ACTED recrute un(e) Responsable Conformité et Transparence Régionale Afrique, Niger

ACTED recrute un(e) Responsable Conformité et Transparence Régionale Afrique

 

Description du poste

• Gestion de l’audit interne

Mettre en place le plan régional d’audit interne approuvé : conduire et superviser les missions d’audit interne via une approche de gestion des risques.

• Mettre en oeuvre le plan d’audit régional

• En lien avec la Direction Audit, faire un projet de plan audit régional annuel ;
• Faire le lien avec les Directeurs pays pour s’assurer de la disponibilité de leurs équipes ;
• Réévaluer et mettre à jour le plan d’audit régional de manière régulière pour garantir une approche des risques prioritaires.

 

• Revoir les plans audit pays et superviser leur mise en oeuvre

• Selon la configuration des départements audit des pays, les missions d’audit interne peuvent être conduites par l’équipe audit du pays au niveau de la capitale et des zones. Revoir et suivre la mise en oeuvre des plans audit pays en organisant des rendez-vous téléphoniques réguliers avec le Directeur pays.
• Conduire des missions d’audit interne régionales et superviser les missions d’audit internes pays conduites par l’Adjoint du Coordinateur Technique régional transparence et conformité

1. En lien avec la Direction Audit et le Directeur pays, définir le champ d’application et les objectifs avant de conduire les missions d’audits pays.
2. Différent types d’audits peuvent être conduits : audits de processus, audits de projet, audit spécifique d’enquête sur une fraude, etc…. à la fois au niveau de la capitale et des zones;
3. Envoyer les termes de référence approuvés à l’équipe pays avant la mission ;
4. Revoir les ToRs des missions d’audit régional conduites par l’Adjoint au Coordinateur Technique transparence et conformité avant validation du siège ;
   Termes de Référence-Coordinateur technique Régional Transparence et Conformité Décembre 2016
5. Une fois revus par le Directeur pays et en lien avec le département audit du siège, revoir et approuver les ToRs des missions audit interne pays à conduire par les Chargés de Conformité FLAT.

 

• Mission Audit

1. Organiser et conduire les missions d’audit pays en lien avec la Direction Audit, selon le plan régional Audit et la méthodologie Audit interne d’ACTED ;
2. Garantir la conformité des procédures standards d’ACTED pour tous les cycles de gestion, anticiper et atténuer les risques de conformité et d’audits externes en s’assurant que les opérations sont réalisées (i) en conformité avec les procédures d’ACTED et des bailleurs, avec les obligations légales, et (ii) en optimisant les coûts ;
3. Suggérer des mesures à la Direction Audit du HQ pour atténuer ces risques, discuter des recommandations et résultats principaux avec cette dernière durant la mission ;
4. Coordination interne : faciliter la communication entre les départements et le partage d’informations pour développer un environnement de travail positif.
5. Faire un projet de plan d’action à discuter avec le Directeur pays durant la session de débriefing.
6. Superviser les missions d’audit régionales conduits par l’Adjoint du Coordinateur Technique transparence et conformité (organiser des réunions téléphoniques durant la mission, identifier les problèmes clef, revoir les résultats les plus risqués).
7. Superviser les missions d’audit interne pays conduits par les Chargés Conformité FLAT.

 

• Rapport Audit

1. Envoyer les projets de rapports d’audit pour l’approbation du HQ dans la semaine suivant l’audit – incluant les résultats, analyses, recommandations et le plan d’action proposé durant la session de debriefing avec le Directeur pays
2. Envoyer le rapport d’audit approuvé à l’équipe pays.
3. Revoir les projets des rapports d’audits régionaux de l’Adjoint au Coordinateur Technique Régional transparence et conformité avant validation du siège ;
4. Une fois revu par le Directeur pays et en lien avec le département audit du siège, revoir et approuver les missions pays d’audit interne conduites par les Chargés de Conformité FLAT.

 

• S’assurer du suivi des recommandations

1. Superviser la mise en oeuvre des recommandations discutées et approuvées avec l’équipe de gestion de la région/du pays et la Direction Audit ACTED ;
2. Organiser une réunion téléphonique mensuelle avec le directeur pays pour réévaluer le plan d’action et revoir les enjeux liés à la mise en oeuvre des recommandations dans des délais opportuns ;
3. Mettre à jour les évaluations des risques en se basant sur le suivi des recommandations.

 

Garantir la mise en oeuvre du système standard FLAT d’ACTED dans la région

1. S’assurer que le système des standards FLAT ACTED est mis en place de manière pertinente dans les missions de la région ;
2. Contrôler le flux mensuel de documentation émanant des zones et des partenaires en direction du bureau de la capitale.
3.  Sur demande du département Audit du HQ, revoir le rapport mensuel de Conformité (FLA 04) et le TITANIC Audit envoyé par l’équipe Conformité.

 

•  Contrôler la conformité avec les règles et législations du pays

1. Suivre les cas de litiges (employé, fournisseur, etc.) de la région en lien avec les Directeurs pays et la Directrice Audit du HQ ;
2. Suivi de la législation nationale et locale : en lien avec le Responsable Finance pays et le Directeur pays, s’assurer que les législations nationale et locale sont bien respectées (exemption d’impôt, sécurité sociale, droit du travail, etc…) ;
3. Assurer le suivi des exemptions Taxes/TVA : en lien avec le Directeur Finance pays et le directeur pays, s’assurer qu’ACTED se conforme aux lois fiscales et que les exemptions Taxes/TVA sont soumises dans les temps impartis.

 

• Apporter son soutien pour atténuer les risques identifiés « hauts risques »

Fournir un soutien technique aux départements Finance, Logistique, Admin, Audit et Programme et participer à la mise en oeuvre du plan d’action pour atténuer les risques identifiés en 1.1, 1.2 and 1.3 sur demande de la Direction juridique Audit et Transparence du siège.

 

• Audit externe : s’assurer du suivi et de la préparation des audits externes stratégiques et des due diligences dans la région

En collaboration étroite avec le Département Audit du HQ, le Responsable Finance Pays et le Directeur pays :

1. Assurer la préparation des audits externes stratégiques et des due diligences ;
2. Revoir et approuver le projet de la préparation de l’Audit externe (AUD-01) ;
3. Former les partenaires de mise en oeuvre/équipe pays/équipe zone à la préparation de l’audit externe ;
4.  Faciliter et coordonner l’audit, organiser les réunions de lancement et de clôture de chaque audit externe ;
5. Revoir les réponses de gestion au rapport d’audit, envoyées par le directeur pays, les faire approuver ensuite par le département Audit du HQ. Suivre la réception des rapports d’audit signés ;
6. Assurer la mise à jour et la mise en oeuvre du suivi des recommandations des audits externes (AUD-02);
7. Lorsque c’est pertinent, pour un projet ou pour une mission, fournir un soutien technique pour la sélection des sociétés d’audit externe.

 

• Session de formation / leçons apprises / meilleures pratiques

•  Formation et renforcement des compétences

1. Durant les missions d’audit, quand une lacune de savoir-faire ou un besoin de clarification sont identifiés, fournir des formations pratiques sur des champs spécifiques des procédures ACTED.
2. Avec les Directeurs pays, Directeurs régionaux et la Directrice Audit, identifier les besoins en formation des équipes nationales et internationales ou des partenaires de mise en oeuvre, discuter la planification avec la coordination et le département RH pour les formations internes et externes, et les mettre en oeuvre selon les priorités stratégiques et opérationnelles de l’Audit ;
3. Soutenir, entrainer et accompagner l’équipe Audit de la région dans le but de renforcer leurs capacités techniques, en partageant des connaissances au sein de l’équipe audit et en fournissant des lignes directrices de développement professionnel.

 

• Leçons apprises

1. Contribuer à une diffusion proactive et à l’utilisation des leçons apprises lors des activités d’audit (audits internes et externes) au sein des staffs nationaux et internationaux.
2. Organiser et faciliter des sessions d’apprentissage dans le but de recueillir les meilleures pratiques et leçons apprises quand un audit interne/externe est requis ou terminé.
3. Documenter et partager les leçons apprises et les meilleures pratiques en temps voulu et s’assurer que les savoirs acquis contribuent à l’amélioration de la conformité d’ACTED.

 

• Amélioration des processus actuels
  Termes de Référence-Coordinateur technique Régional Transparence et Conformité Décembre 2016

1. Renforcer les processus actuels et la qualité du contrôle interne d’ACTED, basé sur les meilleures pratiques internationales, les exigences des bailleurs, les leçons apprises et les résultats des audits internes et externes
2. Sur demande de la Direction Audit, participer à l’élaboration de politiques spécifiques.

 

• Gestion Transparence/Conformité

1. Minimiser les risques de fraude et corruption en s’assurant du respect des procédures FLATS du code de conduite et de la politique anti-fraude d’ACTED.
2. Gérer les cas de fraude en collaboration étroite avec les Directeurs pays et la Directrice Audit d’ACTED.
3. S’assurer que l’équipe est informée de la politique de transparence et de lanceurs d’alerte d’ACTED.
4. S’assurer que les registres des fraudes (FRA-04) de la région sont bien tenus et mis à jour.

 

• Direction de l’équipe Audit

1. Participer à l’identification des besoins en recrutement avec la coordination pays et la Direction Audit.
2. Sur demande, conduire les recrutements et évaluations en audit et conformité ; former et renforcer les compétences de l’équipe conformité du pays ; identifier les potentiels, et contribuer à la stratégie de mobilité interne;
3. Organiser la formation et le renforcement des capacités des membres de l’équipe conformité afin d’accroître le niveau de technicité et les aptitudes au sein du département.
4. Garantir un environnement de travail positif et une bonne dynamique au sein de l’équipe Audit de la région.
5. S’assurer que les équipes Audit de la région conservent les spécificités d’ACTED notamment ses convictions et ses valeurs, son identité globale, sa cohérence, son indépendance et son impartialité.

 

• Autres

1. Fournir aux responsables et autres membres de l’équipe des mises à jour régulières sur les progrès et défis rencontrés ;
2. Prévenir la Direction Audit du HQ en cas de problème majeur avec un potentiel impact financier ou réputationnel pour le pays.
3. Apporter un soutien technique et opérationnel aux départements Finance, Logistique, Admin, Audit et Programme sur demande des Directeurs du siège (dans le cadre des missions d’urgence, transitions ou d’intérim).
4.  Effectuer toute autre tâche assignée par le manager direct.

 

Expériences / Formation

Bac +5 finance, comptabilité, contrôle de gestion
Au moins 2 ans d’expérience en finance et si possible dans le milieu du développement et relations internationales
Fortes compétences en management
Compétences rédactionnelles
Expérience à l’étranger
Expérience en management et formation
Capacité à travailler dans des situations tendues et sous pression

 

Qualité du candidat

Salaire défini en fonction de la grille des salaires ACTED
Allocation de frais de vie mensuelle
Logement en guesthouse et nourriture pris en charge par ACTED
Billets d’avion pris en charge par ACTED
Sécurité sociale, mutuelle et rapatriement pris en charge par ACTED

 

Dossier de candidature

Envoyez votre candidature (CV + lettre de motivation+références) à jobs@acted.org avec pour objet Réf: RFLATM/NIG