La GIZ recrute une Secrétaire-réceptionniste pour son Projet SARES, N’Djamena, Tchad

La GIZ recrute une Secrétaire-réceptionniste pour son Projet SARES, N’Djamena, Tchad

 

 

AVIS DE RECRUTEMENT EXTERNE

La GIZ est une institution de la Coopération Allemande au Développement dont la mission essentielle est la mise en œuvre des projets et programmes dans les secteurs du développement économique et social.

Elle recrute une Secrétaire-réceptionniste pour son Projet SARES.

INFORMATIONS SUR LE POSTE

Intitulé du poste : Statut : Bande de rémunération : Lieu de recrutement et de travail : Date de prise de service : Supérieur hiérarchique :

Secrétaire-réceptionniste Personnel National de droit Tchadien 2A N’Djaména Dès que possible Conseiller technique principal

DOMAINE DE RESPONSABILITE

La titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

• Assure le respect des procédures de la GIZ dans les domaines en charge ;
• Assure une coordination efficace avec l’équipe de l’Antenne de la GIZ à N’Djamena et d’autres projets.
• Etablissement des correspondances diverses (notes de services, lettres officielles, procès-verbaux, demande de services/achats, appel d’offres, ordre de mission etc.) ;

• Exécution quotidienne des services d’accueil et de secrétariat
• Gestion fluide et sans dérangement des appels entrants et sortants ;
• Représentation du Bureau centrée sur les clients et le service : accueil téléphonique irréprochable, accueil personnel des visiteurs et visiteuses et espace d’attente soigné ;
• Services téléphoniques concernant la GIZ ;
• Tâches de secrétariat et bureau du projet d’ordre général.

Dans ce cadre, la titulaire du poste a les attributions suivantes :

ATTRIBUTIONS

• Enregistrer, documenter et organiser régulièrement le courrier entrant et sortant (correspondances, emails, paquets et messages à délivrer) ;
• Identifier les dossiers conformément aux règles de classement de la GIZ ;
• Organiser les supports d’information et les assembler ;
• Photocopier et numériser des documents en fonction des besoins ;
• Prendre des dispositions pour se faire remplacer en cas d’absence ;
• Prendre note et présente les procès-verbaux lors des réunions du projet ;
• Préparer les notes de services et procède à leurs publications sur demande de son supérieur ;
• Prêter assistance pour la documentation des Ateliers, des réunions et des procès-verbaux ;
• Recevoir et envoyer les courriers et autres documents administratifs à l’Antenne de la GIZ et aux autres partenaires ;
• Répondre au téléphone, traiter, reprendre ou transférer les appels et les messages ;
• S’occuper de distribuer/réceptionner les documents ou paquets à destination ou en provenance de bureau de poste, services gouvernementaux, ambassades, etc. et en assume la responsabilité ;
• Saisir les demandes de services/appels d’offres.
• Signaler les dommages à l’expert administratif, organiser et contrôler l’entretien et la réparation des équipements de bureau.
• Suivre les dossiers administratifs des dossiers de ressources humaines (carte d’assurance maladie, badges etc.)
• Tenir une liste des numéros à rappeler pour tous les appels entrants auxquels les collaborateurs ou les collaboratrices concernés n’ont pas pu répondre directement ;
• Trier et distribuer le courrier entrant (messages électroniques, télécopies, autres documents officiels) ;
• Utiliser le répondeur téléphonique de manière appropriée ;
• Veille r à la disponibilité de magazines.
• Veiller à la disponibilité des fournitures de bureau nécessaires ;
• Veiller à l’établissement ou à la mise à jour régulière d’un répertoire de personnes contenant les coordonnées de contact (numéros de téléphone et de télécopie et adresses électroniques) ;
• Veiller au confort des visiteurs en leur proposant des journaux, rafraîchissements, etc.
• Assumer  d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur ou en fonction des besoins.

QUALIFICATION, COMPETENCES ET EXPERIENCES REQUISES

1. Qualification

• • Disposer d’un diplôme BAC+2 dans l’un des domaines : secrétariat et bureautique, gestion des entreprises avec spécialisation en secrétariat ou autres domaines pertinents.

2. Expérience professionelle

• • Avoir au moins deux ans d’expérience pertinente comme secrétaire ou assistante de direction ;
  • Une expéirnce dans une organisation internationale est un plus.

3. Compétences et aptitudes exigées

• • Avoir d’excellentes compétences rédactionnelles en Français, une orthographe irréprochable, un esprit analytique et de synthèse ;
  • Avoir une bonne connaissance de l’arabe local ; La connaissance de l’Anglais est un atout considérable ;
  • Avoir une excellente maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et de l’internet ;
  • Une connaissance des systèmes, procédures administratives et règles de la GIZ est un atout considérable ;
  • Avoir une bonne connaissance de la zone d’intervention ;
  • Bonne présentation dans l’attitude et la tenue vestimentaire ;
  • Avoir une intégrité et des valeurs éthiques irréprochables et être méticuleux, rigoureux, vigilent, avoir le sens de l’organisation

4. Compétences et aptitudes requises

• • Capacités à établir et à entretenir de bonnes relations de travail et avoir un goût pour le travail en équipe ;
  • Bonne capacité d’innovation, d’organisation et d’autonomie ;
  • Sens aigu de l’organisation et grande capacité à réaliser un travail autonome et de respecter les délais impartis ;
  • Discipline et ponctualité ;
  • Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.

CANDIDATURE

Dossier de candidature

Une lettre de motivation adressée à la Directrice de Portefeuille ;   Un CV actualisé avec au moins 3 références professionnelles joignables avec mails et téléphone ;   Une copie d’une pièce d’identité officielle valide. LES DOSSIERS INCOMPLETS ET/OU SANS REFERENCES NE SERONT PAS CONSIDERES

Adresse de dépôt de dossier

Les candidates intéressées dont les profils répondent aux critères du poste sont priées de faire acte de candidature AU PLUS TARD LE VENDREDI 9 FEVRIER 2024 à 12h00 à l’adresse : hr-tschad@giz.de   L’email doit avoir pour objet : SECRETAIRE-RECEPTIONNISTE NB : Les candidates sont recrutées sur le lieu de travail (le poste est local). Seules les candidates présélectionnées seront contactées. Le formulaire de déclaration de consentement pour le traitement des données en annexe est à remplir et signer obligatoirement par chaque candidates qui le joindra à son dossier.

 

Téléchargez la Déclaration de consentement GIZ ici (PDF)