Le PNUD recrute un stagiaire archiviste documentaliste, Dakar, Sénégal
Contexte :
Dans le contexte d’augmentation du volume des transactions et dans le souci d’avoir un système d’archivage efficace et une gestion optimale des dossiers s’impose dans l’optique d’un inestimable gain de temps. Dès lors, un système d’archivage et de classement pratique et fonctionnel est nécessaire voire indispensable ; ceci nécessiterait le recours aux services d’un Spécialiste en la matière.
Une gestion et le stockage de l’information pourrait également se faire à travers les opportunités de la gestion électronique des documents.
Sous la supervision du chargé des opérations du bureau, le stagiaire organise l’archivage des documents un système efficace des dossiers des opérations et du programme.
Le stagiaire travaille en étroite collaboration avec toutes les unités du Programme, de l’UPAS et des Opérations.
Tâches et responsabilités :
- Aider dans la mise à jour du registre de correspondance pour les courriers et circulaires (internes et externes) ;
- Etablir et maintenir un système de classement harmonisé qui permettra des mises à jour dans le futur et assurer la mise à jour périodique de la liste des dossiers du bureau. Créer de nouvelles rubriques de classement si nécessaire. Répondre à toute question relative aux classements, correspondances et références de documents ;
- Assurer l’archivage qui doit aboutir à la réalisation d’un inventaire de recherche qui permet un accès facile aux informations contenues dans les dossiers ;
- S’assurer que le classement relatif aux dossiers de paiement, procurement, divers courriers est à jour par des mécanismes de comparaison entre Atlas et le classement physique ;
- Etablir une description archivistique des éléments essentiels qui ressort le numéro du projet, son objet et les types de pièces qui composent le dossier ;
- Maintenir la salle des archives propre, bien rangée, répondant aux normes de sécurité et favorisant l’accès et la recherche faciles de la documentation ;
- Mettre en place la signalétique de la salle d’archives qui permettra la localisation exacte de chaque unité d’archivage à partir de l’inventaire de recherche ;
- Maintenir un classement électronique du courrier départ et arrivée ;
- Toute autre tâche que l’organisation jugera nécessaire de lui confier.
Impact sur les résultats :
Les résultats clés ont un impact sur le la performance et l’image du bureau.
Compétences :
Générales
- Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
- Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD ;
- Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l’âge.
Fonctionnelles :
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel,…) ;
- Connaissance en procédures d’archivage et de documentation ;
- Excellentes qualités de communication ;
- Capacités à travailler dans des milieux multiculturels ;
- Bonnes capacités relationnelles ;
- Connaissance des procédures de gestion du PNUD serait un atout
Aptitudes et expérience requises :
Formation : Diplôme d’Archiviste/Documentaliste.
Langues :
- Une excellente maîtrise de la langue française ;
- Une bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé serait considérée comme un avantage.
Le PNUD n’est pas responsable des coûts résultant des accidents et/ou une maladie survenant au cours du stage ;
Le stagiaire doit fournir une preuve d’inscription à un régime d’assurance-santé ou certificat médical ;
Le PNUD ne traite pas avec les autorités de l’immigration et que, par conséquent, le stagiaire est responsable pour obtenir les visas nécessaires;
Le PNUD ne peut que soutenir par la fourniture de la lettre d’invitation pour l’obtention des visas, si nécessaire.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées.
Date limite : 21 Février 2020.