La GIZ recrute un(e) stagiaire en Administration pour son Projet d’Appui aux Moyens d’Existence au Tchad (PAMELOT), Tchad

Lieu de recrutement et de travail :

Date de prise de service :

Encadreur :

N’Djaména

Dès que possible

Conseillère Technique Principale

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

§  Assurer le bon fonctionnement du secrétariat ;

§  Assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet/programme et avec le Bureau de la GIZ ;

§  Classer des documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ ;

§  Assurer le bon déroulement des prestations au sein de la division et leur conformité avec les procédures de la GIZ en matière d’administration financière et de comptabilité.

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

B.   ATTRIBUTIONS

1.      Travaux de secrétariat et prestations de services

Le/la titulaire du poste

§  Assume les tâches de bureau d’ordre général ;

§  Prête assistance pour l’organisation d’événements et la documentation de réunions/ateliers/séminaires au sein et en dehors du projet ;

§  Soutient la préparation de programmes de visite, gère le planning des déplacements, organise le transport des visiteurs/visiteuses gère les réservations d’hôtels ;

§  Participe aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aide à leur documentation, par ex. sous la forme de procès-verbaux ;

2.      Gestion Administrative

Le/la titulaire du poste

§  Assure le bon fonctionnement de l’administration du Projet conformément aux procédures standard GIZ ;

§  Appuie dans l’organisation des réunions et finalisation des encours administratifs (appel d’offre, contrat, etc.) conformément à la procédure GIZ ;

§  Est en charge de l’archivage et l’organisation des dossiers administratifs conformément aux règles de la GIZ ;

§  S’assure du bon fonctionnement des équipements et matériels nécessaires à l’exécution du projet (informatique, communication, véhicule, les ordinateurs et les logiciels sont opérationnels) ;

§  Est responsable du classement de documents dans des dossiers papier conformément aux règles de classement de la GIZ ;

§  Coordonne avec la personne responsable la gestion des besoins liés à la tenue des réunions et avec la personne responsable la gestion des équipements et autres nécessaires à la tenue des réunions ;

§  Appui à l’étude du marché pour les achats locaux ;

§  Elabore les contrats de prestation ;

§  Organisation logistique et administrative des voyages et des missions à l’intérieur ;

§  Assure la vérification des factures de marchandises, des bordereaux de livraison, des mandats de paiement et des réclamations

§  Fait le suivi des distributions de matériels jusqu’à leur destination

§  Apporter un appui à la gestion logistique du projet/programme

3.      Autres attributions

Le/la titulaire du poste

• Photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
• Rend compte immédiatement au Responsable Administratif et Financier de tous les problèmes apparaissant dans le cadre de l’administration financière et de ceux concernant le respect des règles ;
• Se charge du classement dans le cadre de l’administration financière et traite les informations de manière confidentielle conformément aux règles de classement de la GIZ
• Assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

C.   QUALIFICATION, COMPETENCES ET EXPERIENCES REQUISES

De nationalité tchadienne ou originaire d’un pays de la sous-région et disposant d’un titre de séjour régulier au Tchad, le/la stagiaire doit remplir les conditions ci-dessous :

1.   Qualification

§  Disposer d’un diplôme minimum BAC+2 en Administration, Bureautique, Gestion ou autre domaine similaire.

§  Avoir fini ses études avant 24 mois à la date d’aujourd’hui.

2.   Expérience

• Avoir au moins six (6) mois d’expérience professionnelle en lien avec le domaine du stage ;

3.   Compétences et aptitudes exigées

§  Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, internet) ;

• Avoir d’excellentes compétences rédactionnelles en Français, une orthographe irréprochable, un esprit analytique et de synthèse. La connaissance de l’Anglais est un plus ;
• Avoir une bonne connaissance/expérience de la zone de travail ;
• Une connaissance de l’arabe local constitue un atout ;

4.   Compétences et aptitudes requises

§  Capacité de travailler sous pression et en équipe multiculturelle ;

• Excellente aptitude relationnelle ;

§  Bon sens de l’organisation du travail et respect des délais ;

§  Avoir une intégrité et des valeurs éthiques irréprochables et être méticuleux(se), rigoureux(se), vigilent(e), avoir le sens de l’organisation et une culture du traitement confidentiel des données et informations ;

D.   DUREE DU STAGE

§  Le stage est prévu pour une durée de trois (3) mois susceptible d’être renouvelé une seule fois en fonction des résultats de la stagiaire et des besoins du service.

§  Un CV actualisé avec au moins 3 références professionnelles joignables avec mails et téléphone ;

§  Une copie d’une pièce d’identité officielle valide.

LES DOSSIERS INCOMPLETS ET/OU SANS REFERENCES NE SERONT PAS CONSIDERES

hr-tschad@giz.de

L’email doit avoir pour objet : STAGIAIRE PAMELOT

NB : Les candidat(e)s sont recruté(e)s sur le lieu de travail.

Seul(e)s les candidat(e)s présélectionnées seront contactées.

Aucun accusé de réception ne sera envoyé.

Le formulaire de déclaration de consentement pour le traitement des données en annexe est à remplir et signer obligatoirement par chaque candidat(e) qui le joindra à son dossier.