Winrock recrute un assistant de bureau (Office Assistant) à Dakar au Sénégal
Titre du poste 6 : Assistant de Bureau
Superviseur : Gestionnaire des Ressources Humaines
Lieu : Dakar
Profil :
- Être titulaire d’un Bac +2 en Gestion Administration des Entreprises, ou équivalent ;
- Avoir au moins 3 ans d’expériences professionnelles dans le milieu des ONG ;
- Maîtrise de Microsoft Office ;
- Capacité de travailler avec un minimum de supervision ;
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale ;
- Sens de l’organisation et aptitude à résoudre les problèmes ;
- Maîtrise du français et une bonne compréhension de l’anglais.
Tâches et Responsabilités :
Coordonner avec tout le personnel de Winrock, y compris le personnel de Dakar et le personnel de terrain, les tâches de soutien administratif et logistique :
- Coordonner les dispositions de transport du bureau et la répartition quotidienne des chauffeurs/véhicules du bureau afin d’assurer l’utilisation appropriée des ressources de transport pour répondre le mieux possible aux besoins opérationnels du bureau ;
- Accueillir les invités, répondre au téléphone et les guider dans leurs communications internes et externes ;
- Gérez et suivez un système de correspondance avec structure de référence ;
- Effectuer des tâches liées à la saisie de données et fournir de l’aide pour le classement, l’archivage et la disposition des documents au besoin ;
- Responsable de la rédaction des procès-verbaux des réunions et de la collecte des rapports du bureau ;
- Gérer le stock de fournitures de bureau ;
- Fournit des fournitures en identifiant les besoins en matière de réception, de standard téléphonique, de salle de courrier et de cuisine ;
- Préparer les lettres et les documents conformément aux exigences de gestion et gérer les fichiers électroniques communs sur le réseau ;
- Maintenir et mettre à jour les bases de données de l’organisation ;
- Tenir à jour un système de classement des documents importants et confidentiels de l’organisation ;
- Répondre aux questions des employés et des partenaires ;
- Mettre à jour les politiques du bureau selon les directives ;
- Tenir à jour le calendrier de l’organisation et planifier les rendez-vous ;
- Réservez des salles de réunion au besoin ;
- Distribuer et conserver la correspondance (p. ex. lettres, courriels et colis) ;
- Organiser les déplacements et l’hébergement des visiteurs selon les besoins ;
- Programmer des événements internes et externes ;
- Appuyer la préparation et l’organisation de réunions, d’ateliers et de programmes de formation ;
- Gérer la petite caisse ;
- Fournir un soutien pour le suivi des comptes créditeurs et débiteurs ;
- Autres tâches assignées par le supérieur hiérarchique.
Tous les candidats intéressés doivent soumettre leur curriculum vitae, deux références et une lettre de présentation maximum d’une page.