processus Supply Chain, y compris l’approvisionnement (sourcing), l’entreposage, les Assets Management, réhabilitations et réparations, les communications et le transport relatifs aux opérations du Programme WADATA en conformité aux procédures et règles SCI et USAID ;
  • Diriger et soutenir tout le personnel Supply Chain travaillant sous sa supervision ;
  • Appuyer l’équipe en charges des vivres (Commodities) dans le transport, la réception et la distribution des vivres ;
  • Appuyer au cas par cas les partenaires clés (NCBA CLUSA, KAIZEN et DEMIE-E) dans la mise en œuvre des activités ;
  • Établir et maintenir de bons contacts avec des fournisseurs, des bureaux du gouvernement, des agences de l’ONU et d’autres ONG quant aux sujets Supply Chain avec participation á des réunions, si applicable ;
  • Rendre compte mensuellement de toutes les activités Supply Chain du Programme WADATA á son supérieur hiérarchique avec partage d’un rapport détaillé et complet ;
  • Recevoir des supervisés les rapports mensuels, les corriger et consolider afin de partager avec le DCOP et le Head of  Supply Chain au plus tard le 05 de chaque mois ;
  • Veiller à la bonne performance de son équipe et ainsi que des KPI Supply Chain de Wadata ;
  • Aider l’équipe de programme avec des conseils logistiques pendant l’élaboration de nouvelles propositions de projet  ;
  • Assurer le contact permanent avec la Coordination Supply Chain de Niamey ;
  • Veiller au respect et à l’application stricte des procédures Supply Chain de Save the Children internationale et toutes exigences du Bailleur USAID ;
  • Exécuter toutes autres fonctions raisonnables demandées par son supérieur hiérarchique.

 

Sécurité : Assister le DCOP OPS dans la gestion de la sécurité du programme.

  • Identifier, analyser et anticiper sur les risques potentiels pour le personnel et les biens ;
  • S’assurer de la compréhension des règles du plan Sécu et de la bonne application de ces règles par le staff du programme ;
  • Rapporter immédiatement au DCOP OPS et au Country Head of Security toutes les informations intéressantes concernant le contexte sécuritaire afin qu’ils puissent prendre les mesures nécessaires en cas d’urgence ;
  • S’assurer que le Bureau SC WADATA et ses structures présentent des conditions de sécurité optimales : équipement anti-incendie, risques électriques nuls, carburant, etc. ;
  • Participer au relationnel avec les Autorités, ONG, partenaires présents sur le terrain .

Gestion des approvisionnements et achats du programme :

  • Développer le plan annuel d’achat (dès réception des budgets dûment validés) en collaboration avec les staffs programmes ;
  • Superviser la mise à jour du plan d’achat et le Procurement Tracker ;
  • Préparer le volet logistique du prévisionnel de la trésorerie correspondant aux achats sous sa responsabilité ;
  • Renforcer les capacités du staff logistique et collaborateurs sur les procédures d’achat et autres procédures logistiques ;
  • Assurer le suivi à jour et la mise en place d’une base de données des fournisseurs ainsi que la gestion/l’utilisation opérationnelle locales des contrats d’achat et des contrats cadres en étroite collaboration avec l’unité d’achat de Niamey ;
  • Veiller que le processus d’approvisionnement seulement dans la gestion des procédures d’achat de cotation unique et simple en assurant que l’identification de la source d’approvisionnement soit faite en se référant à une base des données des fournisseurs pré validée, le processus d’approvisionnement mis en place soit en ligne avec la stratégie d’approvisionnement définie au niveau pays par l’unité d’achat ;
  • Assurer que la gestion du processus d’approvisionnement en cotation formelle est faite sur la base de Zinder sous suivi et contrôle de l’unité d’achat de Niamey ;
  • Participer activement dans le processus des appels d’offres gérés par l’unité d’achat et gérer efficacement les contrats en découlant ;
  • Participer aux comités de sélection des Fournisseurs ;
  • Gestion de la communication entre sa base et l’unité d’achat ;
  • Contrôle interne et pré validation de la qualité des dossiers d’achat consolidés par l’assistant procurement ;
  • Assurer la correcte gestion de l’archivage de tous les documents administratifs liés aux achats et veiller à ce que cela soit placé sur le Sharepoint WCA  ;
  • Veiller aux respects des règles SCI et USAID pendant tout le processus d’achat et reporter immédiatement à la hiérarchie toute déviation ou abus sur les procédures en vigueur

 

La gestion des stock :

  • Servir de point focal pour toutes les entrées et sorties de stock dans le système TIM (Total Inventory Management) au Niveau de Zinder ;
  • Coordonner les inventaires périodiques et procéder à leurs rapprochements ;
  • Contrôler les documents et les marchandises à la réception, en cas de nécessité, organiser un Contrôle Qualité avec les départements techniques concernés ;
  • Veiller aux entrées et sorties de stock selon les procédures ;
  • Coordonner et Gérer le mouvement des marchandises inter bureau et sous bureaux ;
  • Tenir à jour les listes d’inventaires (Asset et GPE) du programme de Wadata de tous ses bureaux ;
  • Préparer le rapport de stock mensuel et le transmettre au DCOP Ops et au Head of Supply Chain au plus tard le 5 du mois ;
  • Effectuer des contrôles inopinés périodique de la gestion des stocks et dresser un rapport .

Le transport des machines :

  • Contrôler le transport des marchandises entre les fournisseurs, le Bureau et les sous Bases (Gouré et D. Takaya) ;
  • Formaliser les contrats avec les prestataires de transport en faisant recours aux contrats cadres en vigueur ;
  • Contrôler les Bons de Livraisons/Réceptions ;
  • Assurer l’archivage des documents administratifs liés aux livraisons ;
  • Supporter les programmes dans leurs activités de transport et de réception.

 

Gestion du parc auto :

  • S’assurer que les mouvements des motos et voitures en ville et sur le terrain sont en règle vis-à-vis de la législation locale et des procédures de l’organisation ; et prévenir tout usage abusif ou inapproprié ;
  • Procéder Périodiquement au contrôle des log books et la bonne utilisation des véhicules ;
  • Organiser et superviser les réparations et la maintenance du parc véhicule en respectant les standards de Save the Children ;
  • Effectuer Périodiquement le contrôle des consommations des véhicules en collaboration avec l’assistant fleet et les chauffeurs ; prendre des mesures correctives ;
  • Veiller au bon respect des règles de conduites des chauffeurs ;
  • S’assurer de la présence des kits outils et pharmacie dans les voitures ;
  • S’assurer de la présence, du bon fonctionnement et de la bonne utilisation des radios, Thuraya, suivant les déplacements et plan de sécurité ;
  • Préparer et assurer les besoins des ressources nécessaires au bon maintien du Parc roulant (pièces de rechange d’origine, recharge tom carte, assurance et autres documents administratifs) ;
  • Préparer le rapport mensuel des consommations et coûts d’entretien et réparation des véhicules à soumettre le 5 chaque mois ;
  • Prendre des mesures correctives appropriés en cas de variation de performance du parc.

Gestion des installations :

  • Assurer le suivi et la gestion d’inventaire des meubles et matériel, établir et mettre à jour la liste d’inventaire et la transmettre au DCOP OPS et au Head of Supply Chain  ;
  • Contrôler l’utilisation des équipements du Programme (normes d’utilisation, etc.) ;
  • Assurer les formations sur la bonne utilisation des équipements ;
  • Veiller aux réparations et maintenances des équipements du Programme ;
  • Actualiser la liste des équipements du Programme en veillant aussi que chaque équipement est bien codifié ;
  • Impliquer les gardiens dans le nettoyage et l’entretien des abords des locaux et maisons.

Encadrement et coaching de l’équipe de Supply Chain :

  • Procéder de manière périodique à une évaluation des besoins en formation adéquates (profil poste) pour le staff Supply Chain ;
  • Convenir avec l’appui du Management du Programme d’un Plan de développement de staff ;
  • Mettre à jour et valider les plannings de travail, faire le suivi des absences ;
  • Préparer les rapports mensuels ;
  • Participer et faire participer ses équipes aux réunions, formations et ateliers à la demande de la hiérarchie ;
  • Faire les évaluations du personnel.

 

Compétences et comportements :

Responsabilités :

  • Endosse la responsabilité de prendre des décisions, de gérer les ressources avec efficacité, de mettre en œuvre et donner l’exemple des valeurs de Save the Children ;
  • Responsabilise son équipe et ses partenaires pour accomplir leurs fonctions – en leur donnant la liberté de les accomplir du mieux possible, de la façon qui leur convient, en leur fournissant de l’aide aux développements nécessaires pour améliorer leur performance et appliquer des mesures appropriées lorsque les objectifs ne sont pas atteints .

Ambition :

  • Se fixe des objectifs ambitieux et stimulants (pour lui(elle)-même et son équipe), endosse la responsabilité de son propre développement et encourage les autres à faire la même chose ;
  • Partage généreusement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres ;
  • Est concerné(e) par le futur, pense de façon stratégique .

Collaboration :

  • Construit et maintien des relations efficaces, avec son équipe, avec les membres et les partenaires externes et les sympathisants ;
  • Donne de l’importance à la diversité, la voit comme une source de force compétitive ;
  • D’un abord facile, sait écouter les autres, on peut lui parler facilement .

Créativité :

  • Développe et encourage des solutions nouvelles et innovantes ;
  • Prêt(e) à prendre des risques calculés .

Intégrité :

Honnête, encourage la clarté et la transparence .

Qualifications :

  • BAC + 4 ans ou Master en Supply Chain, Master en logistique/Transport ou domaine technique assimilé et disposer d’au moins 5 années d’expérience professionnelle en Supply Chain, Logistique/transport (connaissances en milieu humanitaire obligatoire) ;
  • Disposer d’au moins 4 années d’expérience en Gestion d’équipe logistique et Supply Chain ;
  • Disposer d’une bonne expérience en gestion Supply Chain de bases et sous bases ;
  • Respect de la hiérarchie, du Code de Conduite, des procédures internes et règlements intérieurs ;
  • Sens des responsabilités et autonomie (motivation, ténacité, rigueur, réactivité, flexibilité et disponibilité) ;
  • Expérience en management (esprit d’équipe, qualités relationnelles et de communications, diplomatie ;
  • Bonne organisation, qualité de négociation) ;
  • Expérience avérée en gestion des projets/programmes financés l’USAID ;
  • Sensibilisation à la gestion de la sécurité ;
  • Aptitude à travailler sous haute pression et dans un environnement complexe ;
  • Connaissances en informatique (Word, Excel) et en communications (HF, VHF, Satellite…) ;
  • Avoir un permis de conduire catégorie B.

Conditions :

Dispositions finales :

Les candidats intéressés doivent exclusivement envoyer, une seule fois, leurs dossiers (CV + Lettre de motivation) par courrier électronique en faisant mention du poste “ COORDINATEUR SUPPLY CHAIN  en objet du mail à notre adresse : Sciniger.Recruitment@savethechildren.org  au plus tard  04 Juillet 2019  à 17h00 (GMT+1)

 

Aucune candidature physique ne sera acceptée

NB : « Save the Children International dispose d’une politique de défense de l’enfant, dont tout candidat se doit de respecter et défendre. Nous sommes à tolérance « Zero » face à tout cas d’abus sur les enfants ». Save the Children encourage les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap.

 

FR : Il est porté à la connaissance des candidats que Save the Children International ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.

EN : Applicants are advised that Save the Children International does not require any payment or expense during the entire recruitment process. Any request in this direction should be immediately reported as contrary to the values and practices of our organization.

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