Agency : UNDP
Title : Assistant (e) Administratif (ve)
Job ID : 11591
Practice Area – Job Family : Democratic Governance
Vacancy End Date : 26/08/2017 (Midnight New York, USA)
Duty Station : Ndjamena, Chad
Education & Work Experience : G-Bachelor’s Level Degree – 2 year(s) experience
Languages : Required: English ; Desired: French
Grade : GP
Vacancy Type : National Regular UN Volunteer
Posting Type : Common System
Bureau : Africa
Contract Duration : 5 mois
Assistant (e) Administratif (ve) pour le projet PACET
Background
Préambule :
Le programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est au sein des Nations Unies l’organisation qui, au niveau mondial, est chargée de promouvoir le volontariat pour la Paix et le Développement. Le volontariat profite à la fois à l’ensemble de la société et à la personne qui se porte volontaire. Les Volontaires des Nations Unies contribuent à la paix et au développement en faisant du plaidoyer pour le volontariat en général, en encourageant les partenaires à intégrer le volontariat dans leurs programmes de développement et en mobilisant des volontaires. Dans la plupart des cultures, le volontariat est profondément ancré et établi dans les sociétés avec la tradition de partage et d’entraide au sein des communautés.
A cet égard, les Volontaires des Nations Unies prennent part aux différentes formes de volontariat et joue un rôle important pour le développement et la paix en collaboration avec les partenaires, les agences hôtes et les communautés locales. Durant toute leur affectation, les Volontaires des Nations Unies font la promotion du volontariat à travers leur action et leur conduite. S’engager dans les activités volontaires peut effectivement et positivement enrichir leur compréhension des réalités sociales et locales, aussi bien que créer un pont entre eux-mêmes et les personnes dans leur communauté d’accueil. Ceci rend le temps qu’ils dépensent en tant que volontaire plus valorisant et productif.
Brève description du Projet :
Le PNUD a mis en place le PACET dans la perspective de l’organisation des élections présidentielle, législatives et communales. Le projet a renforcé les capacités de la Commission Électorale nationale Indépendante (CENI) et d’autres institutions clés pour l’organisation de l’élection présidentielle du 10 avril 2016. Après le scrutin, le projet s’est articulé autour de l’appui aux réformes structurelles envisagées par les autorités en vue d’améliorer les systèmes et processus électoraux dans le pays. Au-delà d’un scrutin, il s’agit de contribuer à un développement durable des capacités nationales d’organisation et de gestion de cycles électoraux répondant aux normes de qualité internationalement reconnues et d’aider les citoyens tchadiens, notamment les femmes, à exercer leurs droits à participer à la conduite des affaires politiques de leur pays.
Contexte organisationnel :
Outre la tenue de l’élection présidentielle dans un climat apaisé, l’appui à la CENI a permis la mise en place d’un fichier électoral biométrique fiable répondant aux standards internationaux en la matière et une grande mobilisation des citoyens lors du vote. Les principaux candidats de l’opposition ont également participé à ce scrutin alors qu’ils avaient boycotté les consultations électorales précédentes. Concomitamment aux difficultés économiques, l’arrivée à expiration du mandat de la CENI après l’élection présidentielle rend incertaines les dates des élections législatives et des élections municipales et, partant, une planification adéquate de l’assistance du PNUD. C’est dans ce contexte que le PNUD appuie le Bureau Permanent des Elections (BPE), qui assure la continuité de l’administration électorale entre deux élections, et renforce les capacités des acteurs clés pour que ceux-ci puissent mener des activités post-électorales et planifient l’organisation des prochains scrutins.
Duties and Responsibilities
Sous la supervision directe du Conseiller Technique Principal du PACET, le/la Volontaire des Nations Unies sera appélé à:
- Assurer la préparation matérielle des ateliers de formation et autres activités de renforcement des capacités au profit des partenaires du projet et en assurer le suivi;
- Participer à l’élaboration des termes de référence des activités et des notes techniques ;
- Assurer la préparation des réunions et en rédiger les comptes-rendus;
- Assurer la rédaction des correspondances du projet et leur transmission auprès des partenaires;
- Préparer les missions et les déplacements de l’équipe du projet en rédigeant les ordres de mission, en assurant le suivi avec le service de finances et celui des voyages;
- Ternir et mettre à jour le carnet d’adresses et la banque de données des partenaires du projet;
- Faire l’inventaire et les réquisitions des fournitures et assets du projet en collaboration avec l’associé aux finances ;
- En liaison avec l’Unité des Ressources Humaines, faire le suivi des contrats et des congés;
- Assurer le classement des différents documents (rapports, Prodoc, compte-rendu du comité de pilotage, Etc.) et tenir à jour les fichiers ;
- Contribuer à accroître la visibilité des activités du projet en liason avec le chargé des relations avec les médias du PNUD ;
- Effectuer toute autre tâche qui lui sera demandée dans le cadre de la mise en œuvre du PACET.
En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :
- Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre ;
- Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil ;
- Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles ;
- Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. ;
- Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation;
- Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.
Competencies
Responsabilité globale et travail d’équipe:
Sert et contribue à la vision, la mission, les valeurs et les objectifs stratégiques du PNUD;
Participe effectivement dans un environnement basé sur le travail d’équipe, le partage de l’information, la collaboration et la coopération avec les autres;
Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active.
Aptitudes interactives:
Etablit des normes et objectifs de performance, et assume les responsabilités y afférentes.
Partenariat et mise en réseau:
Recherche et met en application des connaissances, informations et bonnes pratiques de l’intérieur comme de l’extérieur du PNUD.
Orientation sur les résultats:
Planifie et produit des résultats de qualité pour atteindre les objectifs visés.
Innovation et discernement:
Contribue à travers des idées et des approches novatrices et pratiques pour faire face à des situations complexes;
S’efforce de pourvoir des services de qualité axés sur le client (à l’interne comme à l’externe).
Communication:
Démontre de bonnes aptitudes de communication écrite et orale.
Connaissance du travail et expertise :
Exécute les tâches quotidiennes de façon efficace et systématique;
Utilise la technologie de l’information comme outil et comme ressource;
Est motivé et démontre une capacité à poursuivre son développement personnel et à apprendre.
Required Skills and Experience
Expérience:
Avoir au minimum 2 ans d’expérience professionnelle dans le domaine des élections et la gouvernance démocratique, au sein de la société société ou dans une organisation travaillant dans les questions de développement ;
Une expérience dans l’organisation des ateliers, la conduite de recherche, la rédaction de rapports ou de notes techniques ;
Expérience dans l’utilisation des outils inforamtiques et des logiciels de bureau (MS Word, Excel, Powerpoint, etc.) et des systèmes de gestion intégré sur Internet.
Langues :
Une maîtrise parfaite de la langue française, aussi bien écrite qu’orale, est indispensable : les candidat(e)s seront soumis à un test.
La connaissance de l’arabe tchadien est utile et une bonne connaissance de l’anglais sera considérée comme un atout.
Disclaimer
United Nations Volunteers is an equal opportunity programme which welcomes applications from qualified professionals. We are committed to achieving diversity in terms of gender, nationality and culture.
United Nations Volunteers reserves the right to select one or more candidates from this announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this opening for other openings with United Nations Volunteers with similar assignment description, experience and educational requirements.