L’UNFPA recherche un Associé chargé des affaires de voyage et du protocole, Kampala, Ouganda

La position:

Sous la direction et la supervision générales du représentant et sous la supervision directe de l’associé administratif, l’associé aux voyages et au protocole assure le fonctionnement efficace des préparatifs de voyage et des problèmes de protocole à l’appui de la gestion du programme et du bureau.

Il / elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations et du programme en fournissant un soutien logistique pour les missions entrantes ou sortantes.

 

Comment vous pouvez faire la différence :

L’UNFPA est la principale agence des Nations Unies chargée de créer un monde où chaque grossesse est désirée, chaque accouchement est sans danger et le potentiel de chaque jeune est réalisé. Le plan stratégique de l’UNFPA (2022-2025) réaffirme la pertinence de l’orientation stratégique actuelle de l’UNFPA et se concentre sur trois résultats transformateurs : mettre fin aux décès maternels évitables ; mettre fin aux besoins non satisfaits en matière de planification familiale ; et mettre fin à la violence sexiste et aux pratiques néfastes. Ces résultats traduisent nos engagements stratégiques sur l’accélération des progrès vers la réalisation de la CIPD et des ODD dans la Décennie d’action jusqu’en 2030. Notre plan stratégique appelle les États membres, les organisations et les individus des Nations Unies à « mieux construire », tout en s’attaquant aux impacts négatifs de la pandémie de Covid-19 sur l’accès des femmes et des filles à la santé sexuelle et reproductive et aux droits reproductifs,

Dans un monde où les droits humains fondamentaux sont menacés, nous avons besoin d’un personnel doté de principes et d’éthique, qui incarne ces normes et standards internationaux, et qui les défendra avec courage et avec pleine conviction.

L’UNFPA recherche des candidats qui transforment, inspirent et produisent des résultats durables et à fort impact ; nous avons besoin d’un personnel transparent, exceptionnel dans la façon dont il gère les ressources qui lui sont confiées et qui s’engage à fournir l’excellence dans les résultats des programmes.

 

Objectif du poste :

L’associé aux voyages et au protocole assure le fonctionnement efficace des préparatifs de voyage et des problèmes de protocole à l’appui de la gestion du programme et du bureau. Il / elle travaille en étroite collaboration avec le personnel des opérations et du programme en fournissant un soutien logistique pour les missions entrantes ou sortantes.

Vous seriez responsable de :

A. Soutenir les fonctions de gestion administrative et logistique au sein du CO

• Prend en charge le suivi de la performance financière du programme pour toutes les ressources de base et non essentielles en ce qui concerne les voyages et le protocole, en fournissant les informations et analyses financières et administratives nécessaires, y compris le taux de mise en œuvre par rapport aux indicateurs/résultats. Détecte les problèmes potentiels de sur-sous-dépenses et suggère des mesures correctives en ce qui concerne les voyages et le protocole ;
• Développe des outils et des mécanismes pour un suivi efficace et efficient des plans et budgets de voyage, coordonne la compilation des données administratives et financières relatives aux voyages et fournit en permanence des informations précises et à jour au responsable des opérations ;
• Interpréter les politiques et procédures financières, en particulier en ce qui concerne les voyages et le protocole, et fournir des conseils et une formation au personnel et aux chefs de projet. Contribue à identifier les moyens par lesquels les programmes et les besoins financiers peuvent être satisfaits dans le cadre des politiques existantes ;
• Prend en charge les processus et procédures opérationnels liés au programme de pays pour faciliter l’exécution du programme / projet ;
• Coordonne tous les arrangements liés au voyage, y compris l’autorisation de voyage, l’habilitation de sécurité, le traitement des paiements pertinents, la réservation de billets et d’hôtels, l’obtention d’un visa, l’enregistrement et la réservation d’hôtel à destination, l’organisation du transport, le règlement des réclamations F-10 et la préparation des rapports de voyage semestriels et annuels , et autres tâches connexes ;
• Coordonner la logistique et la gestion du calendrier des missions entrantes et des réunions internationales organisées par l’UNFPA en Ouganda, y compris le traitement des arrangements VIP pour les hauts fonctionnaires et la gestion des exigences de protocole ;
• En coordination avec l’assistant personnel du représentant, organise les réceptions officielles pour le bureau de pays ;
• Assiste le directeur des opérations dans la formation et les arrangements liés à la sécurité, y compris le système de garde.

B. Services de voyage et de protocole dans le CO

• Créer une base de données des fournisseurs de services de voyage et de protocole ;
• Organiser des accords à long terme pour les services de voyage pour l’UNFPA et les parties prenantes connexes ;
• Gérer les services de voyage et de protocole de bout en bout requis pour le personnel et les partenaires du CO, selon les besoins ;
• Participer activement aux réunions liées à la logistique et à la gestion des voyages avec les membres de l’équipe et d’autres agences des Nations Unies pour résoudre les problèmes de performance et les lacunes ;
• Participer activement aux activités conjointes ONU / partenaires telles que le groupe administratif, voyages et logistique afin d’identifier les domaines d’amélioration des services de voyage et de protocole pour l’UNFPA grâce à ces initiatives conjointes ;
• Participer activement et contribuer efficacement au développement, à l’amélioration, à l’intégration des systèmes et applications utilisés pour la gestion des services de voyage et de protocole améliorant la visibilité de l’unité ;
• Participer activement aux processus de sollicitation conjoints menés par l’ONU pour identifier les fournisseurs de services connexes et mener également des processus de sollicitation autonomes pour identifier les fournisseurs de services de voyage et de protocole pour l’UNFPA si nécessaire ;

C. Assistance générale

• Remplacer les autres membres de l’équipe sur des fonctions sélectionnées, selon les besoins ;
• Effectuer toute autre tâche pouvant être requise par la direction de l’UNFPA.

 

Diplômes et expérience : 

Éducation:  

Études secondaires terminées requises. Un diplôme universitaire de premier cycle en comptabilité, en administration des affaires ou en finance est souhaitable.

Connaissance et expérience: 

• Six années d’expérience pertinente en administration, en finance ou en gestion de bureau.
• Expérience pertinente dans la prestation de services de gestion financière et de système opérationnel ;
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, etc.) et connaissance approfondie des progiciels de tableurs et de bases de données, expérience dans la gestion des systèmes de gestion Web et des finances ERP, de préférence PeopleSoft ;

Langues : 

Anglais courant; la connaissance d’autres langues officielles de l’ONU, de préférence le français et/ou l’espagnol, est souhaitable.

 

Compétences requises : 

Valeurs:

• Faire preuve d’intégrité ;
• Démontrer son engagement envers le FNUAP et le système des Nations Unies ;
• Embrasser la diversité culturelle ;
• Accepter le changement.

Les compétences de base: 

• Obtenir des résultats  ;
• Être responsable ;
• Développer et appliquer une expertise professionnelle / un sens des affaires ;
• Penser analytiquement et stratégiquement ;
• Travailler en équipe/gérer soi-même et ses relations ;
• Communiquer pour avoir un impact.

Compétences fonctionnelles :

• Mise en place de systèmes de gestion ;
• Sens aigu des affaires et capacité à effectuer plusieurs tâches et à équilibrer des priorités concurrentes ;
• Innovation et commercialisation de nouvelles approches ;
• Pro-activité et orientation client ;
• Conscience organisationnelle ;
• Connaissances professionnelles/expertise technique ;
• Tirer parti des ressources des gouvernements nationaux et des partenaires/construire des alliances et des partenariats stratégiques ;
• Offrir des programmes axés sur les résultats ;
• Communication interne et externe et plaidoyer pour la mobilisation des résultats.

 

Avantages et compensation:

Ce poste offre un package de rémunération attractif comprenant un salaire net compétitif plus une assurance maladie et d’autres avantages, le cas échéant.

 

Clause de non-responsabilité: 

L’UNFPA ne facture aucun frais de candidature, de traitement, de formation, d’entretien, de test ou autre en rapport avec le processus de candidature ou de recrutement. Les avis, lettres ou offres frauduleux peuvent être soumis à la hotline anti-fraude de l’UNFPA http://www.unfpa.org/help/hotline.cfm

Conformément au Statut et Règlement du personnel des Nations Unies, les personnes postulant à des postes de la catégorie des administrateurs recrutés sur le plan international, qui détiennent le statut de résident permanent dans un pays autre que leur pays de nationalité, peuvent être tenues de renoncer à ce statut lors de leur nomination.