Solidarité International recherche un Responsable de Base –  Logisticien Sud – Goré, Tchad

Solidarité International recherche un Responsable de Base –  Logisticien Sud – Goré, Tchad

Pays et base d’intervention : TCHAD, Goré (Logone-Oriental)

Date de rédaction : 01/04/2019
Titulaire actuel du poste : N/A
Date de prise de fonction souhaitée 15/06/2019 sur le terrain
Durée de mission souhaitée : 6 mois
Indication sur le/les programme(s) Programme DIZA en consortium (humanitaire – développement) + projets de réponse de base multisectoriels
Date de fin de financement du poste  : 07/2020
Bailleur(s)  : DUE
Poste placé sous la hiérarchie de : Coordinateur support
Supervision fonctionnelle Directeur pays, Référents siège

• Le responsable de base logisticien assure la représentation de Solidarités International par délégation du Coordinateur terrain sur une base ou sur une zone géographique.
• Il anime la vie de la base et veille à la bonne communication entre les différents services.
• Référent sécurité sur sa base, il s’assure du respect par tous des règles et procédures Solidarités International.
• Le RDB logisticien est responsable du suivi des approvisionnements en outils et matériaux sur les sites d’intervention de Solidarités International.
• Il travaille en collaboration avec les services programme et le département logistique afin de veiller au respect des procédures logistique Solidarités International en terme de transport de d’équipement et de matériel et de
• gestion de stocks. Il assure le bon fonctionnement des équipements terrain, ainsi que des bases et guesthouses avancées.

Responsabilités :

Liste des principales activités :

Coordination et suivi :

• Assurer l’animation, développer la cohésion de l’équipe ;
•  Veiller à la coordination et à la communication entre les différents services ;
• Gestion de la sécurité sur la base ;
• Etre responsable de la sécurité des équipes et des biens sur sa base, sous la supervision du CDM ;
• Suivre et analyser et la situation sécuritaire et s’assurer de sa compréhension par les équipes ;
• S’assurer du briefing géo-politico-sécuritaire à tous nouveaux arrivants sur sa base ;
• Sous la supervision du CDM, s’assurer de la mise à jour régulière des documents et procédures liés à la sécurité
•  S’assurer du respect par tous des règles et procédures de sécurité sur sa base ;
• S’assurer de la mise en place d’une veille sécurité permanente ;
• Assurer la gestion immédiate des incidents de sécurité pouvant survenir sur sa base et en avertir immédiatement le CDM.

Reporting / communication / représentation :

• S’assurer que les informations clés circulent correctement, sur la base et entre la base et la coordination ;
•  Collecter et compiler les informations opérationnelles et les rapports des équipes et transmettre à la coordination selon le planning défini ;
•  Gérer et centraliser les communications internes et externes sur la base ;
• Etre le représentant officiel de Solidarités International sur sa base auprès des intervenants de l’aide, des autorités administratives, politiques et locales, de la société civile et des médias ;
•  Etre un participant actif aux forums humanitaires et réunions de coordination.

Gestion de l’approvisionnement :

• Participer au processus des achats avec l’acheteur pour la sélection des marchandises et des fournisseurs en
  veillant au respect des règles et procédures de validation ;
• Négocier les prix, les délais et les modalités de livraison ;
• Assurer avec l’acheteur le suivi des relations avec les fournisseurs ;
•  Assurer l’approvisionnement des chantiers en matériaux, outils et consommables (carburant, lubrifiant, outils et équipement de protection, etc. ) ;
• Assurer le lien entre les programmes et la logistique en faisant un état hebdomadaire des besoins sur le chantier ;
•  S’assurer de la bonne correspondance entre les chargements des camions vers les sites/chantiers concernés, les bons de livraison, et les bons de sortie de matériel délivrés par le service technique ;
• Communique au logisticien base les besoins en véhicule et travailleurs journaliers nécessaires à ces livraisons.
• S’assurer de la bonne réception des matériaux par les personnes focales identifiées et validées par l’équipe programme sur les sites d’intervention ;
•  S’assurer que les matériels désignés par les superviseurs chantier sont bien rapportés au stock et communique au logisticien base les besoins en véhicules et travailleurs journaliers afin de réaliser cette tache.

Assurer une bonne coopération entre le service logistique et les équipes programme :

• Connaître parfaitement toute la zone géographique d’intervention de Solidarités International ;
•  Communiquer en temps et en heure les problèmes rencontrés lors des livraisons/enlèvements aux équipes programme ;
•  Participer de façon hebdomadaire à la réunion entre les départements logistiques et programme pour connaître les priorités ;
• Proposer, mettre en place et mettre à jour quotidiennement un outil de communication besoins/priorités entre le service logistique et les équipes programme ;

S’assurer de la mise en place des procédures de demande de livraisons/récupération sur site :

•  S’assurer que les bons de livraison sont correctement remplis, en particulier la destination du matériel et la personne destinataire ;
•  S’assurer de la bonne tenue e de l’archivage des fiches de prise de responsabilité du matériel par les responsables de site ;
•  Proposer, mettre en place et mettre à jour quotidiennement un outil de suivi des matériels mis à disposition de chaque chantier ;
• S’assurer de la bonne tenue de tous les documents liés au transport des biens et équipements : bon de livraison, liste de colisage, bon de distribution… ;
• Identifier les forces et faiblesses des procédures de livraison sur le terrain et être force de proposition auprès du Logisticien Base pour optimiser ce fonctionnement.

Du suivi des procédures de stock :

• S’assure de la validité des bons de sorties/d’entrées au stock délivrés par le service Technique (sites concernes, point focal…) ;
• Partage en collaboration avec le responsable de stock, le suivi outils/matériel du stock mis à jour de façon hebdomadaire aux équipes techniques ;
•  Prépare et met à jour la listes des pièces détachées nécessaire au bon fonctionnement des équipements programme.

Travailler en bonne collaboration avec les autres services :

•  Travaille en collaboration avec toutes les équipes programme pour faciliter le déroulement de leurs activités ;
•  Respecte les procédures logistiques mises en place sur la mission ;
• Est attentif à toute menace sécuritaire dans la zone de travail et transmet au Logisticien Base toute information à ce sujet ;
•  S’assure mensuellement que les kits d’urgence et boites à outils sont présentes et complètes dans les véhicules se rendant sur le terrain.

Gestion des équipements terrain :

• S’assurer du bon fonctionnement des équipements sur le terrain : générateurs, moto pompes… ;
•  Planifie la maintenance régulière des équipements utilisés sur le terrain ;
•  Contrôler la consommation de gazole des équipements terrain ;
•  Met à jour de manière régulière l’état de parc des équipements utilisés sur le terrain ;
•  Assure la maintenance des bases et guesthouses avancées (bâtiment, électricité, plomberie et équipements) et rapporter les problèmes rencontrés au logisticien ou à l’assistant logisticien ;
•  Préparer, obtenir la validation et passer les commandes pour les achats effectués sur le terrain en respectant les procédures Solidarités International.

Equipe à encadrer :

Gestion des équipes log-admin de la base de Goré (1 expatrié et une dizaine de staffs nationaux), les nombres suivants sont indicatifs et à confirmer :

• Équipes Admin : assistant Admin, agent Admin, ménagère + quelques journaliers ;
•  Équipes Log : assistant Log, 2-3 chauffeurs + chauffeurs locations + quelques journaliers ;
•  Equipes projet : 15 à 20 personnes.

Compétences requises :

• Connaissance du domaine humanitaire et expérience de l’Afrique Centrale ;
• Solides connaissances des procédures Log et Admin/Fin/RH de SI et des guidelines bailleurs UE  ;
• Bon sens de l’organisation, rigueur et méthodologie, polyvalence, autonomie  ;
• Aisance avec le Pack Office Microsoft (principalement Word et Excel, y compris les formules et TCD) ainsi qu’avec SAGA et Homère ;
• Expérience sur des projets Sécurité Alimentaire et Moyens d’existence et/ou Eau Hygiène et Assainissement est un plus ;
• Expérience avec les logiques de développement est un plus ;
• Expérience dans la supervision d’une ONG locale est un plus.

Conditions de vie :

A Goré les conditions sont moyennes à convenables : isolement relatif (petite ville) mais présence de nombreuses ONG. Très bon cuisinier, courant jusqu’à la nuit (en attente de raccordement du HCR pour électricité toute la nuit, forte chaleur saisonnière), TV et abonnement CanalSat.