Agency UNDP
Title Assistant Administratif et Fin
Job ID 8548
Practice Area – Job Family : National Volunteer Scheme
Vacancy End Date (Midnight New York, USA) 17/03/2017
Duty Station Goz Beida, Chad
Education & Work Experience
F-2-Year College Degree – 2 year(s) experience
Languages
- Required : French
- Desired : English
Grade GP
Vacancy Type : National Regular UN Volunteer
Posting Type : Common System
Bureau Africa
Contract Duration : 6 mois, renouvelable
Postuler maintenant
Background
Préambule :
Le programme des Volontaires des Nations Unies est au sein des Nations Unies l’organisation qui, au niveau mondial, est chargée de promouvoir le volontariat pour la Paix et le Développement. Le Volontariat profite à la fois à l’ensemble de la société et à la personne qui se porte volontaire. Les Volontaires des Nations Unies contribuent à la paix et au développement en faisant un plaidoyer pour le volontariat en général, en encourageant les partenaires à intégrer le volontariat dans leurs programmes de développement et en mobilisant des volontaires. Dans la plupart des cultures, le volontariat est profondément ancré et établi dans les sociétés avec la tradition de partage et d’entraide au sein des communautés.
A cet égard, les Volontaires des Nations Unies prennent part aux différentes formes de volontariat et joue un rôle important pour le développement et la paix en collaboration avec les partenaires, les agences hôtes et les communautés locales. Durant toute leur affectation, les Volontaires des Nations Unies font la promotion du volontariat à travers leur action et leur conduite. S’engager dans les activités volontaires peut effectivement et positivement enrichir leur compréhension des réalités sociales et locales, aussi bien que créer un pont entre eux-mêmes et les personnes dans leur communauté d’accueil. Ceci rend le temps qu’ils dépensent en tant que volontaire plus valorisant et productif.
Brève description du Projet :
Le projet de renforcement de la sécurité humaine dans la région de Sila vise à accompagner les autorités nationales et locales dans leurs efforts de renforcement de la résilience des communautés ainsi que de leurs institutions. De façon plus spécifique, il vise à accompagner le retour et l’installation des populations affectées par les conflits et dont la survie, les moyens d’existence et la dignité sont menacés. Le projet cherche, à travers une démarche participative et novatrice, d’une part à réduire les risques qui menacent leur sécurité dans les domaines d’accès à l’eau, à l’alimentation, à la santé, aux droits humains et au bien-être, et d’autre part à renforcer les capacités et promouvoir la cohésion sociale entre les personnes déplacées et les communautés hôtes. Le projet est structuré suivants trois composantes complémentaires : (i) Amélioration durable de l’accès aux moyens d’existence, à l’eau potable, à la santé et à l’éducation, à l’alimentation et promotion d’une intégration sociale apaisée entre les communautés ; (ii) Réduction de la pauvreté et Promotion de l’emploi pour les jeunes et les femmes et (iii) Renforcement de la protection des droits humains notamment ceux des personnes et couches les plus vulnérables (renforcement des capacités, état de droit, soutien social, etc.). Il est mis en œuvre conjointement par trois agences des Nations Unies à savoir le PNUD (chef de file du consortium), UNFPA et UNICEF en tirant profit des expertises et valeurs ajoutées de chaque agence et en veillant à garantir une cohérence et une synergie d’actions. La démarche opérationnelle du projet est inclusive, participative, transparente favorisant son appropriation par l’ensemble des acteurs de la mise en œuvre.
L’objectif global du projet de renforcement de la sécurité humaine est de contribuer au renforcement de la résilience des populations affectées par les conflits et dont la survie, les moyens d’existence et la dignité sont menacés. Les trois objectifs spécifiques du projet sont :
Améliorer durablement l’accès aux moyens d’existence, à l’eau potable, à la santé et à l’éducation, à la sécurité alimentaire tout en soutenant une intégration sociale apaisée entre les différentes communautés.
Réduire le niveau de pauvreté et promouvoir l’emploi (formations adaptées, leadership, appropriation et autonomisation, etc.)
Renforcer la protection des droits humains notamment ceux des personnes et couches les plus vulnérables (renforcement des capacités, état de droit, soutien social, etc.)
Contexte organisationnel :
Sous la responsabilité générale du chef de l’Unité Gouvernance du PNUD et sous la supervision directe du project manager, du coordonnateur du projet de son lieu d’affectation, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) travaillera en étroite collaboration avec les experts et consultants du projet et ceux des autres Unités du PNUD, les agences du système des Nations Unies et les entreprises impliquées dans le projet, les services gouvernementaux au niveau central et décentralisé ainsi qu’avec les différents acteurs de la société civil au niveau local.
Duties and Responsibilities
Description des tâches :
Sous la supervision directe de la supervision directe du project manager, du coordonnateur du projet de son lieu d’affectation le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes:
- Participer à la mise en place des procédures comptables, administratives et financières du Projet ;
- Assister le Project Manager dans le suivi des activités du Programme par l’examen d’une série de données y compris les plans, les rapports d’avancement, les ressources, les budgets et les dépenses ;
- Préparer les requêtes de paiements établies par le Projet ;
- Tenir la comptabilité régulière et conforme aux normes et procédures du PNUD ;
- Gérer les dossiers financiers du Projet ;
- Effectuer et vérifier les concordances bancaires ; calculer les intérêts sur dépôts et sur les lignes de refinancement et de garantie mises en place ;
- Préparer les procédures d’acquisition des biens et services du Projet ;
- Suivre avec le PNUD les commandes et les livraisons d’équipement et de fourniture du Projet ;
- Préparer les états financiers, élaborer des rapports d’analyse financière du Projet ;
- Appuyer la préparation des révisions budgétaires ;
- Assurer l’achèvement de toutes les révisions mandataires dans les délais prescrits
- Instruire à tout moment les implications financières et procédurales du Projet et aviser les requérants des conséquences éventuelles au moment opportun
- Participer à l’alimentation et à la gestion des bases de données
- Faciliter, par la tenue d’une documentation conséquente, la réalisation des audits annuels
- Fournir des notes d’information et de brefs rapports au niveau comptable et financier (avis, suggestions, propositions, directives, etc.) à l’intention du Projet
- Organiser et contrôler quotidiennement le mouvement du véhicule qui serait mis à la disposition du projet ; S’assurer que toute défectuosité est signalée ;
- Analyser des données relatives aux fiches de route journalière du (des) véhicule(s) et signaler toute irrégularité ;
- Elaborer les correspondances, rapports, mémos, circulaires, fax et autres documents rédigés par le superviseur; Rédiger les lettres de routine ;
- Assurer la tenue des dossiers administratifs ;
- Prendre des notes et préparer les comptes-rendus de réunions, à la demande du superviseur ;
- Enregistrer et numéroter le courrier « entrée » et « sortie » du projet, le soumettre au superviseur direct pour les actions appropriées;
- Préparer à l’attention du superviseur un rapport final sur la situation financière et administrative, et transmettre les fournitures non utilisées et les équipements mis à la disposition du projet ;
- Fournir un appui à la préparation des divers rapports de suivi opérationnel (mensuel, trimestriel et annuel) ;
- Apporter tout appui professionnel nécessaire à l’exécution des activités du projet et fournir toute information administrative relative à la situation du personnel ;
- Préparer les missions et les déplacements de l’équipe de gestion en rédigeant les ordres de mission ;
- Assurer la gestion de la correspondance du Projet avec le PNUD et les partenaires du projet ;
- Tenir et mettre à jour le carnet d’adresses et la banque de données sur les partenaires du Projet ;
- Assurer toutes autres tâches administratives qui lui seraient demandées par le superviseur direct
En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :
- Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.
- Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.
- Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.
- Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.
- Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation ;
- Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.
Résultats attendus :
Les résultats attendus sont :
- L’assistance administrative et financière est assurée ;
- les procédures du PNUD sont suivies ;
- Les équipements, matériels et fournitures sont disponibles bien gérés
- Les livres de comptes du projet sont préparés disponibles dans les délais
- Les archives du projet sont disponibles et accessibles
- Les comptes-rendus de réunion et sont disponibles et accessibles
- Un rapport sur les résultats concernant le volontariat pour la paix et le développement pendant l’affectation, comme par exemple la participation aux activités et la contribution au développement des capacités.
Competencies
Compétences et valeurs :
Faire preuve d’une capacité à planifier et à organiser son travail.
Bonne aptitude interpersonnelle et volonté à contribuer au travail en tant que membre d’une équipe ;
Flexibilité et ouverture à l’apprentissage et aux nouvelles expériences ;
Respect de la diversité et adaptabilité aux autres cultures, environnements et conditions de vie ;
Etre capable de s’adapter à un environnement de travail et de vie difficile ;
Etre en mesure de respecter les délais et capable de travailler dans un environnement multiculturel.
Required Skills and Experience
Niveau de qualifications : Diplome techniques
Type de qualifications : Diplôme Supérieurs (BTS ou DUT) en administration / Secrétariat /gestion financière
Nombre d’année d’expérience : Expérience qualifiante d’au moins 2 ans sur un poste similaire auprès d’une agence de coopération, d’une ONG ou d’une institution publique
Langue(s) : Ecrire et parler couramment le francais et avoir une bonne connaissance de l’anglais. La connaissance de l’arabe tchadien est un atout.
Capacité informatique :
Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (des logiciels Word, WordPerfect, PowerPoint et Excel) et de l’internet
Disclaimer
United Nations Volunteers is an equal opportunity programme which welcomes applications from qualified professionals. We are committed to achieving diversity in terms of gender, nationality and culture.
United Nations Volunteers reserves the right to select one or more candidates from this announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this opening for other openings with United Nations Volunteers with similar assignment description, experience and educational requirements.
Postuler maintenant