L’ONG STOP-SAHEL recrute un(e) assistant(e) administratif(ve), Bamako, Mali
Titre du poste : Assistant(e) Administratif (ve)
Lieu d’affectation : Bamako,
Durée du contrat : 10 mois (du 1er mars au 31 décembre 2020)
Date limite de candidature : 30 janvier 2020
Date de prise de fonction : 1er Mars 2020
L’ONG STOP-SAHEL est en partenariat avec le Haut Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (UNHCR) depuis septembre 2012 sur la mise en œuvre de plusieurs projets en faveur des refugies et demandeurs d’asile, des rapatriés et des personnes déplacées internes. C’est dans ce cadre que l’ONG « STOP-SAHEL » recrute un ou une assistante administrative qui sera basé (e) à Bamako.
Description des taches :
Sous la responsabilité du Coordinateur de Programme, le ou la titulaire du poste aura à assumer les tâches suivantes, en accord avec les principes et valeurs humanitaires de STOP-SAHEL et en conformité avec le Code de Conduite de l’UNHCR.
Il ou elle :
- L’accueil des visiteurs ;
- La saisie et traitement des documents ;
- L’enregistrement des courriers (départ et arrivée) et leur classement ;
- La réception des appels téléphoniques et envoi fax et email ;
- La gestion du matériel bureautique et informatique y compris l’inventaire et fournitures de bureau et assurer que des réserves adéquates sont maintenues ;
- L’organisation des réunions du personnel ;
- Le suivi des mouvements du personnel (y compris les congés) ;
- La tenue des PV de réunion du personnel ;
- Le planning des rendez-vous et des réunions de travail ;
- La constitution, le classement des archives ;
- Le maintien et mettre à jour la liste des contacts du projet ;
- La tenue des fichiers d’adresses et de coordonnées des correspondants ;
- La circulation des l’information et échange au sein de l’équipe ;
- Préparer les ordres de missions des collaborateurs avant toutes les sorties signées le Coordinateur du Projet ;
- Les recueils, scan, photocopie, reliure, multiplication et classement de documents appropriés, aussi bien en copie dure qu’en version électronique ;
- Effectuer toute autre tâche d’appui au Coordinateur de Programmes visant à l’atteinte des objectifs du Programme HCR.
Qualifications requises et expériences :
- Formation de base : Diplôme universitaire en secrétariat de Direction, Administration (DUT, Licence ou tout autre diplôme similaire) ;
- Expérience Professionnelle : Cinq (5) années d’expérience minimum à un poste analogue, dont trois (3) dans une position similaire dans un projet piloté par une organisation non gouvernementale ou internationale. Bonne expérience en gestion d’équipe pluridisciplinaire et multiculturelle ;
- Compétences : Le ou la candidate doit avoir une forte maîtrise en utilisation des outils informatique (Word, Excel, Accès, Power Point, etc…) ;
- Autres aptitudes : Le candidat ou la candidate doit avoir une bonne aptitude à la communication écrite et orale en français. Il devra par ailleurs être reconnu comme disposant d’aptitudes à travailler en équipe, sous tension et avoir le sens de la rigueur dans le travail. La connaissance de la langue anglaise sera un atout.
Dépôt des dossiers de candidature :
Le dossier de candidature devra être constitué de :
- Une demande manuscrite et un curriculum vitae aussi détaillé que possible adressé à Monsieur le Secrétaire Exécutif de STOP-SAHEL Bamako ;
- Une lettre de motivation avec les références des trois personnes dont le dernier employeur ;
- Copie certifiée des diplômes et des attestations de travail.
Les dossiers de candidature doivent être déposés au plus tard le 30 Janvier 2020 à 16 h 00 à l’adresse suivante : Bureau STOP-SAHEL – Bamako Cité des 300 logements Rue 269 Porte 29 Tel 20 28 33 80
Ou envoyer par voie électronique à l’adresse suivante : stopsahel@orangemali.net
Veuillez porter la mention suivante sur l’enveloppe :« Assistant(e) Administratif (ve) »
Seules les personnes présélectionnées seront conviées pour entretien.
Aucun dossier ne sera rendu aux candidats. Ne joignez donc que des copies légalisées.
Les candidatures féminines sont vivement souhaitées.