L’Agence Universitaire de la Francophonie recherche un(e) Chargé(e) de la logistique et de l’administration, Bucarest, Roumanie

I – PRÉSENTATION

Installée à Bucarest, la Direction régionale Europe Centrale et Orientale anime un réseau de 144 membres dans 22 pays de la région.

Sous l’autorité de la Directrice régionale adjointe – administration, le/la Chargé.e de la logistique et de l’administration vient appuyer la gestion logistique et administrative des activités de la Direction régionale et contribue à l’optimisation de l’organisation du travail et au maintien d’un environnement de travail opérationnel visant au bon fonctionnement de la Direction régionale.

II – PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gestion administrative 

• Gérer les interventions techniques des équipements communs (copieur, machine à café, téléphonie, interphone, etc.) ;
• Gérer les ressources matérielles et bureautiques de la Direction régionale : approvisionnement (sélection et gestion des prestataires externes, devis, commandes, réception des livraisons, stockage, inventaire…), etc. ;
• Créer et gérer la base de données fournisseurs/prestataires par domaine d’activité en vue de faciliter les appels d’offres/consultations restreintes ;
• Veiller au suivi de la maintenance et les travaux des locaux : interventions de première ligne, gestion et suivi des interventions des prestataires externes, etc.

Gestion logistique 

• Prendre en charge des aspects logistiques (organisation de réunions et événements) ;
• Prendre en charge l’organisation logistique (missions de la Direction régionale et déplacements des participants aux événements, etc.) ;
• Procéder aux inscriptions d’assurance dans le cadre des déplacements professionnels.

Soutien aux usagers

• Gérer les interventions ponctuelles (demandes individuelles des collaborateurs, gestion des prestataires externes, etc.) ;
• Participer à l’installation, la configuration et l’entretien des postes de travail, ainsi que des accessoires afférents (imprimantes locales et de réseau, les fax, les scanners, etc.) ;
• Procéder à l’installation et à la configuration des matériels, logiciels et réseaux et en assurer la maintenance ;
• Expérimenter, tester et valider des solutions techniques ;
• Assurer le suivi des services de téléphonie, internet, etc.

III – QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

Formation 

• Diplôme universitaire de premier cycle en administration, gestion ou toute autre qualification pertinente dans le domaine d’activité de l’emploi.

Expérience 

• Expérience dans un poste similaire constitue un atout ;
• Expérience dans un contexte international, multi-sites et multiculturel constitue un atout.

Compétences 

• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ;
• Maîtrise du français et du roumain à l’écrit et à l’oral ;
• Responsabilité, réactivité, autonomie et disponibilité ;
• Polyvalence, rigueur, organisation et méthodologie ;
• Capacité à s’adapter aux situations et aux différents niveaux d’interlocuteur/trice.s ;
• Grande capacité à établir les priorités, à planifier les activités multiples et à respecter les délais ;
• Capacité à installer, configurer et maintenir les matériels informatiques (postes de travail, imprimantes, téléphones, numériseurs, wifi, etc.) ;
• Sens du travail en équipe ;
• Être en mesure de travailler avec les équipes à distance.

IV – CONDITIONS

• Lieu d’affectation : Bucarest, Roumanie
• Type de contrat : Contrat à durée déterminée d’un (1) an, avec possibilité de renouvellement
• Statut du poste : Contrat local
• Date de l’entrée en poste : Juin 2023
• Rémunération : Selon la grille salariale de l’AUF applicable en Roumanie

N.B. Les candidat.e.s qui n’ont pas la nationalité ou la résidence de la Roumanie doivent détenir un permis de travail valide. 

Ce poste correspond à vos attentes ? Faites-nous parvenir votre curriculum vitæ et lettre de motivation.