Solidarités International recrute un(e) coordinateur(trice) support

Solidarités International recrute un(e) coordinateur(trice) support

Présentation de l’organisation :

Solidarités International développe depuis 2008 des projets dans les secteurs de la Sécurité Alimentaire et Moyens d’Existence (SAME) et de l’Eau, Hygiène et Assainissement (EHA).

 

Responsabilités et descriptif des tâches :

Liste des principales activités :

Gestion de l’approvisionnement :

• Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national et compiler les analyses d’environnement achat effectuées par les logisticiens ;
• Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs ;
• Maitriser les procédures d’achat Solidarités International et celles des bailleurs finançant les programmes de la mission ;
• Elaborer le tableau des marchés lors de la rédaction des proposals, en fonction des BOQ fournies par les responsables de programme et/ou coordinateur programme ;
• Etablir les chronogrammes d’achat en fonction des chronogrammes d’activités et des contraintes logistiques contextuelles et procédurales ;
• Former les logisticiens aux tâches inhérentes à la gestion de l’approvisionnement ;
• Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles et procédures de validation ;
• Contrôler les prévisionnels d’achat des bases et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle de la mission ;
• S’assurer du respect des lignes budgétaires affectées à la logistique ainsi que de leurs consommations ;
• Rédiger les appels d’offre ainsi que les contrats nécessitant une validation de la coordination ;
• Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison ;
• Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs ;
• Prendre connaissance des procédures douanières et de la documentation en vigueur dans le pays d’intervention ;
• Centraliser les achats d’équipements durables en fonction des standards Solidarités International et les faire valider par le responsable achat siège.

Gestion du parc véhicules :

• Dimensionner le parc véhicules en fonction des activités et en assurant l’homogénéité du parc ;
• S’assurer de la mutualisation des véhicules au niveau des bases ;
• Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules de la mission ;
• Définir la composition du lot de bord et vérifier qu’elle est respectée par les bases ;
• Définir les règles liées aux déplacements de véhicules et de personnes et s’assurer de leurs applications sur les bases ;
• Consolider et analyser les consommations mensuelles de carburant ;
• Mettre en place une stratégie d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables ;
• Mettre en place une stratégie de prévention des détournements de carburant et de pièces détachées ;
• Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (log book, contrats, assurances…).

Gestion du parc d’équipements / télécommunication :

• Mettre en place une stratégie de renouvellement du parc ;
• Attribuer les codes logistiques à chacun des équipements entrant dans le parc ;
• Consolider et mettre à jour l’état de parc de la mission en temps réel ;
• Dimensionner le parc d’équipements en fonction des activités et en assurant l’homogénéité du parc et le respect des standards Solidarités International ;
• S’assurer de la mutualisation des moyens de la mission ;
• Dimensionner les moyens de communication sur la mission en fonction des possibilités et contraintes liées au terrain ;
• Prendre connaissance de la législation en vigueur en ce qui concerne le matériel de radiocommunication ;
• S’assurer de la qualité des installations, du bon fonctionnement et de la bonne utilisation des systèmes de communication.

Gestion et suivi du parc informatique :

• Dimensionner le parc informatique de la mission ;
• Mettre en place une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à jour des antivirus ;
• S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique ;
• Offrir une assistance technique aux équipes et organiser des sessions de formation.

Gestion des stocks :

• Consolider et analyser les inventaires de stock mensuels ;
• S’assurer du respect des procédures de stockage et de l’utilisation des formats Solidarités International ;
• S’assurer que les inventaires physiques mensuels sont réalisés et rapprochés des inventaires théoriques ;
• Consolider mensuellement la valorisation des dons sur l’ensemble des programmes de la mission ;
• Proposer une réaffectation du matériel restant en fin de programme.

Gestion des ressources humaines :

• Dimensionner le service logistique de la mission en fonction des programmes ;
• Mettre en place une stratégie logistique et fixer des objectifs aux équipes ;
• Briefer les logisticiens lors de leur arrivée et les appuyer tout au long de leur mission dans l’accomplissement de leurs objectifs ;
• Fournir aux logisticiens des supports et directives de formation ;
• Evaluer le personnel sous sa supervision directe et participer aux EAP des logisticiens de la mission ;
• Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe ;
• Garantir de bonnes conditions de vie et de travail à l’ensemble des équipes de la mission.

Sécurité :

• Déterminer avec l’équipe de coordination les moyens à mettre en œuvre pour assurer la sécurité des équipes ;
• Veiller à la mise en œuvre de ces moyens sur les bases ;
• Former les équipes aux procédures liées aux déplacements, aux moyens de communication et à la sécurisation des bâtiments ;
• Participer à la mise à jour des documents liés à la sécurité ;
• Superviser la réalisation des simulations d’évacuation.

Reporting / Capitalisation :

• Consolider, traiter et analyser les rapports logistiques mensuels des bases et assurer le reporting logistique vers le siège selon la périodicité définie ;
• Participer activement à la rédaction des proposals et des rapports bailleurs pour les parties logistiques ;
• Capitaliser les informations sur les distances, les prix, les modes et les sociétés de transport ;
• Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que sur la documentation en usage (import – export, exonération, taxes) ;
• Faire remonter les dossiers achat des programmes clôturés au siège selon la périodicité établie ;
• Participer aux réunions de coordination relatives à la logistique, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation ;
• Etre l’interlocuteur privilégié du siège pour tout ce qui à trait à la logistique ;
• Superviser l’archivage des documents logistiques.

Analyse du contexte socio-économique :

• Identifier les partenaires administratifs ;
• Suivre l’évolution des cours monétaires, des prix et du niveau des salaires.

Gestion des ressources humaines expatriées et nationales :

• Participer à l’accueil et au briefing administratif du personnel expatrié ;
• Garantir le respect des procédures de recrutement et d’embauche: valider les besoins en recrutement sur la mission, les profils de poste et les contrats ;
• Superviser l’archivage, la tenue et la sécurisation des dossiers du personnel Solidarités International ;
• Informer les différents membres des équipes de coordination sur la méthodologie des EAP, sur leurs objectifs et leurs finalités, et s’assurer de leur mise en place ;
• Etre le moteur pour la mise en place et l’amélioration de la politique de formation Solidarités International et suivre l’évolution du personnel ;
• Garantir le respect des procédures disciplinaires et valider les sanctions éventuelles ;
• Valider les salaires avant paiement ;
• S’assurer que les déclarations et paiements sont effectués aux organismes concernés ;
• En collaboration avec le siège et le CDM, participer à la définition de la politique salariale et sociale Solidarités International et les mettre en application. Evaluer les risques liés aux changements de politique salariale et sociale ;
• Impulser la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur les bases et appuyer la gestion et le règlement des conflits ;
• Mener les réunions et la communication avec le personnel ;
• Consolider et mettre à jour l’organigramme de la mission ;
• Actualiser le Règlement Intérieur et le manuel RH en fonction de l’évolution du cadre juridique et légal, ou de l’évolution de la compréhension de ce même cadre ;
• Participer à la prévention des risques et abus ;
• Assurer le suivi administratif des contentieux et représenter Solidarités International devant les autorités administratives et éventuellement judiciaires ;
• Superviser la gestion administrative des ressources humaines expatriées.

Gestion d’équipe :

• En concertation avec les administrateurs, définir les besoins en personnel administratif sur la mission et recruter en fonction des moyens alloués et de la stratégie opérationnelle Solidarités International ;
• Coordonner, planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative ;
• Former et évaluer l’équipe administrative ;
• Animer les réunions de l’équipe administrative.

Gestion financière, comptable et budgétaire :

• Définir le circuit et les seuils d’autorisation de dépenses et s’assurer du respect du circuit de validation des achats ;
• Consolider la clôture mensuelle de la comptabilité de la mission ;
• Contrôler les classeurs comptables avant envoi au siège ;
• Consolider et contrôler les tableaux d’affectations ;
• Préparer, suivre et réviser la programmation financière de la mission ;
• Effectuer la consolidation des suivis budgétaires mensuels et s’assurer de l’équilibre financier de la mission ;
• Faire le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités. Proposer des ajustements si nécessaire ;
• Contrôler les coûts de fonctionnement de la mission ;
• Former les cadres de la mission à la manipulation des outils de suivi budgétaire ;
• Préparer et accompagner les audits ou les contrôles éventuels ;
• Préparer et consolider les parties financières des propositions d’opération ;
• Intégrer les nouveaux contrats bailleurs à la gestion financière des projets de la mission selon les procédures Solidarités.

Gestion de trésorerie :

• Gérer les flux de trésorerie entre le siège et la mission et garantir l’approvisionnement des bases ;
• S’assurer, sur toutes les bases, de la bonne tenue des caisses et coffres et de la sécurisation des fonds ;
• Compiler et contrôler les prévisionnels de trésorerie et les faire suivre au siège.

Gestion administrative de la mission :

• Négocier et rédiger les contrats de partenariat avec les partenaires locaux et s’assurer de leur suivi et respect ;
• Superviser l’archivage physique et informatique, ainsi que la sécurisation des documents administratifs ;
• Superviser l’envoi trimestriel des archives administratives au siège après validation du contrôle interne ;
• Identifier et contractualiser un avocat afin de suivre les aspects juridiques et limiter les risques légaux.

Reporting / Communication :

• Assurer le reporting administratif et financier vers le siège selon la périodicité définie par le calendrier administratif ;
• Consolider et éditer les rapports financiers en respectant les procédures administratives des bailleurs de fonds ;
• Nouer et entretenir des relations avec les autorités administratives au niveau national. Effectuer une veille juridique constante, s’informer régulièrement du droit du travail local, valider les informations collectées auprès des cabinets d’avocats et les transposer dans les documents Solidarités ;
• Organiser et animer des réunions d’information et de coordination ;
• Assurer le suivi de l’enregistrement de Solidarités International dans le pays ;
• Participer aux réunions relatives aux aspects administratifs, représenter Solidarités International sur demande et/ou sur délégation ;
• Faire le lien entre le siège et le terrain pour tous les aspects relatifs à l’administration.

 

Profil recherché :

• Formation : Bac + 3 Logistique, Administration, Finance, Comptabilité minimum ;
• Langues : Français ;
• Informatique : Aisance avec le Pack Office Microsoft (principalement Word et Excel), SAGA et Homère ;
• Expérience professionnelle : Expérience d’au moins 5 ans en ONG internationale sur un poste de coordination logistique ou administrateur/ finance / RH ;
• Qualités requises : Adaptabilité ; Honnêteté, résistance au stress, flexibilité, bonnes capacités de planification, organisation et de coordination, Leadership et capacité en encadrement d’équipe, Sens du travail en équipe et sens de la communication

Merci d’adresser votre candidature (CV, lettre de motivation, photocopies des diplômes et attestations de services rendus) au bureau de Solidarités International situé : RDC de l’Immeuble Oumar Cordier, Face Pharmacie Béguinage, N’Djamena à l’attention de : Recrutement-Département RH-Solidarités International Tchad.

Ou par email à : recrutement@solidarites-tchad.org

A l’attention de Avel Pellé, Coordinateur Support

Date limite de dépôt des dossiers : le 04/04/2019

Les candidats convoqués aux éventuels tests et entretiens seront contactés par téléphone ou par mail.

La liste des candidats retenus sera affichée sur le portail du bureau de Solidarités International, à partir du 05/04/2019.

Merci d’avance de l’intérêt que vous porterez à notre offre.

Signature du demandeur

Avel Pellé-Coordinateur Support SOL Tchad.