L’IRC recherche un coordinateur des subventions, Ouagadougou, Burkina Faso
Requête nº: req44918
Intitulé de poste: Coordinateur des Subventions
Secteur d’activité: Subventions
Type de contrat: Durée Déterminée
Taux d’occupation: Plein temps
Ouvert aux expatriés: Oui
Lieu de travail: Ouagadougou, Burkina Faso
Modalités de travail: en personne
Descriptif du poste :
L’International Rescue Committee (IRC) a été fondé en 1933 à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux de l’aide d’urgence, de la réhabilitation, de la protection, du développement post-conflit, de la réintégration et de la défense des personnes touchées par une crise. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance, y compris les changements climatiques sont ébranlés par un conflit ou une catastrophe à survivre, à se relever et à prendre en main leur avenir.
En 2019, suite à la crise humanitaire au Burkina Faso, l’IRC a lancé une réponse d’urgence. Au cœur de cette réponse se trouvait l’équipe EAHU qui a contribué à positionner l’IRC au Burkina Faso comme apte à faire face à cette crise humanitaire sans précédent qui a gravement affecté la population dans la région du Sahel, au Nord.
En juin 2020, le programme pays du Burkina Faso a été officiellement transféré à la gestion du bureau régional avec une nouvelle équipe de gestion complète dans le pays.
Depuis, l’IRC met en œuvre une assistance humanitaire multisectorielle axée sur la santé, EHA, la protection, y compris la protection de l’enfance, programme d’autonomisation des femmes et le bien-être économique dans les régions du Sahel, du Nord, du Centre Nord, du Centre et va étendre sa réponse dans la région de l’Est.
L’IRC Burkina Faso recherche un(e) coordinateur(trice) de subventions pour être basé(e) à Ouagadougou. Le candidat idéal doit avoir d’excellentes compétences en matière de coordination et de réseautage, d’innovation et de résolution efficace des problèmes. Il/elle doit être capable de travailler efficacement avec les équipes de programme et les autres départements.
Aperçu du poste :
Le/la coordinateur/trice des subventions, en collaboration avec le Directeur Adjoint en charge des Programmes (DDP), donnera une direction stratégique et opérationnelle, dirigera les efforts de mobilisation des ressources pour atteindre les objectifs annuels de croissance et appuiera la diversification des financements en provenance des donateurs institutionnels et des sources de financements non traditionnels pour atteindre les objectifs stratégiques de l’IRC au Burkina Faso. Il/elle fournira un soutien direct aux opportunités de croissance stratégique, contribuera à renforcer le respect de la conformité aux systèmes, la rédaction des rapports aux bailleurs de fonds, la gestion des partenariats stratégiques et la Communication et Plaidoyer afin de renforcer la visibilité externe et interne d’IRC Burkina Faso.
Il/elle apportera un soutien essentiel en matière de suivi programmatique et budgétaire, de respect des règles et règlementation internes de l’IRC et des bailleurs de fonds et assume d’autres fonctions clés, selon les besoins.
Il/elle sera basé(e) à Ouagadougou avec des visites fréquentes sur les sites de terrain si les conditions sécuritaires le permettent et supervisera directement le manager des subventions, l’officier charge de la communication.
Roles et responsabilites :
Principales responsabilités :
Le/ La Coordinateur/trice des subventions maintiendra un positionnement compétitif pour la continuité des bailleurs de fonds institutionnels de l’IRC Burkina Faso, en mettant l’accent sur des mécanismes de financement compétitifs. Il / elle définira, surveillera et mettra à jour l’état des financements et s’assurera que l’IRC soit le mieux placé pour poursuivre les opportunités pertinentes. Il/elle produira avec les coordinateurs de programmes des rapports de haute qualité pour le financement des bailleurs et portera une attention particulière au respect des exigences spécifiques des subventions/bailleurs. Ce poste fournira également une assistance spécifique dans d’autres dimensions du cycle de gestion des subventions, partenariat et communication :
- Fournir des conseils et un leadership à l’équipe de gestion élargie pour la planification de la croissance stratégique
- Servir de ressource pour le personnel dont les programmes sont subventionnés pour les questions de conformité fiscale et programmatique
- Préparer et / ou réviser les informations et les rapports pour les parties prenantes internes et externes
- Tirer parti de la position concurrentielle d’IRC et des résultats du programme pour attirer de nouveaux fonds en collaboration avec d’autres équipes fonctionnelles ;
- Incorporer les meilleures pratiques dans les processus et les propositions liés à la croissance du programme
- Établir des relations avec les bailleurs actuels et potentiels et surveiller les tendances des bailleurs, y compris le secteur privé et autres sources non traditionnelles
- Développer / gérer des alliances stratégiques et / ou des coalitions avec d’autres organisations/Gestion des sous-subventions
- Planifier et élaborer des notes conceptuelles
- Superviser les subventions et leur conformité
- Appuyer la documentation des résultats, rapports, notes de plaidoyer
- Assurer la supervision de la communication.
- Supporter le DDP dans l’implémentation des réunions sur le cycle de projet (PCM)
- Contribuer avec toute l’équipe programme au développement et mise à jour du plan d’action stratégique et des documents relatifs.
- Superviser une équipe de deux personnes, dont un gestionnaire des subventions et un responsable de la communication, en veillant à structurer, organiser et guider l’équipe afin qu’elle soit en mesure d’atteindre au mieux les objectifs des subventions et des programmes.
Responsabilités specifiques :
Le travail du coordonnateur/trice des subventions sera divisé en six principaux domaines :
1- Pré-positionnement :
- Avec l’appui des collègues de l’unité régionale en charge du développement de portefeuille, rechercher, analyser et planifier les nouvelles opportunités de financement, la veille concurrentielle et le positionnement concurrentiel de l’IRC Burkina Faso sur une base continue au sein du marché en temps opportun.
- Soutenir des processus efficaces de communication interne et de gestion de l’information afin d’assurer l’accès et l’utilisation de l’information sur le développement des affaires par les parties prenantes pertinentes au sein de l’organisation, y compris le maintien d’une matrice d’opportunités à jour.
- Travailler avec le DDP, les coordinateurs techniques des pays et les collègues régionaux pour identifier les partenaires internationaux et négocier le rôle de l’IRC dans les consortiums de propositions, en assurant une position concurrentielle pour l’IRC Burkina Faso qui adhère aux principes de partenariat et à la direction stratégique de l’organisation.
- En collaboration avec l’équipe régionale de développement de portefeuille, l’équipe programme et le SMT, favoriser une culture de développement des propositions au sein du programme pays en contribuant au développement et à la diffusion de matériel de développement de proposition standardisé (ressources d’apprentissage, lignes directrices, outils et modèles, et informations en ligne) et renforcer les capacités du personnel du programme pays sur leur application, à travers le mentorat du personnel, la modélisation des bonnes pratiques et la formation.
- En collaboration avec les collègues de l’unité en charge du développement de portefeuille, diriger les équipes fonctionnelles du programme national afin de développer des stratégies appropriées et efficaces de collecte de fonds et de positionnement impliquant la recherche et l’intelligence des donateurs, le développement de produits, le marketing, la culture, la sollicitation et la gestion, selon les besoins.
- Diriger le suivi et l’analyse du pipeline d’opportunités du programme national, y compris les tendances du portefeuille, les soumissions de propositions et les performances, ainsi que les projections de croissance.
- Soutenir le personnel clé pour développer et maintenir des relations clés avec les donateurs, les organisations collaboratrices et les acteurs du secteur privé en vue d’identifier les opportunités, de créer une valeur partagée, de former des alliances stratégiques et de positionner la marque au niveau mondial.
2- Planifier et coordonner le développement des propositions et notes conceptuelles :
- Apporter des orientations en matière de développement stratégique pour guider et/ou superviser les équipes dans l’analyse des opportunités, la planification, la conception, la rédaction et révision de propositions.
- Assister ou superviser l’élaboration des propositions, y compris assurer le déplacement vers des sites sur le terrain pour travailler directement avec le personnel du programme a travers les ateliers de conception et d’’élaboration des propositions, si nécessaire.
- Rédiger des propositions et autres documents de subvention de haute qualité, en tant qu’auteur principal et en collaboration avec les coordonnateurs techniques, les gestionnaires de programme et les conseillers techniques, en s’assurant, que les priorités du plan d’action stratégique (PAS) et la budgétisation du suivi évaluation sont bien prises en compte dans les propositions et les projets.
- Produire une revue interne des propositions à la fois sur les aspects techniques et budgétaires préparées par d’autres membres du personnel, en examinant la clarté, la réactivité, la présentation et la conformité, en coordination avec les équipes du programme et des opérations.
- Gérer le processus d’approbation des propositions par le biais de la plateforme de gestion des subventions en ligne d’IRC -OTIS, et coordonner les révisions de la proposition en fonction des commentaires du siège.
3- Gestion des subventions et conformité :
- Développer et/ou modifier les politiques / procédures / systèmes conformément à la réglementation des donateurs et aux besoins et objectifs organisationnels, avec l’appui du DDP ainsi que l’équipe siège régionale.
- Développer et/ou adapter et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des outils de suivi de financement, des calendriers de rapports, des modèles et des documents de lignes directrices sur la conformité ; et s’assurer que l’équipe est au courant de ces délais,
- S’assurer que le personnel concerné est au courant des directives relatives aux réunions du cycle de projet, et fournir tous les éléments de conformité avec les donateurs ou autres éléments nécessaires à la préparation de ces réunions.
- Appuyer les équipes du programme et des opérations dans la préparation et le suivi des réunions sur les cycles de projet et les réunions BVA.
- Appuyer la production des rapports aux bailleurs et s’assurer qu’ils soient de haute qualité et soumis à temps.
- Aider à la préparation des visites de suivi externes, des examens et des audits, et des évaluations intersites et participer si nécessaire.
- Renforcer la capacité de gestion des subventions du personnel de terrain en facilitant la formation et en fournissant un soutien de suivi individuel, dans la rédaction de rapports, le développement de propositions et d’autres sujets.
- Avec l’appui de l’équipe siège régionale, adresser les questions de conformité des bailleurs de fonds du programme IRC Burkina Faso et du personnel des finances pour assurer le respect de la réglementation des bailleurs de fonds.
- En collaboration avec le siège, aider l’équipe du Programme et des Opérations à préparer, réviser et modifier les protocoles d’accord et les contrats de conventions de subvention, selon les besoins du Programme pays de l’IRC au Burkina Faso.
- Assurer que les fichiers électroniques et papier pour chaque projet financé par une subvention soit tenus à jour par l’équipe à des fins de suivi et de production de rapports.
- Effectuer des examens de conformité systématiques des programmes de subvention.
4- Documentation des résultats, rapportage et communication :
- Travailler avec la responsable de communication et plaidoyer ainsi que le DDP/Coordinateurs de programmes pour tirer parti des résultats programmatiques et opérationnels de l’IRC à des fins de marketing, de positionnement et de collecte de fonds directs, y compris le maintien et la diffusion des données sur les performances passées, la capacité organisationnelle, les publications et les visites des bailleurs.
- Participer aux examens et aux évaluations trimestriels des programmes afin d’assurer une documentation systématique des pratiques exemplaires et des leçons tirées du programme par le personnel, maintenir un système centralisé auquel tout le personnel a accès et le diffuser, au besoin.
- Conceptualiser et superviser la production de matériel de marketing/communication approprié pour le portefeuille d’IRC Burkina Faso en collaboration avec le personnel du programme et des opérations. Cela comprendra le rapport annuel et d’autres parties intéressées, des fiches d’information sur les projets et les pays, des brochures sectorielles et/ou géographiques, des documents de performance antérieurs, etc.
- En collaboration avec les équipes des programmes et des opérations, ainsi qu’avec les équipes de communication du siège lorsque nécessaire. établir des systèmes efficaces pour informer les donateurs en temps opportun, aider les autres membres du personnel à comprendre les exigences des bailleurs de fonds et veiller à ce que les rapports soient dans le bon format et modifier les sections selon les besoins.
Principales relations de travail :
- Superviseur Hiérarchique : Directeur adjoint des programmes
- Position sous supervision directe : Gestionnaire des subventions, Charge de Communication
- Rapport indirect : Coordinateurs techniques des programmes, Directrice
- Adjointe Finances et Directeur adjoint opérations,
- Gestionnaire principale des Partenariats
- Autres contacts : Internes : Staff IRC Externes : Partenaires d’IRC
Exigences du poste :
- Maîtrise ou équivalent dans les affaires internationales, le développement international ou équivalent
- Au moins 5 ans d’expérience dans une organisation internationale dans la gestion des subventions et le développement de proposition de préférence en Afrique de l’Ouest.
- Expérience préalable en matière de gestion de subventions et familiarité avec les règlements, procédures et exigences des donateurs américain (USAID, BHA, BPRM), européens (FCDO, ECHO, EU, SIDA, SV, DANIDA, BMZ, GFFO, KFW, AFD, CDCS, SDC) et des Nations Unies (HCR, FNUAP, UNICEF, PAM, OMS) ainsi que les donateurs privés,
- Expérience réussie antérieure en développement de projets, rédaction de propositions et de rapports pour les bailleurs publics,
- Un/e bon/ne communicateur/trice doté/e d’une forte gestion organisationnelle, de gestion du temps et de compétences analytiques ;
- Expérience en gestion d’équipe requise
- Expérience dans un poste de coordination et/ou a un niveau organisationnel stratégique similaire très apprécié
- Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques
- Forte maîtrise de l’écriture et de l’édition avec une attention particulière aux détails,
- Flexibilité pour s’adapter aux exigences changeantes,
- Forte capacité à conseiller et à renforcer les capacités du personnel ;
- Capacité à gérer les priorités multiples et concurrentes, respecter des délais exigeants et travailler sous pression dans des environnements de sécurité instables ;
- Connaissances informatiques solides,
- La maîtrise de l’anglais et du français, parlé et écrit, est essentielle ;
- Une précédente expérience avec l’IRC serait un atout.
IRC et les employés de IRC doivent adhérer aux valeurs et principes contenus dans le IRC WAY (normes de conduite professionnelle). Ce sont l’Intégrité, Egalite, le Service, et la Responsabilité. En conformité avec ces valeurs, IRC opère et fait respecter les politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection de l’enfant, le harcèlement sur les lieux de travail, l’intégrité financière, et les représailles.